Bekir Kemal Ataman[*]
GIRIS
Arsivlerin, bir örgütlenmenin ihtiyaçlari arasinda en alt siralarda yer aldigi düsünülegelmistir. Oysa örgütlenmenin kendi evraklarina ihtiyaci vardir : Ihtiyaç duyduklari bilginin çogu kendi evraklarindan karsilanabilir. Dolayisiyla arsivler bir lüks degildir.[1] Bu bilgiler olmadan karar verme mekanizmasinda olanlarin karar vermeleri mümkün degildir. Karar vermenin sürati ve kararin kalitesi, karar vermeden önce ilgili bütün faktör ve konularin degerlendirilmesini mümkün kilacak bilginin elde edilebilirligine baglidir. Bilginin elde edilebilirligi ise evrak ve arsivlerin ne denli düzenli olduguna baglidir.[2]
Bu durumda, analistlerin sirketler için üç hayati unsur olarak siraladiklari emek, sermaye ve mülke bir dördüncüsünü, bilgiyi eklemek, hatta içinde yasadigimiz bilgi çaginda bu faktörü birinci siraya yerlestirmek gerekecektir. Çünkü, insanlarin bir isten digerine geçislerinde görüldügü gibi insan faktörü yenilenebilmektedir. Önceleri bir kurulusun kendi birikimlerinden olusan sermaye, kredi, hisse satisi, sirket evlilikleri, vb. gibi yollarla temin edilebilmektedir. Üretim tesisleri, binalar ve ekipman da dahil olmak üzere mülkler, eskime, ihtiyaç fazlaligi veya modernlestirme nedeniyle düzenli olarak yenilenmektedir. Buna karsin bilgi, seneler süren çabalar olmadan yaratilamamakta, yenilenememekte, yeniden olusturulamamaktadir. Istatistikler, ciddi bir yangin geçiren tüm kuruluslarin % 30'unun bir yil içinde faaliyetlerini durdurmak zorunda kalacaklarini göstermektedir. Sigorta sirketleri ekipman ve tesislerin zararini tamamen karsilasa, personel oldugu gibi korunsa, hatta genisletilse ve nakit sermaye sirket disinda banka vb. kuruluslarda korunmus olsa dahi, bu kuruluslar faaliyetlerine devam edememektedirler. Çünkü karar vermenin temelini olusturan bilgiler sonsuza kadar kaybolmustur.[3]
Bu yazinin konusunu olusturan evrak ve arsiv isletmeciligi ise, sözkonusu bilgilerin üzerine kaydedildigi ortamlarla ilgilidir. Bilgi kendi basina yoktur; kaynagini bir insanin beyninden alsa da, bir insandan digerine kalici olarak iletebilmesi için bir ortam üzerine kaydedilmesi gerekir. Bu ortam ister kagit, isterse fotograf, film, video, ses bandi, mikrofilm, harita veya bilgisayar ortami olsun, evrak olarak adlandirilmaktadir.
Dolayisiyla, süratli ve dogru karar verme eylemi, bilginin üzerine kayitli bulundugu evraklarin ne ölçüde düzenli olduguna ve saglikli bir sekilde korunduguna baglidir. Bu yazida karar verme mekanizmasinda bulunanlarin, evraklarin hangi süreçler sonunda arsiv haline dönüstügünü anlamalari saglanmaya çalisilacak ve saglikli bir evrak ve arsiv isletmeciliginden elde edilebilecek yararlar ele alinacaktir.
EVRAK ISLETMECILIGI
Evrak isletmeciligi, bir örgütlenmenin islerinin yürütülmesi için gerekli kayit bilgi üzerinde sistematik ve bilimsel kontrol uygulanmasidir. Bu kontrol, örgütlenmenin her türdeki evraklarinin yaratilmasi, dagitimi, kullanimi, saklanmasi, depolanmasi, getirimi, korunmasi ve nihai tasfiyesini kapsar ve yönetimin problem çözümü ve karar vermede ihtiyaç duyacagi bilginin düzenli ve etkin bir akisini amaçlar. Bunun için faaliyetin her asamasinda uygun standartlarin olusturulmasi ve gerekli politika ve prosedürlerin formüle edilmesi gerekir. Evrak isletmeciliginin bu tanimi, dogal olarak, en üst yönetim kademesi tarafindan yönlendirilen bir program öngörür. Bu programin temel amaçlari ise sunlardir :
Bu açidan bakildiginda evrak isletmeciligi, bir yönüyle yönetim enformasyon sistemlerinin, bir yönüyle organizasyon ve metod çalismalari ile sistem analizinin, bir yönüyle genel isletmeciligin, baska yönleriyle de tarih ve diger sosyal bilimlerin kapsamina giren konular arasinda bir ag kuran disiplinlerarasi bir faaliyettir.
