Ancak bu iş, ilk anda göründüğü kadar kolay değildir. Sayısallaştırmanın maliyeti de başlangıçtaki basit donanım yatırımından ibaret değildir. Bu yazıda bu sorunlar irdelenmeye ve sayısallaştırmanın hangi koşullarda hedeflenmesi gerektiği ele alınmaya çalışılacaktır.
Kolleksiyonların sayısallaştırılmasında ise dört ana türde malzeme göze çarpmaktadır: Elle veya daktiloyla yazılmış veya dizilmiş metinler; fotoğraf, çizim veya resim gibi sabit görüntüler; sinema filmi veya video gibi hareketli görüntüler; ve son olarak da ses kayıtları. Sayısallaştırılmış hareketli görüntü ve ses kayıtlarının dosya boyutları, dağıtım amaçları açısından fazla büyük olduğu için, bu tür malzemenin sayısallaştırılması pek popüler değildir. Daha popüler olan metin veya sabit görüntülerin sayısallaştırılmasında ise, görece daha küçük dosya boyutları kadar, kağıt üzerinde görmeye alışık olduğumuz malzemenin yaygınlığı da etkilidir.
Ancak, bu çözünürlük ve renk derinliğinde taranan görüntülerin her birinin, görüntünün büyüklüğüne bağlı olarak ortalama 30 ila 300 MB arasında değişen dosya büyüklüklerine sahip olduğu görüldüğünde şaşırılmamalıdır. Aynı sebeplerden dolayı bu boyutlara varan dosyalar CD'lere kaydedilmeye kalkıldığında, tek bir CD'ye 2 ila 30 görüntüden fazlasının sığdırılamaması da şaşırtıcı gelmemelidir. Üstelik, pek çok kişinin sandığının aksine, taranan görüntüyü sıkıştırıp JPEG formatında kaydederek bu sorundan kurtulmak mümkün değildir. Çünkü metinler haricinde sayısallaştırılmış herhangi bir nesneyi kayıpsız olarak sıkıştırmak pek mümkün değildir.
Aynı sorunlar ses kayıtlarında da mevcuttur: Sayısallaştırılan ses hangi düzeyde örneklenecektir? İlk müzik CD'leri piyasa çıktığında, teknoloji harikası olarak lanse edilen 8 KHz örnekleme ile sayısallaştırılmış ses kayıtları günümüzde çöp olarak kabul edilmektedir. Çünkü bugün CD kalitesi olarak kabul edilen örnekleme düzeyi 44 KHz'tir. O dönemde bu "teknoloji harikası" furyasına kendini kaptırıp orijinallerini imha edenler bugün dizlerini dövmekle meşguldür.
Ses kayıtlarının "kaliteli" kabul edilen bir seviyede sayısallaştırıldığı takdirde, ortaya çıkan ses dosyası, yukarıda sözü edilen görüntü dosyalarından kat be kat daha fazla yer kaplayacaktır. Bugün yaygın olarak kullanılan MP3 formatı ise kayıplı bir sıkıştırma algoritmasına dayanmaktadır. Sesin, insan kulağının duymadığı frekanslardaki kısmını atmak üzerine kurulu bu yöntem, arşivleme amaçları için yeterli kabul edilmemektedir.
Internet üzerinden sunulan görüntü ve sesleri düşük çözünürlük/örnekleme seviyelerinde kaydedip, üstüne üstlük ayrıca sıkıştırdıktan sonra JPEG/MP3 formatında kullanıma sunmak belki kabul edilebilir. Ama uzun vadeli saklanacak kayıtlar için bu tür yöntemler maalesef standart olarak kabul görmemektedir.
Bütün bunlar halledildiğinde, bu kez de dosyanın hangi formatta saklanacağına karar vermek gerekmektedir. Neyse ki işin bu tarafında oturmuş standartlar mevcuttur. Görüntü dosyaları için TIFF, ses dosyaları için AIFF artık endüstri standardı olarak kabul edilmiş durumdadır.
Ancak, ne yazık ki hareketli görüntüler için aynı şeyleri söylemek şu an için hala mümkün değildir. Çünkü bu alandaki formatlar savaşı hala devam etmektedir. MPEG, MPEG2, QuickTime vb. hareketli görüntü formatları arasındaki çekişme süredursun, işin içine bir de DVD'ler için üretilmiş formatlar ve codex'ler girmiştir. Görünen kadarıyla bu alandaki toz dumanın yatışması için bir süre daha beklemek gerekecektir.
