Bekir Kemal Ataman
Marmara Üniversitesi Endüstri Mühendisliği Bölümü, 34722 Göztepe, İstanbul.
Öz: Bilgi çağını yaşayan dünyamızda her yıl Amerikan Kongre Kütüphanesini 37.000 kere dolduracak boyutlarda özgün bilgi üretilmektedir ve bu bilginin %92'si manyetik ortamda kayıtlıdır. Böylesi bir ortamda yetişen yeni nesil için kâğıt üzerinde kayıtlı bilgi “kapsama alanı dışında”dır. Onlar bilgiye bir kısım akıllı bilgisel ajanlar vasıtasıyla ve hemen o anda ulaşma eğilimindedirler. Dolayısıyla, giderek azalan zaman dilimleri içinde ulaşamadıkları bilginin bilinmeye değmez olduğunu düşünmektedirler. Enformasyon çalışanlarından, geleneksel olarak beklenen içerik sunumu, güvenilir bilgi saklama, orijinallik tespiti ve konservasyon gibi temel fonksiyonlar da değişen dünyanın koşullarına paralel olarak elektronik odaklı hale gelmektedir. Ancak, bu fonksiyonları elektronik ortamda yürütebilmek için gereken teknik bilgi alt yapısı, enformasyon bilimlerinin neredeyse bir “enformasyon mühendisliği” haline dönüşmesini gerektirecek boyutlardadır. Bu değişimlerden hareketle yola çıkan bu yazı, enformasyon çalışanlarının eğitimlerinde teknolojinin alması gereken yeri sorgulamakta ve bu eğitimin nerede verilmesi gerektiği üzerinde tekrar düşünmek gerektiği sonucuna varmaktadır.
Anahtar sözcükler: Enformasyon bilimleri, bilgibilim eğitimi, arşiv eğitimi, sayısal arşivler, sayısal adli bilimler
Abstract: In the Information Age, the amount of unique information created every year reaches a level high enough to fill the American Library of Congress 37,000 times and 92% of this bulk is recorded on magnetic media. For the upcoming younger generation, information recorded on paper is “out of coverage area.” They tend to reach information on the spot, via some intelligent informational agents. Thus, they think information that cannot be accessed in increasingly shorter periods of time is not worth accessing. Traditional functions, like presentation of information, trusted information storage, maintaining authenticity and conservation, expected to be fulfilled by information professionals, are becoming increasingly electronic focused, in parallel to the changing world. The level of technical information infrastructure required to fulfill these functions in an electronic environment, on the other hand, has reached a level that requires information sciences to turn into an “information engineering.” Setting out from these changes, this paper questions the ratio of technological aspects to be taught during the education of information professionals and concludes that the place that this education should take place should be reconsidered.
Keywords: Information sciences, education for information science, archival education, digital archives, digital forensics
Yeni Dünya
Arşivcilik dünyası onlarca yıl boyunca kâğıtsız ofis kavramını tartıştı. Temel iddia kâğıdın hiçbir zaman ortadan kalkmayacağı ve bilgisayarların, insanların hiçbir zaman yapamayacakları süratte kâğıt ürettikleri idi. Bu, bütünüyle doğru bir argümandır. Ancak kâğıt ortamda kayıtlı bilgideki artışın gerçek sebeplerine bakıldığında çok daha farklı bir durum ortaya çıkmaktadır. İnsanların hiçbir zaman yapamayacakları süratte üreyen şey aslında kâğıt değil, bilginin kendisidir. Bilgisayarlar bize insanlık tarihi boyunca ürettiğimiz bilgiden daha fazlasını birkaç yıl içinde üretme imkânı vermiştir.