EVRAK ISLETMECILIGININ KAPSAMI VE FONKSIYONLARI
Kapsamli bir evrak isletmeciligi programi, evraklar üzerinde evragin 'hayat'i boyunca meydana gelen herseyle ilgilidir; yani evragin 'dogum'undan, örgütlenmenin fonksiyonlarini yerine getirme sürecindeki üretken 'hayat'ina, faydali bütün amaçlar yerine geldikten sonraki 'ölüm' veya imhalarina veya sürekli saklanmaya deger özellikleri varsa arsiv halinde 'yeniden dogus'larina kadar geçen sürenin tümüyle ilgilenir.[5]
Bu 'hayat' süreci, evrak isletmeciligi dilinde evragin üç çagi olarak adlandirilir ve yukarida anlatilandan çok az farklilikla güncel, yari güncel ve güncel olmayan asamalar halinde sinisanir. Güncel asama, evraklarin yaratildigi ve örgütlenmenin faaliyetleri için sikça kullanildigi dönemi kapsar. Yari güncel asama evraklarin daha az kullanildigi bir dönemi ifade eder. Herhangi bir örgütlenmede yaratilan evraklarin % 80'inden fazla bir bölümü bir sene içinde aktif kullanimini kaybeder. Bu süre sonunda bir kisim evraklar hemen imha edilebilir durumdadir. Bir kisim evraklara bir süre daha -fakat daha az siklikla- ihtiyaç duyulacaktir. Bir kisim evraklar ise artik ihtiyaç duyulmadigi halde yasal zorunluluklar nedeniyle bir süre daha saklanmak durumundadir. Bu son iki kategorideki evraklarin pahali büro yerlesimi disina çikarilarak ara depo adi verilen ucuz depolama alanlarina devredilmesi gerekir. Bu depolarda kullanim/yasal saklama süresini tamamlayan evraklardan uzun süreli saklanmasina ihtiyaç duyulanlar arsive devredilir. Üzerlerinden belirli bir süre geçtikten sonra saklanmasina gerek kalmayan evraklar ise imha edilir, ki bunlar, tüm evraklarin % 90'indan fazlasini olusturur.
Simdi evrak isletmeciliginin kapsamini ve fonksiyonlanini bu üç asamada teker teker ve ayrintili olarak ele alalim :
1. Evrak Kalemi Islemleri
Herhangi bir örgütlenmede evrak dendiginde ilk akla gelen yazismalardir. Bunlarin dosyalanmasi, indekslenmesi, siralanmasi, etiketlenmesi, kaydedilmesi, düzenlenmesi ve istendiginde getirimlenmesi (retrieve), en bilinen evrak kalemi islemleridir. Oysa örgütlenmelerde, yalniz örgütlenme içinde kullanilan ve günlük faaliyetin sürdürülmesi sirasinda ortaya çikan baska evraklar da vardir. Muhasebe için tutulan hesap defterleri, personel için tutulan özlük dosyalari, satin alma için yapilan piyasa arastirma kayitlari, rakip firmalar hakkinda toplanan bilgiler, memorandumlar, vb. bunlara örnek olarak verilebilir. Örgütlenmenin günlük faaliyetleriyle ilgili bu tür dosyalar iki ana baslik altinda toplanir : Vaka dosyalari ve konu dosyalari. Vaka dosyalari, belirli bir eylem, islem, olay, kisi, yer veya projeyle ilgili bilgileri derleyen dosyalarin bir dizisidir ve bu kriterlerin herhangi birine göre düzenlenmis olabilir. Bu dosyalar içerik olarak birbirine benzerler fakat her bir dosya gömlegi veya klasörde farkli bir 'vaka' vardir.[6] Personel özlük dosyalari, vaka dosyalarinin tipik örneklerindendir. Konu dosyalari ise, içerdigi konuya göre düzenlenmis yazi, memorandum, telgraf, rapor vb. malzemeden olusur. Bu tür dosyalara daha çok yazismalarda rastlanmakla birlikte, yazisma disindaki malzemeler için kullanildigi da görülür. Bu tür dosyalamada kullanilacak konu tasnif sistemlerinin gelistirilmesi, uzun zaman alan, zahmetli ve uzmanlik gerektiren bir istir.[7]
Evrak isletmeciliginin en bilinen faaliyet alanlarini olusturan yazisma yönetimi ile aktif dosyalar yönetimi, evraklara yaratildigi anda müdahaleyi gerektirir. Karar vericilerin ihtiyaç duyduklari bilgiyi aninda bulabilmesinin ilk kosulu, bilginin üzerine kaydedildigi evraklarin belirli standartlar içinde tutulmasi, mantikli bir sekilde düzenlenmesi ve siki bir sekilde kontrol edilmesidir.
Evrak isletmeciliginin bilinen baska bir kolu ise posta yönetimidir. Örgütlenmeye gelen ve örgütlenme disina gönderilen veya örgütlenme içinde bir birimden digerine giden evraklarin dogru kisiye ve zamaninda ulastirilmasini ve posta trafiginin aksamadan yürümesini saglamak, evrak isletmeciliginin islerindendir.