Bu hataları daha aza indirebilecek teknolojiler elbette geliştirilmiş durumdadır. Pek çok yazım programının içinde bir imla denetçisi mevcuttur. Hatta bunların Türkçe imla denetimi yapanları dahi vardır. Ama hatalı yazılan kelimenin yerine, program tarafından önerilenler içinden bir tanesini seçmek için hala bir insana ihtiyaç duyulmaktadır. Bu soruna alternatif olarak geliştirilmiş, son derece yüksek teknoloji ürünü programlar da mevcuttur. Yapay zeka ve bulanık mantık gibi uç teknolojileri kullanarak cümle analizi yapan ve hatalı kelimenin yerine hangisinin geçmesi gerektiğine karar verebilen yazılımlar da geliştirilmiştir. Ama bunların içinde bu işi Türkçe yapabileni yoktur, çünkü Türkçe dil çözümlemesi hala tam olarak yapılabilmiş değildir. Ayrıca bu tür yazılımların fiyatı o kadar yüksektir ki yazım denetimini insanların yapması çok daha ucuza gelmektedir. Dahası, Türkiye gibi emeğin sudan ucuz olduğu ülkelerde iyi on parmak yazan birisini tutup dizgi yaptırmak, OCR'dan hem daha hızlı hem daha hatasız sonuçlar vermektedir.
Koruma-restorasyon açısından önem taşıyan bir başka nokta, ciltli eserlerin cildinin sökülüp sökülmeyeceğidir. Özellikle standart boyutlardaki kağıtları (matbaa makinalarına benzer şekilde) son derece hızlı tarayabilen rotatif tarayıcıların/kameraların kullanıldığı bazı durumlarda, ciltli eserlerin cildini söküp tek tek yapraklar halinde seri olarak sayısallaştırmak sözkonusu olabilmektedir. Ancak, nadir eserlerde ve cildin kendi başına kıymetli olduğu durumlarda bu yöntemi uygulamak tabii ki mümkün değildir.
Bu tür durumlarda başvurulan yöntem kitap çekim tablası adı verilen özel bir aparat kullanmaktır. Bu cihaz, temel olarak birbirine kıyasla yükseklikleri ayarlanabilen iki platformdan oluşmaktadır. Hassas cilde sahip eserler bu platformun üzerine yatırılmakta ve açılan sayfanın bulunduğu taraf ile diğer tarafın yükseklikleri özel olarak ayarlanarak her iki taraftaki sayfaların aynı yükseklikte tek bir yüzey oluşturması sağlanmaktadır. Sonra her iki platform birlikte hareket ettirilerek yükseltilmekte ve bir cam yüzeye alttan yaslanmaktadır. Kamera ise bu cam yüzeyin daha yukarısında bulunmaktadır. Bu sayede hem kameranın gördüğü sayfalar arasında yükselti farkı olmaması sağlanmakta, hem de cilt sırtına bindirilen yük azaltılarak cildin zarar görmesi engellenmektedir.
Hangi yöntem kullanılırsa kullanılsın hassas ve kırılgan belgelerin sayısallaştırılması sırasında özel bir ihtimam gösterilmesi şarttır. Üstelik bu özel ihtimam ihtiyacı yalnızca kağıt belgeler için geçerli de değildir. Değişken ısı ve nem koşullarında saklanması sonucu kırılgan hale gelmiş ses bantları veya nitrat tabanlı olması nedeniyle aşırı derecede yanıcı hale gelmiş sinema filmleri gibi bir kısım malzemelerin, sayısallaştırmanın ardından bir daha kullanılamaz duruma gelmesi, hatta arşivci/kütüphaneci için hayati tehlike yaratması işten bile değildir. Bu tür malzemeler için bu işin uzmanlarından yardım alınması kaçınılmaz bir gerekliliktir. Pek tabii bütün bunların getirdiği ilave bir kısım maliyetler de sözkonusu olacaktır.
Bütün
bu nedenlerden dolayı, kimi zaman sayısallaştırma için ara aşamalardan
geçilmesi ya da orijinal belge ya da eser yerine (varsa önceden çekilmiş
mikrofilm nüsha gibi) bir kısım ikamelerin kullanılması da sözkonusu
olabilmektedir. Tabii bunların da ilave maliyetleri vardır.