Dahası, bugün kâğıt üzerinde gördüğümüz bilgi de önce elektronik ortamda üretilip sonra kâğıda dökülür hale gelmiştir. Yani aslında içinde bulunduğumuz dönem bir geçiş dönemidir. Şu an gelinen noktada, toplam bilgi her sene ikiye katlanmaktadır. 2002 yılı rakamlarına göre dünyada her sene beş exabyte (beş milyar gigabyte) özgün (unique) bilgi üretilmektedir. Bu miktar, her sene Amerikan Kongre Kütüphanesinin kitap koleksiyonu büyüklüğünde 37.000 yeni kütüphane dolduracak kadardır. Bu bilginin %92'si ise manyetik ortamda kayıtlıdır (Lyman ve Varian, 2003).
IDC'nin bir araştırmasına göre 2006 yılında üretilen sayısal bilginin miktarı 161 exabyte'a ulaşmıştır. 2010 yılına gelindiğinde bu rakamın yıllık 988 exabyte seviyesine çıkacağı tahmin edilmektedir (Gantz et al., 2007). Ancak bu rakam, analogdan sayısala dönüşüm sırasında yaratılan ve hiçbir zaman kaydedilmeyen telefon konuşması gibi ses verileri ile sayısal TV yayını gibi çokluortam (multimedia) verilerini de içermektedir. Bu nedenle kayda geçen özgün bilgi için elimizdeki tek bilgi hâlâ 2002 yılına ait rakamdır. Ancak, bunun da katlanarak arttığını ve yakın gelecekte kâğıt üzerinde üretilen özgün bilginin bütünüyle ortadan kalkacağını, ya da oransal olarak iyice gözardı edilecek boyutlara geleceğini tahmin etmek güç değildir.
Her türlü bilgiyi yalnızca kâğıt üzerinde görerek büyüyen bizim kuşağımız hayatta olduğu sürece, bilginin kâğıt ortama aktarılması ihtiyacı bir süre daha devam edecektir. Çünkü bir çoğumuz için eski alışkanlıklarımızdan kurtulmak pek kolay değildir. Ama bizler ortadan çekilip de yerimizi yeni kuşaklara bıraktığımızda, artık üretilen bilgiyi kâğıt üzerine aktarmak gerekmeyecektir. Bu yüzden, geleceğin arşivleri, kütüphaneleri ve genelde bütün bilgi kaynakları tamamiyle elektronik ortamda olacaktır. Bizim ve bizden önceki kuşakların kâğıt üzerinde ürettiği bilgiyi, bizden sonrakilerin içinde yaşayacakları elektronik ortamda bulabilmeleri için, National Initiative for a Networked Cultural Heritage (NINCH), Digital Culture (DigiCULT), Public Libraries Mobilising Advanced Network (PULMAN) projesinin bir adımı olan CALIMERA, Cultural Objects in Networked Environments (COINE), Electronic Resource Preservation and Access Network (ERPANET), Networked European Deposit Library (NEDLIB), i2010, vb. gibi büyük çaplı projeler, dünyanın her yerinde uzunca bir süredir devam etmektedir ve bu türden projelere büyük paralar ayrılmaktadır (Tonta, 2007b, s. 100-101). Dahası, bu türden devlet destekli projelerin dışında, öncüllerini Michael Hart'ın Gutenberg projesinin oluşturduğu bir kısım özel sektör kaynaklı girişimler, günümüzde Google Book Search, The European Digital Library, Open Content Alliance, The Million Book Project gibi başka projelerle hız kazanarak devam etmektedir (Gutenberg, 2007; Google, 2007; Europeana, 2007; OCA, 2007; CMU, 2007). Yeni yetişen kuşaklar global infosferden oluşan bir ekosistem içinde yaşayan birer inforg olarak yetişmektedirler. Infosfer (infosphere), bütün bilgisel ajanlar (informational agents) da dahil olmak üzere her türlü bilgisel varlığın (informational entity) bir araya gelmesi, özellikleri, etkileşimleri, süreçleri ve birbiriyle ilişkilerinden oluşan bir bilgi ortamı olarak tanımlanmaktadır. Inforg ise bu ekosistem içinde yaşayan birbirine bağlı bilgisel organizmalardır. Kısacası, burada bir siber uzay ya da siborglar değil, bir bilgi evreninde yaşayan kanlı canlı insanlar söz konusudur. En basit tanımıyla, uykuda geçirdiği zamandan daha fazlasını çevrimiçi geçiren herkes birer inforgdur (Floridi, 2006).