Çalisanlarin islerini nasil yapacaklarini belirten veya baska konulardaki talimatlarin ilgili bütün çalisanlara iletilmesi, bu talimatlardaki degisikliklerin aninda duyurulmasi ve örgütlenme içindeki bütün talimatlarin derlenip düzenlenerek ihtiyaç duyan tüm çalisanlara bu konuda referans hizmeti verilmesiyle ilgilenen talimatname yönetimi, evrak isletmeciliginin bir baska fonksiyonudur.
Yaratilan evraklarin birden fazla nüsha halinde düzenlenmesi çok sik rastlanan bir durumdur. Örnegin bir yazismanin ilgili kisiye, merkezi dosyalama sistemine, yaziyi hazirlayana, 'geregi için' veya 'bilgi için' baska birimlere birer adet dagitilmak üzere çok kopya halinde hazirlanmasi sikça görülür. Bunlara bir de 'belki lazim olur' düsüncesiyle fazladan çikarilan nüshalari eklemek gerekecektir. Fotokopi makinalarinin yayginlasmasiyla beraber daha da çigrindan çikan bu kopya çilginliginin kontrolü evrak isletmeciliginin asli görevlerindendir.[8]
Kontrol edilmesi gereken bir baska malzeme ise raporlardir. Her örgütlenmede degisik ayrinti düzeyine sahip birçok rapor hazirlanir. Bu raporlarin ilgili ilgisiz birçok kisiye dagitilmasi ve bunlarin çogu zaman okunmadan çöpe atilmasi çok karsilasilan bir durumdur. Hazirlanmasi büyük emek ve zaman isteyen raporlarin, yalnizca ilgili kisilere dagitiminin saglanmasi, baska yollarla daha önceden elde edilmis bilgileri tekrarlayan gereksiz rapor üretiminin engellenmesi ve raporlarin hitap ettigi yönetim kademesine bagli olarak gereksiz ayrintilardan arindirilmasi gerekir. Alt yönetim kademelerinde ayrinti düzeyindeki bilgilere ihtiyaç duyulmakla birlikte, raporun sunuldugu yönetim kademesi yükseldikçe ihtiyaç duyulan bilginin de özetlenmesi ve globallesmesi gerekecektir. Süratli ve dogru kararlar vermek durumundaki yöneticilerin aradiklari bilgiyi en süratli ve bütünlüklü bir sekilde bulmalarini saglayamayan raporlar, islevlerini yerine getiremiyor demektir. Bu düzeni saglamak rapor yönetiminin konusunu olusturur.
Evrak isletmeciliginin güncel asamadaki evraklarla ilgili son faaliyeti ise form yönetimidir. Her örgütlenmede su veya bu sekilde form kullanilir. Formlarin istenen bilgiyi dogru ve bütünlüklü bir sekilde derleyebilmesi, gereksiz bilgileri derlemesinin engellenmesi, dolduranlarca dogru ve kolay bir sekilde ne istendiginin anlasilmasi ve süratli bir sekilde doldurulabilecek biçimde tasarlanmasi için yaratilmazdan önce kontrol altina alinmasi gerekir. Farkli biçimlerde hazirlanan formlarin ayni bilgileri duplike etmesinin önüne geçilmesi ve yukarida sayilan diger hususlarin denetim altina alinabilmesi için çalisanlarin ayaküstü çiziktirdikleri formlari fotokopi makinalarinda çogaltmalarinin ve matbaaya asiri miktarlarda siparis edildikten sonra depolarda kullanilmadan çürüyen formlarin engellenmesi sarttir. Bunun yolu ise merkezi bir otorite tarafindan yürütülen form yönetiminden geçer.
Güncel kullanimi sona erdikten sonra bir daha ihtiyaç duyulmayacagi kesin olan ve üzerlerinde herhangi bir yasal saklama süresi bulunmayan evraklarin ayiklanmasindadir simdi sira. Kalan evraklar, asli düzenleri bozulmadan listelenir, kutulara konur ve sonraki islemler için ara depoya gönderilir.