Aynı
şekilde, önceden düşünülüp karara bağlanması ve titizlikle uyulması gereken bir
başka sorun dosya adlarıdır. DOS işletim sistemi kullanan bilgisayarlarda sekiz
karakterlik dosya adları ve ilave olarak dosyanın türünü ve yaratıcısını
belirten üç karakterlik uzantılar kullanılmaktaydı Ancak bunlar içinde harf ve
sayı dışındaki karakterlerin hemen hiçbiri kullanılamıyordu. Buna karşın aynı
dönemde Macintosh bilgisayarlarda bu tür sınırlamaların hiçbirisi olmadığı gibi
32 karakter uzunluğa kadar dosya adları kullanılabiliyor, üstüne üstlük Türkçe
karakterler de herhangi bir sorun yaratmıyordu. Ama sözkonusu dosya DOS
ortamına taşındığında sorunlar başlıyordu. Windows işletim sisteminin daha yeni
sürümleri ile beraber dosya adlarının uzunluğu konusundaki sorun giderildi.
Hatta çok daha uzun dosya adları mümkün kılındı. Ama bu kez aynı sorun tersine
yaşanmaya başlandı. Platformlar arası dosya alış-verişlerinde yaşanan Türkçe
karakterlerle ilgili sorun ise (karşılıklı olarak) hala giderilebilmiş değil.
Bu nedenlerden dolayı dosya adlarında 8+3 formülünden çok da fazla
uzaklaşılmaması ve maalesef asla Türkçe karakter kullanılmaması tavsiye
edilmektedir. (Dosya adları ve elektronik ortamdaki eserler ile ilgili olarak
yaşanan sorunlara örnek olabilecek bir hikaye için bkz. Woodyard.)
Yine
dosya adları ile ilgili bir başka sorun, çok sayıda dosyaya farklı isimler
bulabilme ihtiyacıdır. Örnek olarak bir kitabın sayısallaştırılması düşünülecek
olursa, geleneksel ortamda bütün kitap tek bir isimle nitelenirken,
sayısallaştırılmış nüshada her bir sayfa farklı bir dosyada yer alacak ve
dolayısıyla farklı bir isimle anılacaktır. Dolayısıyla örneğin 300 sayfalık bir
kitaba 300 farklı dosya adı bulmak, dahası bu dosyaların hepsini bir arada
tutup aralarındaki ilişkiyi ve sayfaların sırasını da kaybetmemek gerekecektir.
Takdir edileceği üzere bu pek kolay bir iş değildir; özellikle onbinlerce hatta
yüzbinlerce kitabın bulunduğu büyük boyutlu bir kütüphane gözönüne alındığında.
Dosya
adları, içeriği ve dosyalar arasındaki ilişkiyi ve sıralamayı yansıtabilecek
kadar anlamlı bir uzunluğa sahip olmadığı sürece (ki bu fiilen hemen hiç bir
zaman mümkün olmayacaktır), bir başka sorun gündeme gelmektedir: Dosya adı ile
içeriği eşleştirebilecek bir araştırma aracı sisteminin bulunması ihtiyacı.
Metadata'nın (yani data hakkındaki data'nın) tespit edilip bir yerlere
kaydedilebilmesi gerekir ki hangi dosyada hangi belge ya da bilgilerin
bulunduğu ve bunlar arasındaki ilişki ve öncelik sıraları bilinebilsin. Bunu,
sayısal nüsha yaratılırken otomatik olarak yapabilecek bir sistem ise tabii en
idealidir.
Üstelik
bu kadar baş döndürücü hızla değişen şeyler, yalnızca donanım ya da saklama
ortamlarından ibaret de değildir. Bütün bunlara paralel olarak işletim
sistemleri de aynı hızda değişmektedir. Bir zamanlar en yaygın sistem olan
DOS'un yerini önce Windows 3.1, sonra Windows 95, Windows 98, Windows 2000,
Windows XP almıştır. Macintosh ya da Linux dünyasında da durum farklı değildir.
Başlangıçtan bu yana tek bir sistemde karar kılarak platformlar arası geçişle
ilgili sorunlar bertaraf edilmeye çalışılmış olunsa dahi, aynı sistemin yeni
versiyonları ile eski sürümleri arasındaki uyum sorunlarından kurtulmak mümkün
değildir. Bir yerlerde mutlaka bu sorunlarla mücadele etmek gerekmiştir; en
azından Türkçe karakterlerle ilgili olarak.