Böylesi bir kuşağın bilgiyi kâğıt üzerinde görmekten hoşlanmadığı açıktır. Onlar için kâğıt ağır ve hantaldır. Daha açık bir ifadeyle çağdışıdır. Böyle düşünmelerinin birkaç sebebi vardır. Birincisi, içinde yaşadıkları sürat çağında onlar, her türlü bilgiye anında ulaşabilmek istemektedirler. Giderek azalan zaman dilimleri içinde ulaşamadıkları bilginin bilinmeye değmez olduğunu düşünmektedirler (Cox, 1998, s. 11).
İkincisi, onlar inanılmaz boyutlara ulaşan bilgi yığınlarının içindeki ayrıntılarla uğraşmak yerine doğrudan sonuca (bilginin konuyla ilgili kısmına) gitmek istemektedirler. Bunu sağlamak için de bilgiye bir kısım akıllı bilgisel ajanlar vasıtasıyla ulaşmaktadırlar. Bu yüzden, bir arama motorunun içinde dolaşamadığı (örneğin kâğıt üzerindeki) bilgi onlar için birşey ifade etmemektedir. Dolayısıyla, kitap ya da evrak dosyası gibi bilgi kaynakları onlar için “kapsama alanı dışında”dır.
Üçüncüsü, onlar eski değil en yeni ve güncel bilgiyle ilgilenmektedirler. Çünkü bilgi inanılmaz bir hızla eskimekte ve bu nedenle zamansal ömrü giderek kısalmaktadır (Kinsey, 1998, s. 8). Örneğin kişilerle ilgili bilginin bozulma hızı ayda %3 gibi inanılmaz bir seviyededir (Klau, 2003).
Hal böyle olunca, bu kuşağın fiziksel mekân olarak arşiv ve kütüphane kullanmak gibi bir alışkanlıkları yoktur ve olmayacaktır da. Ama bu, bilgi kaynaklarını daha az kullandıkları anlamına gelmemektedir. Tersine, kütüphaneleri sanal güzergâhlar olarak gören kullanıcılar kütüphane dermelerini daha yoğun olarak kullanmakta, daha fazla sayıda elektronik kitaba ya da makaleye erişim sağlamaktadırlar. Aynı şekilde, referans masasındaki tek kütüphanecinin önünde uzun kuyruklarda beklemek yerine, hizmet almaktan vazgeçtikleri de doğrudur (Tonta, 2007a, s. 354-355). Çünkü bu iş için ellerinin altında, doğrudan konu ile ilgili çok sayıda uzmanın referans kütüphanecisi işlevi gördüğü haberleşme ve tartışma grupları vardır (Ataman, 2004, s. 39).
Yeni Roller, Yeni Beceriler
Böylesi bir ortamda enformasyon çalışanlarına geleneksel rolleriyle, “bilgiye ulaşım konusunda yardımcı olan insanlar” olarak artık ihtiyaç yoktur. Bu işler için artık otomatik sistemler (arama robotları, vb. gibi) kullanılmaktadır. Geleneksel ortamlarda taşıyıcı ortam ve fiziki nesnenin koruma ve kontrol altına alınması ön plandadır. Oysa elektronik ortamlarda içerik ve güvenilirlik ön plana çıkmaktadır (Duranti, 2000). Bu nedenle, bu yazıda enformasyon çalışanlarının gelecekteki rollerine bakarken, konu öncelikle bu iki açıdan ele alınacaktır. Ardından, arşivcilerin ve el yazması kütüphanecilerinin geleneksel rollerinden orijinallik tespiti yapan bilirkişi rolünün ve daha sonra konservasyon fonksiyonunun gelecekte alacağı şekle, son olarak da evrak işletmecilerinin üstleneceği yeni rollere değinilecektir.