2. Ara Depo Islemleri
Güncelligini kaybetmis ve ara depoya devredilmesi veya imhasi gereken evraklarla ilgili islemlerin sistematik bir sekilde yürütülebilmesi için gereken ilk is, ister güncel, isterse yari güncel ya da güncel olmayan olsun, örgütlenme içinde mevcut bütün evraklar üzerinde kapsamli bir evrak arastirmasi yapilmasidir. Evrak envanteri olarak da anilan bu arastirma, asagida anlatilacak saklama planiyla birlikte, evrak isletmeciliginin kalbini olusturur. Evrak arastirmasi temel olarak hangi evraklarin saklanacagi, hangilerinin ne kadar süre sonra imha edilecegiyle ilgili tüm bilgilerin derleme islemidir. Envanter, her bir dosya serisi için ayri bir anket formu doldurularak gerçeklestirilir ve her formda o seriyle ilgili olarak su bilgiler derlenir : Dosya serisinin adi, bulundugu yer, yaratildigi büro, nitelemesi (kapsami), kapsadigi tarihler, düzenlenme ve tasnif sekli, hacmi, biçim veya içerik olarak kopyalari ve nerede bulunduklari, artis hizi, kullanim sekli ve sikligi, saklama veya devir süreleriyle ilgili tavsiyeler, varsa ilgili arastirma araçlari, üzerindeki erisim veya kullanim sinirlamalari (gizlilik derecesi) ve yasal sinirlamalar.[9] Envanter çalismasi sirasinda, dosyalarda mevcut formlarin da birer örnegi toplanir. Envanter, örgütlenme içinde mevcut her türden evrak hakkinda her türlü bilgiyi derledigi için, bir anlamda bütün örgütlenmenin bir portresi gibidir.
Evrak arastirmasi tamamlandiginda her bir dosya serisi ile ilgili saklama süresi de belirlenmis olur. Envanter sirasinda toplanan bilgiler o dosya serisinin yaraticilar ve/veya kullanicilar açisindan herhangi bir idari, mali ve hukuki deger tasiyip tasimadigini, örgütlenmenin faaliyetleri için ne kadar süre ihtiyaç duyulacagini, baskalari için herhangi bir arastirma degeri tasiyip tasimadigini ve üzerlerinde yasayla belirlenmis bir zorunlu saklama süresi bulunup bulunmadigini ortaya koyar. Bu ve diger bilgiler isiginda yapilan degerlendirme (appraisal) sonucu, her dosya serisinin ne kadar süre saklanacagi belirlenir.
Bundan sonra is saklama planinin hazirlanmasina gelir. Her dosya serisi için ayri ayri belirlenen saklama süresi ve bu süre sonunda yapilacak islem bir liste haline getirilerek saklama plani olusturulur. Saklama plani, güncel kullanimi kalmayan evraklarin düzenli, sistemli ve zamaninda tasfiyesi için temel anahtar niteligindedir.
Saklama sürelerini doldurup tasfiye gününe ulasan evraklar, saklama planina göre ayiklanir. Sürekli saklanmasi gereken evraklar arsive gönderilir, digerleri imha edilir. Ancak, evrak isletmecilerinin isi, malzeme ara depoya devredildikten sonra imha/arsive devir zamanina kadar beklemek degildir. Ara depoya devredilen malzeme, önce düzenli ve sistemli bir sekilde depolanir. Hangi malzemenin nerede oldugunu ve üzerinde hangi tarihte ne islem yapilacagini belirlemeyi saglayan fiziki kontrol ile hangi evrakta ne bilgiler bulundugunu ve hangi bilginin hangi evrakta bulundugunu belirlemeyi saglayan entellektüel kontrol araçlari hazirlanir. Bunlar, yönetim enformasyon sisteminin bir parçasi olarak evrak isletmeciliginin, ihtiyaç duyulan bilgiyi ihtiyaç duyuldugu anda dogru, kesin ve bütünlüklü bir sekilde karar vericilere ulastirmayi saglayan temel araçlaridir. Dogal olarak istenen bilginin verimli bir sekilde getirimlenmesi bu araçlarin ne derece saglikli hazirlandigina baglidir.
Mikroforma çekilmesi rantabl görülen ve orjinalinin imhasinda yasal açidan herhangi bir sakinca görülmeyen malzemenin mikrofilm veya mikrofislere çekilmesi, bunlarin çogaltilmasi ve ilgili kisilere ulastirilmasi, evrak isletmeciliginin bir baska boyutunu olusturur. Mikroform kullanma kararindan önce yapilacak fizibilite çalismasi da evrak isletmecileri tarafindan yürütülmek zorundadir. Maliyetlerle ilgili konulara, asagida evrak isletmeciliginin hesaplanabilir yararlari bahsinde deginilecektir.
Evrak isletmeciliginin en önemli baska bir görevi ise, herhangi bir felaket aninda örgütlenmenin faaliyetini asgari aksamayla devam ettirebilmesi açisindan hayati önem tasiyan evraklarin korunma altina alinmasidir. Hayati evraklar yönetimi adiyla anilan bu faaliyet için evrak isletmecilerinin kullandigi yöntem, bu tür evraklarin kagit, mikrofilm ya da uygun görülen bir baska biçim altindaki kopyalarini, orjinallerinden ayri bir yerde, yangin, su baskini, hirsizlik vb. tehlikelere karsi korunacak bir sekilde saklamak ve koruma altina almaktir.