Hepsi
bu kadarla sınırlı da değildir. Kullanılan uygulama programları ve bunların
kullandığı dosya formatları da sürekli bir değişim içindedir. Bunların da yeni
sürümleri ile eski versiyonları arasında her zaman tam bir uyum bulmak mümkün
olamamaktadır. Daha kötüsü, kullanılan programı üreten firma kapanıp piyasadan
çekildiğinde, eldeki dosyaları başka bir formata dönüştürme imkanı mevcut
değilse, bu malzeme için idam fermanı imzalanmış demektir.
Bütün
bu sayılanları tanımlayan terim, sistem eskimesi (obsolescence) adıyla
anılmaktadır. Bu, elektronik ortamdaki bilgi ve belgelerin uzun vadeli
saklanmasında karşılaşılan bir numaralı sorundur. İki numaralı sorun ise daha
karmaşık ve çok daha çetrefil çözümler gerektirmektedir: Yaratılan sayısal
nüshanın orijinalliğinin ve yasal delil olabilme vasfının uzun vadede
korunabilmesi. Birilerinin sisteme girip yaratılan sayısal bilgi ya da belgeyi
değiştirmediği, kendi çıkarı için tahrif etmediği nereden bilinecektir? Bundan
nasıl emin olunabilecektir? Bu konuda başkalarını ikna etmek mümkün olabilecek
midir? Yeterli kanıt bulmak mümkün müdür?
Bütün
bunlar yeryüzünde bilgi ya da belge saklama işiyle uğraşan herkesi bekleyen en
muhtemel sorunlardır. Bu yüzden dünyanın pek çok yerinde bu sorunların
üstesinden gelmek için çok ciddi bilimsel araştırmalar yürütülmektedir. Tek bir
kişi ya da grubun araştırmasıyla bu kadar devasa sorunların üstesinden
gelinemeyeceği açıktır. Bu nedenle, bu araştırmalar dünyanın pek çok yerinden
bilim adamlarının ve kadınlarının katıldığı uluslararası projeler halinde
sürdürülmektedir. Doğaldır ki bu konudaki sorunlar ve çözümü için atılan
adımlar burada ayrıntılı olarak ele alınamayacak kadar geniştir ve Ataman
(2004) tarafından ayrıntılı olarak ele alınmış olduğu için burada ayrıca
tartışılmayacaktır.
Malzemenin,
seçildikten sonra sayısallaştırma işlemi için hazırlanması (örneğin zımbaların
sökülmesi), gerekiyorsa belgenin diğerlerinden ayrılması (örneğin ayırdedici
bir kimlik olarak barkod eklenmesi) yine benzer nitelikli maliyetlerdir.
Bu
tarzdaki son maliyet ise malzemenin eski haline getirilmesidir (örneğin yeniden
zımbalanması, sökülmüşse yeniden ciltlenmesi, vb.).
Seri
çekim vb. yöntemlerle aşağı çekilmiş maliyetlerin ulaşabildiği en alt sınır
görüntü başına 1,55 $'da kalırken, özel ihtimam gerektiren belgeler vb.
koşullarda ulaşılan en üst sınır ise görüntü başına 96,45 $ olarak saptanmıştır
(Puglia, 1999).
A.
B. D. Kongre Kütüphanesi'nde yapılan araştırmaların sonucuna göre
kütüphanelerdeki sayısallaştırmanın toplam maliyeti ise görüntü başına ortalama
8,33 $'dır. Bir kitabın ortalama 300 sayfa tuttuğu varsayıldığında
sayısallaştırmanın maliyeti kitap başına ortalama 2500 $ civarında bir rakama
ulaşır. (Puglia, 1999).
Burada
dikkat edilmesi gereken nokta, buraya kadar sözünü edilen maliyetlerin dağıtım
ve uzun süreli saklama maliyetlerini içermemesidir. Network altyapısı ve
sayısal verilerin ilk on yıldaki kurulum, personel ve sürekli bakım maliyeti,
sayısallaştırma için ilk aşamada yapılan yatırımın beş katına ulaşmaktadır.
(Puglia, 1999). Sözkonusu ilk yatırım hakkında bir fikir vermesi için
ülkemizden bir örneğe bakılabilir: Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü,
Bilgi-İşlem Departman Şefi Nizamettin Oğuz tarafından verilen bilgiye göre,
Süleymaniye Kütüphanesi'ne kurulan sayısallaştırma laboratuarının ilk aşamadaki
donanım ve yazılım maliyeti 250.000 $'dır. Bu durumda sayısallaştırılmış
malzemeyi dağıtmak ve korumak için, ilk on yıl boyunca toplam 1.250.000 $'lık
bir ek harcama yapılacağını kestirmek güç değildir.