İçeriğin Sunumu
İçeriğin sunumu, enformasyon bilimlerine eskiden beri biçilen en temel roldür. Ancak enformasyon çalışanlarının, içeriğe ilişkin metadata (üstveri) yaratma işini eskiden olduğu gibi elle yapmaları artık mümkün değildir. Çünkü artık bilgi ve belge miktarı elle işlemeye imkân vermeyecek kadar devasa boyutlardadır. Dahası, örneğin arşivlerde geleneksel olarak seri düzeyinde yapılan nitelemeler, elektronik ortamda unsur düzeyinde yapılmak zorundadır. Bilgiye erişimin bir kısım otomatik sistemler yoluyla sağlandığı yeni dünya, enformasyon çalışanlarının artık “bilgiye ulaşım konusunda yardımcı olan insanlar” değil, “bilgiye ulaşım yollarını yaratan ya da tasarlayan insanlar” olmalarını gerektirmektedir.
Geçiş döneminde, geleneksel “bilgiye ulaşım konusunda yardımcı olma” rolünün yeni şekli, çevrimiçi referans hizmeti yöntemlerini geliştirmektir. Bu, referans arşivcisi ya da kütüphanecisinin, kullanıcılara anında cevap verebileceği bir elektronik iletişim yöntemi olabileceği gibi, sıkça sorulan sorular (SSS), yardım sayfaları, çevrimiçi eğitim (tutorial) dokümanları gibi pek çok farklı şekil altında da olabilmektedir (Yakel ve Reynolds, 2006).
Buna bağlı olarak, bilginin sunuluş şekli ile ilgili yöntemler de sürekli olarak geliştirilmektedir. Geleneksel arşivcilerin ya da kütüphanecilerin pek çoğunun kullanıcı odaklı bir yaklaşımları olduğunu söylemek zordur (Yakel ve Reynolds, 2006). Oysa, yeni dünyada, çevrimiçi kaynakları kimlerin nasıl kullandığını, bu kişilerin arşiv ve kütüphane kaynaklarına ne kadar aşina olduklarını önceden araştırmak ve hazırlanacak sistemleri buna göre planlamak artık bir zorunluluktur. Bu nedenle, yeni dünyada bilgi mimarisi ve kullanıcı etüdleri gibi kavramlar öne çıkmaktadır (Wodtke, 2003; Garrett, 2003). İnsan ve Bilgisayar Etkileşimi (Human-Computer Interaction) alanında bilgi sahibi olmak giderek kaçınılmaz hale gelmektedir. Çünkü, kullanılan yazı karakteri ya da renk gibi çok basit unsurların değiştirilmesi bile kullanıcıların çevrimiçi malzemeyle etkileşimi üzerinde fark yaratabilmektedir (Yakel ve Reynolds, 2006).
Ancak, geleceğin enformasyon çalışanlarının içerik sunumu açısından sahip olması gereken beceriler bunlarla sınırlı değildir. Örneğin, bugünün enformasyon çalışanı için, herhangi bir bilgi kaynağının üzerine yapıştırılacak bir kâğıt etiketin üzerini yazmak ne kadar doğal ve kolaysa, geleceğin enformasyon çalışanları için bir kullanıcı arayüzü yazmak ya da mevcut bir arayüzü modifiye etmek için gereken programlama bilgisine sahip olmak o derecede doğal ve kolay olmak durumundadır.
Bir sonraki adımda, bilgiye akıllı bilgisel ajanlar yoluyla ulaşacak olan yeni kuşaklara yönelik olarak yaratılan bilgiye erişim yolları gelmektedir. Bunların başında ise, arama motorları tarafından taranıp dizinlenebilen çevrimiçi kaynakları hedef alan içerik metadatasıyla ilgili çalışma ve araştırmalar yer almaktadır. Bu konudaki araştırmalar epeyce yol almış durumdadır. Kütüphane dünyası tarafından geliştirilen Dublin Core Metadata Initiative (Dublin Core, 2007) ve arşiv dünyası tarafından geliştirilen Encoded Archival Description (EAD, 2002) standartları, bu konuda geliştirilen temel yapı taşlarının başında gelmektedir.