3. Arsiv Islemleri
Sürekli saklanmasina gerek görülüp arsive devredilen malzeme önce asli düzenine sadik kalinarak düzenlenir, nitelenir ve resmi veya özel arastirmacilar tarafindan kolay bir sekilde kullanilmasini saglamak üzere arastirma araçlari hazirlanir. Resmi, yani yaratici örgütlenme kullanicilar tarafindan yapilacak bilgi istekleri için getirim (retrieval) hizmeti verilir. Aradigi bilgiyi bulmakta zorlanan arastirmacilara danisma hizmeti verilir. Malzemenin bozulmadan uzun süre saklanabilmesi için uygun depolama kosullarinda, gerekli koruma önlemleri alinir. Uygun görülen malzemenin mikrofilme çekilmesi, çogaltilmasi ve dagitilmasi ile, bozulan ve onarim gerektiren malzemenin restorasyonu ise evrak isletmecilerinin arsive devredilen evraklarla ilgili olarak yapacaklari diger isleri olusturur.
EVRAK ISLETMECILIGININ YARARLARI
1. Görünür (tangible) yararlar
Evrak isletmeciliginin görünür yararlarinin temelini, maliyetlerde sagladigi düsüs olusturur.[10] Evrak isletmeciligi, bir büro faaliyeti (staff function) olmasina ve dolayisiyla temel olarak sabit isletme masrasari içinde yer almasina karsin, çogu büro faaliyetinin aksine, maliyetinden daha fazlasini tasarruf ettirme potansiyelini tasimasi nedeniyle üzerine yatirim yapilmis bir sabit isletme masrafi (invested overhead) olarak degerlendirilebilir. Bu özelligi ile evrak isletmeciligi, kendine özgü bir nitelik tasir. Gerek ABD, gerekse Ingiltere Hükümetleri'nden saglanan rakamlar, evrak isletmeciligi sistem gelistirmesi için yapilan yatirimlardan 20'ye1 gibi bir yatirim ranti (return on investment) saglamanin olagandisi olmadigini göstermektedir. Gelismekte olan ülkelerde bu oran daha da yükselebilir.[11]
Evrak isletmeciliginin maliyet tasarrufu sagladigi alanlari, maliyet fektörlerine göre tek tek incelemek gerekirse, hammadde maliyetlerinde belirgin bir düsüs olmadigi görülür. Teknolojinin bütün gelismisligine karsin, hemen bütün örgütlenmelerde evrak isletmeciligiyle ilgili hammadde girdilerinin tamamina yakin bir bölümünün kagit oldugu gözlenir. Bu alanda, yukarida Evrak Kayit Islemleri altinda sayilan faaliyetlerin, hammadde girdilerinde belirli bir azalmaya yol açacagi söylenebilirse de, bu oran fazla degildir. Ayni sekilde imha edilmek üzere ayiklanan malzemenin kagit olarak satisindan elde edilecek gelir de, diger maliyet faktörlerinden saglanacak tasarruf yaninda çok küçük kalir.
Evrak Isletmeciliginin tasarruf saglayacagi baslica maliyet faktörü kira giderleridir. Yukarida, bütün örgütlenmelerde üretilen evragin, % 80'inden fazlasinin yaratilislarinin üzerinden 1 yil geçtikten sonra ara depolara devredilmesi ve % 90'inin üzerlerinden (saklama planinda belirtilen) belirli bir süre geçtikten sonra imha edilmesi gerektigi belirtilmisti. Bu islemler sonucu, hemen her zaman rant bedeli yüksek bölgelerde yerlesik olan isyerlerinde büyük oranlarda yer bosalacak, bu yolla elde edilecek ekstra alan baska fonksiyonlar için kullanilabilecek ve yeni büro alanlarina duyulan ihtiyaç ortadan kaldirilabilecek ya da ertelenebilecektir.
Evrak isletmeciliginin tasarruf saglayacagi ikinci büyük maliyet faktörü emektir. Herhangi bir bilgiyi aramak için basvurulacak emek miktari azaldikça, kayip evrak sayisi düstükçe ve evraklarin sistemli bir sekilde düzenlenmesi arttikça, evrak aramak için harcanan zaman azalacaktir. Ayni sekilde, yukarida Evrak Kalemi Islemleri'nde siralanan yöntemler yoluyla dosyalama için harcanan zamanda da düsüsler görülmesi muhtemeldir. Keza, evraklarin yogun bir sekilde depolandigi ara depolarda çalisan eleman sayisi ve buralarda bilgi arama islemlerinin daha verimli olmasi nedeniyle harcanacak zaman da az oldugundan, arti bir emek tasarrufu sözkonusudur. Dolayisiyla evrak isletmeciliginin personel giderlerinde önemli bir düsüs yaratmasi beklenir.