Bu
maliyetler mikrofilm ile kıyaslandığında durum nedir? Bu konuda, taşeron olarak
sayısal görüntü saklama hizmeti sunan OCLC'nin ve piyasada mevcut hard
disklerin fiyatlarını baz alarak hareket eden Chapman'ın (2003) araştırmasına
göre, kitap sayfalarından alınma sıkıştırılmamış sayısal görüntünün saklama
maliyeti—ki görüntünün neden sıkıştırılmaması gerektiği yukarıda
sayısallaştırma ile ilgili problemlerden bahsedilirken
anlatılmıştı—mikrofilmin on katına varan bir rakama ulaşmaktadır. Kitap
sayfalarından sayısal görüntü alınması durumunda, pek çok kalem standardize
edilebildiği için, maliyetin arşiv malzemesine kıyasla oldukça düşük kalacağını
hatırlatmakta fayda vardır. Dolayısıyla arşivler için bu rakamın daha da yüksek
olacağı akıldan çıkarılmamalıdır.
[*]
Doç. Dr., Marmara Üniversitesi Bilgi-Belge Yönetimi Bölümü
Go to page: Introduction |
Contact |
Education |
Employment |
Projects |
Books |
Articles |
Papers |
Interests |
MWArticles |
Hobbies |
Miscellaneous |
Photos
In Narratus Vitae, Go to page:
Introduction |
Archives |
Records Management |
Business Management |
Computers |
Research |
Publishing |
Teaching |
History |
Public Relations |
Medicine |
Hobbies |
Disaster Preparedness |
e. Erişim konuları
Sayısallaştırma
ile gündeme gelen bir başka sorun, elektronik nüshaya erişimin mümkün kılınma
şartlarıdır. Burada karşımıza öncelikle erişimle ilgili politikaların
saptanması ihtiyacı çıkmaktadır. Yaratılan sayısal nüshaya kimler hangi
koşullarda erişebilecektir? Bu konuda, örneğin telif hakkı, kişi özel hayatının
gizliliği vb. sebeplerle getirilecek herhangi bir sınırlama var mıdır? Var ise
bunların hayat içinde uygulanabilir olması nasıl sağlanacaktır? Örneğin sayısal
nüshanın hacker denilen zararlı ve saldırgan bilgisayar korsanlarına karşı
korunması nasıl gerçekleştirilecektir? Bu gibi konular, sayısallaştırma
sonrasında karşımıza çıkacak erişim politikaları meselesinin başlıca
örnekleridir ve bu gibi politikalar, elektronik nüsha yaratılmazdan önce
belirlenmek zorundadır. Çünkü sonra çok geç olabilir.
f. Saklama sorunları
Bütün
bunlar halledildiğinde bir başka sorun gündeme gelmektedir: Yaratılan sayısal
nüshayı, herhangi bir arşiv ya da kütüphane malzemesinde olduğu gibi bir kaç
yüzyıl saklayabilmek. Bilgisayar dünyasında herşey ortalama beş yıl içinde
bütünüyle değişmektedir. Bundan bir süre önce bilgisayarlarla uğraşmaya
başlayanlar, o dönemde bütün bilgileri delikli kartlar üzerine
kaydetmektelerdi. Sonra mucizevi bir ortam icat edildi: 8 inch'lik disketler.
Yaklaşık bir dosya kağıdı boyutundaki bu manyetik ortama binlerce kartın
alabileceği bilgiyi kaydetmek mümkün olabiliyordu. Sonra bunların boyutları
ufaldı ve önce 5 1/4 inch'lik ardından 3.5 inch'lik disketler çıktı. CD'lerin
yaygınlaşmasıyla beraber, küçük dosyaların transferi için disket yerine
Internet kullanılmaya başlandı. Çünkü bu arada Internet kullanımı da iyice
yaygınlaşmıştı. Bu nedenle bugün bir kısım bilgisayar üreticileri, artık
ürettikleri bilgisayarlara disket sürücü takmamaktadır ve bu eğilim giderek
yaygınlaşmaktadır. DVD'lerin yaygınlaşmasıyla beraber CD'ler yavaş yavaş
ortalıktan çekilmeye başlamıştır. Bütün bunlar yetmezmiş gibi DVD'lerin yerine
yeni bir alternatif icat edilmiştir: Blu-Ray (mavi ışın) teknolojisi (Bozdoğan,
2004). Tek bir diske 27 GB bilgi depolamaya imkan tanıyan bu teknoloji, her
aşamada kendisinden önce gelenden çok daha yüksek kapasiteli depolama imkanı
sunan gelişme çizgisinin, yalnızca bugün gelinen noktadaki son örneğidir. Bütün
bu süreç, asırlar süren bir dönemin ürünüymüş gibi gelse de sözü edilen süre
yalnızca 25 yıldır. Bu, bir kitap ya da arşiv belgesinin ömrüyle
kıyaslandığında son derece kısa bir süredir.