Bu tür araçlar temel olarak kaynağın keşfedilmesine (resource discovery) yönelik yöntemler olarak kabul edilmektedir. Ancak günümüzde kaynak keşfine ilave olarak, tanımlayıcı kimlik bilgileri (identifiers) ve bir güvenlik nüshası yaratmak üzere kaynağın kendisini de taşıyan, MPEG-21 DIDL XML belgesi veya METS XML belgesi gibi, daha karmaşık yapılara ihtiyaç duyulmaktadır. Bunlar, niteleyici metadata, telif ve benzeri haklarla ilgili metadata, teknik metadata, yapısal metadata, provenans metadatası da dahil olmak üzere, sayısal nesnenin tam ve doğru bir şekilde temsil edilmesi esasına dayanan bir yapı sunmaktadır. OAI-PMH ise, bu tür karmaşık yapıları tek çatı altında toplayan ortak bir protokol olarak günümüzde giderek daha yaygın bir şekilde kabul görmektedir (Van de Sompel, Nelson, Lagoze ve Warner, 2004).
Bu noktada, oluşturulan metadatanın dağıtım ve paylaşımı için 1980'li yıllarda kütüphanecilik dünyası tarafından özel olarak geliştirilen ve yaygın şekilde kabul gören Z39.50 (2007) protokolünden bahsetmeden geçmek mümkün değildir.
Ancak, geleceğin bilgi kullanıcıları bunları yeterli görmemektedir. Çünkü onlar, otoriteler tarafından tanımlanmış kataloglama terminolojisiyle sınırlanmak yerine, kendi doğal dillerini kullanabilecekleri bir arama ve erişim yöntemini tercih etmektedirler. Bunun için de, günümüzde del.icio.us ve Flickr gibi sitelerde kendisini göstermeye başlayan, folksonomi adı verilen etiketleme yöntemini kullanmaktadırlar. Bu yöntem, bir katalogcunun genele şamil yüzeysel bakış açısı yerine, belirli konulara odaklanmış toplulukların içinden çıkan uzmanların, çok daha zengin ve konuya özel tasniflerini barındırmaktadır. Dahası, bizzat kullanıcılar tarafından yürütüldüğü için, anında denebilecek kadar da hızlıdır (Folksonomy, 2007).
Elbette bu tür bir yöntemin dezavantajları da yok değildir. Doğası gereği belirli bir standarttan yoksun olmasının ötesinde, spam türü bir suistimale açık olması, en büyük risklerin başında gelmektedir. (Hammond, Hannay, Lund ve Scott, 2005)
Alternatif olarak düşünülebilecek bir başka yöntem ise belgelerin başlık ve konusu gibi bir kısım metadatanın, veri madenciliğine benzer bir teknik kullanan metin madenciliği (text mining) yöntemleri ile oluşturulmasıdır (Stollar ve Kiehne, 2006, s. 5). Bu yöntemler, Google'ın halen geliştirilmekte olan, makineler tarafından yapılacak otomatik çok dilli çeviri motorunun da temelini oluşturmaktadır (CNN, 2007).
Güvenilir Saklama
Gelecekte enformasyon çalışanlarını en çok uğraştıracak konuların başında güvenilirlik meselesi gelmektedir. Koruma altındaki bilginin güvenilirliği, herşeyin başında bu bilginin orijinalliğini ne kadar iyi koruduğuna bağlıdır. İnsanların orijinal bilgi için başvurabilecekleri tek güvenilir üçüncü parti saklayıcı olarak (InterPARES 2001, s. 21) arşivler ve kütüphaneler, gereken önlemleri alabilecek durumda mıdır? Geleneksel ortamlarda fiziki nesnenin kontrol altına alınmasına karşılık, elektronik arşiv ve kütüphanelerde fonksiyonlar, süreçler ve kullanımların kontrol altında tutulması gerekmektedir (Gilliland-Swetland ve Eppard, 2000).