Yine azalan evrak miktari nedeniyle, ekipman giderlerinde de tasarruf saglanmasi normaldir. Bürolarda evrak saklamak için kullanilan dosya dolabi, çekmeceli dolap, camli dolap vb. gibi büro donanimi oldukça pahali malzemelerdir. Bu malzemenin imha veya ara depoya devir nedeniyle bosalmasi, yeni malzeme alimi ihtiyacini uzun bir süre erteleyecektir. Buna karsilik, imha edilmeyen malzemenin geçici olarak da olsa ara depolarda saklanmasi ve dolayisiyla arti bir ekipman gideri yaratacagi öne sürülebilirse de, ara depolarda raf tertibati için yapilacak yatirim, çok kisa bir süre içinde kendini ödeyecektir. Çünkü ara depolarda depolama alaninin çok daha verimli kullanilmasinin ötesinde, rasama için kullanilan açik raf sisteminin maliyeti, bürolarda kullanilan büro mobilyalarina kiyasla çok düsüktür.
Düzenli ve sistemli bir evrak isletmeciliginin saglayacagi görünür yararlara kaba bir gösterge olmak üzere Ingiliz Hükümeti'nin rakamlari verilebilir. Ingiltere'de devlet kurum ve kuruluslarinda üretilen bütün evraklarin yalnizca %1'i arsive kaldirilmakta, geri kalan kisim, üzerinden belirli bir süre geçtikten sonra imha edilmektedir. Sözkonusu, arsive devredilen evrak miktari ise senede 2 kilometre raf uzunluguna sahiptir!
2. Görünmeyen (intangible) yararlar
a) Sigorta
Yanlis dosyalanmis bir evragin maliyetini gösteren çesitli arastirmalar yapilmistir. Bunlar, ne kadar önemli olursa olsun, hikayenin yalnizca bir bölümünü anlatmaktadir. Belirli bir belgeyi aramak, bazen de bulamamak için israf edilen emek maliyeti elbette önemlidir ve asagida daha ayrintili olarak ele alinacaktir. Fakat, kaybolan belge örnegin bir kalite garanti testi evragi veya bir sözlesme hükümlerinin yerine getirildigini gösteren bir nakliye belgesi ise ne olacaktir? Kayip evragin maliyeti ne kadar tutacaktir?[12]
Bilgi, bir örgütlenmenin en degerli mal varligidir. Fakat bu deger, evraklar getirimlenebildigi sürece geçerlidir. Bulunamayan bir evragin örgütlenme için yaratacagi negatif etki, verimsizlikle ifade edilmenin ötesinde, yeri geldiginde nakit olarak da ifade edilebilir. 1983'de daktilo edilmis tek bir sayfanin maliyeti ABD'de 7.60 dolari bulmakta iken, bir dava sözkonusu oldugunda bu maliyet yüzlerce dolardan yüzbinlerce dolara kadar yükselebilmektedir.[13]
Maalesef çogu örgütlenmede bu tür hayati evraklarla, bu evraklarin iyi bir evrak isletmeciligi programi kanaliyla yönetilmesi arasindaki iliski gözardi edilir. Kar-zarar noktasinin (break-even point) daha büyük, hatta tek önceligi tasidigi düsünülür. Evrak isletmeciliginin öneminin anlasilmasi için çogu zaman yangin veya su baskini gibi büyük bir felaket ya da önemli bir dosyanin kaybolmasi gibi trajik bir olayin yasanmasi gerekir ve durumun vehameti ancak bir dava ile yüzyüze gelindiginde kavranir.
Içinde yasadigimiz dünyada bütün örgütlenmelerin her an bir dava ya da tazminat talebi ile karsilasmasi ihtimali gözönüne alinirsa, hazirliklarin önceden yapilmasi en akilci yoldur. Tibbi cihaz sektörü gibi, bu tür davalara daha açik isletmelerde durum daha açik bir sekilde görülebilir. Daha güvenli ve ileri bir evrak isletmeciliginin faydalarini küçük üreticilerin de hesaba katmasi gerekir. Çünkü küçük firmalarin, büyük tazminat taleplerini karsilayabilmesi daha küçük bir ihtimaldir.
Dolayisiyla, isletmenin faaliyet alani ya da hacmi ne olursa olsun, herhangi bir dava ya da tazminat talebiyle karsilasma ihtimali olmasa dahi, evrak isletmeciligi sisteminin gelistirilmesi, örgütlenmenin gelecegini korumak açisindan en etkin sigorta yöntemlerinden birisidir.[14]
b) 'Evrak kovalamacasi' - Dosya kimde?