g. Maliyet
Buraya
kadar sayılan onca sorun, pek tabii külliyetli bir maliyeti de beraberinde
getirmektedir. Bu rakam o kadar yüksektir ki sözkonusu rakama etki eden
faktörler ayrıntılı olarak ele alınmadığı takdirde pek çok kişiye inandırıcı
gelmeyecektir. Bu yüzden burada uzun bir parantez açılarak sözkonusu maliyet
faktörleri teker teker ele alınıp açıklanacaktır.
Maliyet Faktörleri
Sayısallaştırma
ile ilgili maliyet faktörlerini on ayrı başlık halinde gruplandımak mümkündür.
a. Malzemenin miktarı
Doğal
olarak maliyeti etkileyen faktörlerin başında malzemenin miktarı gelmektedir.
Sayısallaştırılan malzeme miktarı ne kadar çoksa maliyet de o kadar artar.
b. Malzemenin boyutları
Maliyete
etki eden ikinci temel faktör ise malzemenin boyutlarıdır. Ebatlar büyüdükçe
sayısallaştırmanın maliyeti de artmaktadır. Çünkü standart dışı boyutlar için
özel ekipman kullanma ihtiyacı ortaya çıkmaktadır. Örneğin A4 ebadındaki
malzemeleri rotatif kamera kullanarak çok hızlı bir şekilde taramak mümkünken,
A3 ebadına kadar olan malzemeler için düz yatak tarayıcılar kullanılması
gerekecektir. A3'ten daha büyük malzemeler için ise mikrofilm kameralarına
benzer kameralar kullanma ihtiyacı baş gösterir. İlginçtir ki çok büyük
malzemeler kadar çok küçük malzemeler de maliyetin artmasına sebep
olabilmektedir. Tarama işlemi sabit kameralarla yapılıyorsa, çok küçük
belgeleri taramak için makro çekim yapabilecek objektifler kullanmak
gerekecektir. Düz yatak tarayıcı kullanılıyorsa, bu kez standart ayarların
dışına çıkıp belgeyi daha yüksek çözünürlükle taramak sözkonusu olacaktır.
c. Orijinallerin seçimi ve hazırlanması
Sayısallaştırma
ile ilgili bir başka maliyet unsuru, orijinallerin seçimi ve hazırlanmasıdır.
Sayısallaştırmaya tabi olacak malzemenin hangileri olacağına karar vermek başlı
başına entellektüel bir süreçtir. Dolayısıyla bu sürecin yarattığı bir eleman
maliyeti sözkonusudur.
d. Niteleme, kataloglama, indeksleme
Sayısallaştırmaya
tabi olacak malzeme, sayısallaştırma işleminden önce nitelenip, katalog ve
indeksleri hazırlanmış olsa dahi, sayısal nüshaya ait kimlik bilgilerinin
ayrıca bir yerlere işlenmesi gerekecektir. Bu, mevcut araştırma araçlarına
sayısal nüshanın kimlik bilgilerinin işlenmesi şeklinde olabileceği gibi, kendi
başına bir araştırma aracı haline de dönüşebilir. Yukarıda dosya adları ile
ilgili sorundan bahsederken sözettiğimiz gibi, tek bir kitabın
sayısallaştırılmış nüshası, kitapta yer alan sayfa sayısı kadar ayrı dosyadan
oluşabilir. Bunların birbiriyle ilişkilerinin ve sıralarının kaydedilip
korunması dahi başlı başına bir sorun haline gelebilir. Bu kadar yoğun
entellektüel emek gerektiren bir işin belirli bir eleman maliyetinin olması da
kaçınılmaz olacaktır.
e. Koruma-restorasyon
Yukarıda
sayısallaştırma ile ilgili problemlerden bahsederken, sayısallaştırma sürecinin
orijinale verebileceği zararlardan bahsedilmiş ve kırılgan veya hassas bir
kısım belgeler için özel ihtimam gerekebileceğinden sözedilmişti. Bu tür
malzemenin seri bir şekilde taranması veya kameraya alınması mümkün olmadığı
gibi bazılarının sayısallaştırma işlemlerine sokulmazdan önce tamir edilmesi
veya başka bir kısım koruma-restorasyon önlemlerine tabi tutulması gerekebilir.