Kontrol eksikligi, evraklarin ihtiyaç duyuldugu anda elde edilmemesiyle sonuçlanir. Bu, üç sebepten kaynaklanabilir :
Evraklar gerçekten kaybolabilir. Yanlis dosyalanmis veya evrak isteyen bir kullaniciya gönderilmis ve henüz geri gelmemis olabilir. Evrak memurlari, dosyayi isteyen kisiye evragin geri dönmedigini hatirlattiklarinda aldiklari cevap çogu zaman olumsuzdur. Yani 'Geri gönderildi' veya 'O evrak bana hiç gelmedi' gibi. Bu durumda evrak kayip ilan edilebilir. Oysa kullanici, sözkonusu evragin üçüncü bir kisiye gönderildigini unutmus olabilir. Bu ise, evragin geçici olarak elde edilemeyecegine delalettir. Kontrol eksikliginin üçüncü tipik durumu ise evraga acilen ihtiyaç duyuldugu fakat o anda bulunamadigi durumlardir. Örnegin bir sigorta sirketi bir ödeme istegi dosyasini çesitli birimlere göndermis olabilir. Müsteri talebinin hangi asamada oldugunu sormak için aradiginda dosyanin nerede oldugu bilinmiyorsa, kullanilabilirlik gecikmis demektir. Bu durumda, sigorta sirketinin zarari yalnizca arama ve iç iletisimde harcanan zamanla sinirli degildir; müsteri üzerinde kötü bir izlenim ve gelecekteki satislarda potansiyel bir kayip da sözkonusudur.[15]
c) Süratli, dogru ve bütünlüklü getirim
UNESCO tarafindan yaptirilan bir arastirmada çesitli ülkelerin karar vericilerine evraklari hangi islerde kullandiklari soruldugunda su cevaplar alinmistir :
Görüldügü gibi bilginin karar vermedeki kullanimi bunca çesitli olmasina karsin, hepsinin altini çizen ortak nokta, dogru ve bütünlüklü bilgiye süratli bir erisim gerektirmesidir. Bilginin hizli bir sekilde getirimlenmesi her düzeydeki karar verici için önemlidir. Bu kisilerin evrak aramakla kaybedilecek zamana tahammülü yoktur, çünkü verilecek kararin gecikmesi, örgütlenme için hem para hem de itibar kaybi demektir. Dolayisiyla, evrak aramakla harcanan zamandaki personel maliyetleri yalnizca evrak memurlarinin ücretleriyle sinirli degildir. Özellikle yönetim kademesi yükseldikçe, karar verme mekanizmasindakilerin evrak beklemekle kaybolan zamaninin maliyeti giderek yükselir.
Ayni sekilde, verilecek kararla ilgili bilgilerin dogru olarak getirimlenmesi de sarttir. Kötü tasnif edilmis bir dosyalama sistemi nedeniyle, üzerinde karar verilecek konuyla ilgisi olmayan evraklarin getirimlendigi sikça görülür. Böyle bir durumda karar vermek mümkün degildir.
Yine, kötü bir evrak sistemi nedeniyle eldeki vakayla ilgili bütün bilgilerin derlenememesi, verilecek kararin yanlis olmasina yolaçabilir. Eksik bilgiyle yola çikan yönetici meselenin bütününü göremeyecek ve yanlis bir karar vermek durumunda kalabilecektir.
d) Arastirma Maliyetleri
Bilginin bir örgütlenme için en degerli mal varligi olduguna ve derlenmesinin uzun ve zahmetli bir çaba gerektirdigine ve örgütlenmelerin ihtiyaç duydugu bilginin büyükçe bir bölümünü kendi evraklarindan karsilayabilecegine yukarida deginilmisti. Hal böyle iken, UNESCO'nun yukarida anilan arastirmasinin sonuçlari, hemen bütün örgütlenmelerde, birimlerarasi koordinasyon eksikligi veya sistemli bir evrak isletmeciligi programinin yoklugu nedeniyle, ayni bilginin degisik birimlerde ve degisik zamanlarda tekrar tekrar derlendigini göstermektedir. Aranan bilgi örgütlenme bünyesinde mevcutken, ayni bilgiyi yeniden derlemek için yapilacak arastirma, zaten kit olan kaynaklarin israf edilmesinden baska bir sey degildir. Bu maliyetlere, yukarida anilan zaman kaybi maliyetlerini de eklemek gerekecektir.
e) Personel Morali
Iyi bir evrak isletmeciligi programinin çalisanlar üzerindeki olumlu etkisi de gözardi edilemeyecek faktörlerdendir. Ihtiyaç duydugu bilgiyi zamaninda, dogru ve eksiksiz olarak elde edebilen bir çalisanin, isini iyi yapabilmekten alacagi tatmin açiktir. Ara depoya devir veya imha yoluyla bürolardan uzaklastirilan lüzumsuz evragin bosalttigi alan, iyi kullanildigi takdirde bürolardaki sikisikligi ve bunun yarattigi gerilimi ortadan kaldiracak, hiç degilse azaltacaktir. Ferah ortamlarda çalisan personelin daha yüksek bir moralle ve daha verimli çalistigi, örgütsel davranis arastirmalariyla bir çok kez ortaya konmustur. Dolayisiyla evrak isletmeciliginin örgütlenmelerde sagladigi görünmeyen yararlara bu faktörleri de eklemek gerekir.
SONUÇ
Evraklar ve arsivler, karar verme sürecinin temel ve ayrilmaz bir parçasidir. Evrak ve arsivlerin yaratilma, islenme, depolanma, getirimlenme ve kullaniminin kontrol ve örgütlenme sekli, bunlarin karar verme sürecinde ne ölçüde faydali olacagini belirler. Su ana kadarki uygulamalara bakildiginda, evrak ve arsivlerin karar vericiler tarafindan yalnizca kismen kullanilmakta oldugu görülür. Bunun sebepleri hem evrak ve arsivlerin isletilme seklinde, hem de karar vericilerin evrak ve arsivleri karar verme sürecinde kullanabilme yetilerinde yatar. Karar verme mekanizmasindakiler, evrak ve arsivlerinin önemini yalnizca lafta kabul etmenin ötesine geçerek, bunlarin karar verme sürecinin temel unsuru oldugunu görmek durumundadir. Evrak ve arsiv hizmetleri kendi kendilerini finanse edebilen ya da kar amaçli hizmetler degildir. Bagli bulunduklari ana örgütlenmenin kendilerine ayirdiklari fonlara bagimlidir. Bu fonlar, dogal olarak, evrak ve arsivlerin ne ölçüde gerekli görüldügüyle dogru orantilidir. Oysa asil çeliski burada yatmaktadir. Fonlarin dagitimiyla su ya da bu sekilde ilgili olan karar vericiler, evrak ve arsiv hizmetlerinin çok degerli oldugunu ve öncelikli bir konumda bulunmalari gerektigini beyan ederler. Ancak is bütçeden pay ayrilmasina geldiginde bu önem ve öncelik nedense unutulur. Bilginin daha iyi örgütlenmesi için gereken kaynaklar bulunmali ve hakkettigi önceligi elde etmelidir. Bu öncelik kendini, hem iyi evrak ve arsiv isletmeciligi tekniklerinin uygulanmasindan elde edilecek tasarrusarla, hem de örgütlenmenin faaliyet, proje ve programlarina yapacagi katkilarla zaten ödeyecektir.[17]
Karar vericilerin önündeki en büyük sorun ise, karar verme sürecini zenginlestirmek için bilgi kaynaklarinin daha iyi kullanilmasina duyulan ihtiyaçtir. Evrak ve arsivlerin hakkiyla kullanilmamasi, kismen bunlarin varliginin bilinmemesinin ya da gözardi edilmesinin bir sonucudur. Birçok kararin eksik bilgiyle verildigi açiktir. Karar vericiler elde edilebilecek bilgi kaynaklarinin tamamini kullandigi takdirde verilecek kararlarin daha isabetli olacagi da barizdir. Su halde, karar verici konumda bulunanlarin, en iyi kararlari verebilmeleri için, bilgi kaynaklarini en iyi sekilde kullanabilmelerini saglayacak bir egitimden geçmeleri gerekir ve bu egitim, evragin yaratilistan imha ya da arsivlemeye kadar geçen bütün hayatini kapsamalidir.[18]
[*] Marmara Üniversitesi, Fen-Edebiyat Fakültesi, Arsivcilik Bölümü Ögretim Görevlisi
[1]Anna Christina Ulfsparre, The Management of Business Records, K. G. Saur, München 1988. 9
[2]Peter C. Mazikana, Archives and Records Management for Decision Makers: A RAMP Study, UNESCO, Paris 1990, 5
[3]Ira A. Penn ve dig., Records Management Handbook, Gower pub., Hants 1989, ix
[4]Wilmer O. Maedke ve dig., Information and Records Management, Glencoe pub., California 1985, 5-6
[5]James B. Rhoads, The Role of Archives and Records Management in National Information Systems: A RAMP Study, UNESCO, Paris 1989, 5
[6]Daha fazla bilgi için bkz. Case Filing, General Services Administration, Records Management Handbook Series, Washington 1983
[7]Daha fazla bilgi için bkz. Subject Filing, General Services Administration, Records Management Handbook Series, Washington 1981
[8]Files Operations, General Services Administration, Records Management Handbook Series, Washington 1981, 2-7
[9]Disposition of Federal Records, General Services Administration, Records Management Handbook Series, Washington 1987, 8-16
[10]Evrak isletmeciliginde maliyet yönetimi konusunda daha ayrintili bilgi için bkz. "Cost Management in Records Management," The Records and Retrieval Report, I/2 (Feb. 1985), 21-36
[11]Ira A. Penn ve dig., a.e., 7
[12]Ken Bozevich, "Document Management: Business Insurance That Pays For Itself," IMC Journal, International Information Management Congress pub., XXIV/1 (Jan./Feb. 1988), 23
[13]"Automated Record Tracking Systems," The Records and Retrieval Report, I/1 (Jan. 1985), 1
[14]Ken Bozevich, a.e.a.y.
[15]"Automated Record Tracking Systems," The Records and Retrieval Report, I/1 (Jan. 1985), 2
[16]Peter C. Mazikana, a.e., 13-14
[17]a.e., 68-69 ve 47-48
[18]a.e.a.y.