Bütün bunların da ilave bir maliyet getirmesi kaçınılmaz bir durumdur.
f. Ara aşamalar ve ikamelerin üretimi
Yine
koruma-restorasyon önlemlerine bağlı olarak başvurulması gerekebilecek muhtemel
bir yöntem, sayısallaştırmanın orijinal yerine, mikrofilm veya benzeri bir
başka nüsha kullanılarak yapılması ya da gerekiyorsa bir kısım başka ara
aşamalardan geçirilmesidir. Tabii bunlar da ilave bir kısım maliyetler anlamına
gelecektir.
g. Sayısallaştırma süreci
Bu
kadar ilave maliyetten sözederken işin asli maliyetlerini gözden kaçırmamak
gerekir. Sayısallaştırma işleminin kendisinin de belirli bir maliyeti vardır.
Kullanılan format ve çözünürlüğe bağlı olarak hem sayısallaştırma işleminin
süresi hem de depolama maliyetleri farklılaşacaktır. Elde edilen sayısal nüsha
üzerinde ayrıca bir kısım işlemler uygulanması (örneğin taranan görüntünün
OCR'dan geçirilmesi, sayısallaştırılan sesin parazitlerinin filtre edilip
temizlenmesi vb.) gerekiyorsa, bunlar da maliyete etki edecektir. Bütün bu
işlemlerin kurum içinde ya da taşeron marifetiyle yapılıyor oluşuna bağlı
olarak ödenmesi gereken rakam da farklılaşacaktır.
h. Görüntü, ses ve datanın kalite kontrolü
Mikrofilm
görüntülerinin kalite kontrolünden geçirilmesi zorunluluğu uzunca bir süredir
bilinen bir gerçektir. Aynı zorunluluk sayısallaştırılmış görüntü, ses ya da
hareketli görüntüler için de geçerlidir. Dahası, bu süreçte üretilen metadata,
ya da OCR sonucunda elde edilen metin verilerinin kontrolü ve düzeltilmesi de
ayrıca hesaba katılması gereken bir zorunluluktur.
i. Çıktı ve dağıtım
Bütün
bu süreçlerden geçilip malzeme sayısallaştırıldıktan sonra eldeki sayısal
nüshanın ne tür bir ortama kaydedileceği ve nasıl dağıtılacağı üzerine
düşünülmesi ve bunların maliyetlerinin hesap edilmesi gerekmektedir. Elektronik
nüsha CD'ler üzerinde mi, kurum içinde dahili bir network üzerinden mi, yoksa
Internet üzerinden mi dağıtılacaktır? Kurumun network altyapısı bu işler için
yeterli midir yoksa sayısallaştırılmış nüshaları dağıtırken tıkanıp başka
işlerin yapılmasına engel mi olacaktır? Altyapının güçlendirilmesi ve
kapasitesinin arttırılması gerekiyorsa bunun getireceği ilave maliyet ne kadar
olacaktır? Aynı şekilde, Internet sunucuları ve mevcut bant genişliğ bu kadar
büyük dosyaların dağıtımını karşılayabilecek kapasitede midir? Çok sayıda
kullanıcı talebi olduğunda çökmeden ayakta kalabilecek midir? Bunların
kapasitesinin yükseltilmesi ne kadarlık ilave bir yük getirecektir? Bütçede bu
yük için ayrılmış bir pay var mıdır? Bu pay yeterli olacak mıdır?
j. Sayısal nüshanın sürekli bakımı
Disket
üzerine kaydedilip yedeklenen bir dosyanın bir süre sonra yeniden kullanılması
gerektiğinde, disket bozulduğu için okunamadığı durumlar pek çok kişinin başına
gelmiştir. Bunca sorun aşılıp bunca paralar harcanarak sayısallaştırma
yapıldıktan sonra, eldeki hazinenin bir kaç yıl içinde uçup gitmesi ya da
durduğu yerde buharlaşması istenen bir durum değildir. Bu yüzden, kayıtlı
dosyaların belirli aralıklarla kalite kontrolünden geçirilmesi ve taşıyıcı
ortamın bozulması veya sistem eksimesi sorunlarına karşı önlem olarak, belirli
aralıklarla başka ortamlara (gerekiyorsa farklı formatlara) aktarılması
unutulmamalıdır. Bütün bunlar yapılırken, yapılan her işin ayrıntılı bir kaydı
tutulması, olası saldırılara karşı sistem güvenliğinin sağlanması, sisteme
yapılan tüm erişimlerin ve sistem üzerinde yapılan tüm işlemlerin tespit edilip
güvenli bir log üzerine kaydedilmesi de ihmal edilmemelidir. Çünkü bunlar
yapılmadığı takdirde eldeki sayısal nüshanın orijinalliğinden emin olabilmek
mümkün değildir. Elbette bütün bunların da oldukça yüklü bir maliyeti vardır.
Maliyetlerin Toplamı
Sayısallaştırmanın
toplam maliyeti üzerine arşivler bazında yapılmış araştırmalar, tüm kalemler
içinde kaba bir hesapla yaklaşık üçte bir maliyetin sayısal dönüşüm
işlemlerinin kendisine, üçte bir maliyetin niteleme, kataloglama ve benzeri
metadata oluşturma faaliyetlerine ve geri kalan üçte birin ise kalite kontrol
ve diğer idari masraflara sarfedildiğini ortaya koymaktadır. Görüntü başına
maliyetin tam rakamları şöyledir:
Sayısal dönüşüm:
Niteleme, kataloglama, metadata oluşturma:
Kalite kontrol vb. idari masraflar:
Toplam
Madalyonun Diğer Yüzü
Bunca
sorun ve yüksek maliyet faktörü peşpeşe sıralandıktan sonra, sayısallaştırmaya
kesinlikle karşı olunduğu ve hiç bir faydası olmadığına inanıldığı gibi bir
izlenim oluşabilir. Yazının baş tarafında "Neden Sayısallaştırma" başlığı
altında verilen üç gerekçeden en önemlisi olan "bilginin yaygınlaştırılması ile
ilgili amaçlar"a geri dönülüp, buradan sağlanan faydalar irdelenirse, bu
izlenimin yanlışlığını ortaya koymak mümkün olacaktır. Kütüphanelerde yapılan
sayısallaştırma ve Internet üzerinden yaygınlaştırma örneği olarak Kongre
Kütüphanesi'nin verilerine bakıldığında, fiziki nesneler için bir yılda yapılan
iki milyon talebe karşın, sayısal dosyalar için bu rakama bir günde ulaşıldığı
görülmektedir. Arşivler cephesine bakıldığında da durum farklı değildir.
Amerikan Milli Arşivi NARA'nın web sayfası ayda 6,7 milyon hit almaktadır.
Bunun yaklaşık üçte biri sanal sergi salonunu gezen ziyaretçilerdir. Okuma
salonundaki durum Kongre Kütüphanesi'nde olduğu kadar çarpıcı olmasa da kayda
değerdir: NARA'nın web sayfaları kanalıyla her ay 46.000 arama oturumu
açılmakta ve her oturumda ortalama on iki belge aranmaktadır. Buna karşın okuma
salonlarındaki aylık arama oturumu sayısı 6400'dür. Bunlara her ay sözlü olarak
sorulan 35.000 ve yazılı olarak sorulan 31.000 soruyu da eklemek gerekecektir
(Hughes, 2003).
Sonuç
Araştırmaların
ortaya koyduğu astronomik rakamlara bakıldığında ortaya çıkan tek bir sonuç
vardır: Gerçek anlamda bir sayısallaştırma, bir bilgisayar, tarayıcı ve CD
yazıcı satın alabilen herkesin ya da her kurumun harcı değildir. Bu yüzden,
yalnızca çok sayıda kullanıcısı olan milli kütüphane veya milli arşiv
düzeyindeki kurumlar için önerilebilen bir yöntemdir. Bu tür kurumlarda dahi,
sayısallaştırma faaliyeti yalnızca çok kullanılacak malzeme ile sınırlı
tutulduğu takdirde anlamlıdır. Aksi takdirde ortaya çıkan maliyetleri
meşrulaştırmak mümkün değildir. Bu nedenle çok iyi bir maliyet/yarar analizi
yapılmadan böyle bir işe kalkışılıyorsa ya devletin/kurumun parası ve
çalışanların onca emeği düşüncesizce sokağa atılıyor ya da bunun ardında
gayrımeşru bir çıkar hesabı var demektir.
Kaynakça