Fonksiyonların kontrolü: Elektronik ortamdaki evrak, gerek örgütün kendi içinde gerekse başka örgütlerle ilişkisi sonucu hem yatay hem dikey olarak son derece kolay bir şekilde yaratılabilmektedir. Bu durumda ortaya çoklu provenans gibi (görece) yeni bir kavram çıkmaktadır (Gavrel, 1990, s. 26-27). Temel arşivcilik teorilerinin kökten değişimini gerektiren bu durum, arşivcilik literatüründe—farklı noktalardan yola çıkılarak da olsa—provenans yerine fonksiyonel bir yaklaşım izlenmesi gerektiği yolundaki görüşlerle uzunca bir süredir tartışılmaktadır (Cunningham, 1998; McKemmish, Acland, Ward ve Reed, 1998).
Süreçlerin kontrolü: Herhangi bir evrakın orijinalliğinin tespitinde, temel referans kıstaslarından birisi, kesintisiz ve güvenilir bir emanet zincirinin korunabilmesi ve belgelenmesi üzerine kuruludur (Ashley, 2000). Bu türden dokümanter kanıt oluşturmaya yönelik bir belgelemeyi, elektronik ortamdaki evrak üzerinde uygulayabilmenin temel yolu ise, elektronik ortamda yaratılan bilgi ile ilgili metadatanın, gelecekte enformasyon çalışanları tarafından oluşturulması değil, söz konusu bilgi yaratıldığı anda evrakın bağlamsal (contextual) metadatasına işlenmesinde ve e-evrakın sonraki hayatında izlediği yolun her aşamasında yine otomatik olarak bu bağlamsal metadataya eklenmesinde görünmektedir (Wallace, 1995). Bağlamsal metadatayı otomatik olarak yaratacak sistemler henüz tam olarak yaratılmamış olsa da evrakın yaratılma sürecinde oluşturulan metadatayı bulup çıkaracak Jhove gibi bir kısım araçlar (metadata extraction tools) şimdiden yaratılmaya başlanmıştır (Jhove, 2006).
Aynı şey, elektronik yayınlar için de geçerlidir. Elektronik yayınların, hele ki “talep üzerine yayın” (on demand publishing) gibi kavramların söz konusu olduğu ve bunların elektronik olarak dağıtıldığı durumlarda, “son dakika baskıları”nı yaratmak teknik olarak son derecede kolaydır. Ancak, kütüphaneciler açısından, bağlamsal metadatası otomatik olarak yaratılmadığı takdirde bu kadar farklı “baskı”yı ya da daha kötüsü bu kadar farklı “el yazması” nüshasını takip etmek herhalde ancak bir kâbus olarak nitelenebilir.
Dahası, elde edilen nüshanın, e-kütüphaneye ulaşıncaya kadar geçtiği “emanet zinciri” içinde herhangi bir değişikliğe uğramadığını garanti edebilmek için, yine güvenilir bir zincire ve bu yoldaki duraklarla ilgili bilgilerin e-kütüphaneye ulaşıncaya kadarki her aşamada, yine otomatik olarak bağlamsal metadataya eklenmesi gerekmektedir.
Ancak, bunu yapmak pek o kadar kolay olmayacaktır. Çünkü, evrakın ya da yayının emanet zinciri içinde geçtiği her aşamada, bağlamsal metadatasının güncellenmesi demek, farklı kurum ve/veya birimler, muhtemelen farklı sistemler ve dolayısıyla farklı formatlar demek olacaktır. Bu kadar farklı standardı tek çatı altında toplayabilmek ise bırakalım enformasyon çalışanlarını, enformasyon teknolojisi uzmanları için dahi pek kolay bir iş değildir.
Bu iş için önerilen başlıca çözüm, “hadise farkındalığı” (event-awareness) üzerine kurulu bir modelin bütün araştırma araçlarına entegre edilmesini gerektirmektedir (Lagoze, 2000). Böylesi bir araştırma aracı ise, hem tek tek kaynakların yaşam döngülerinin anlaşılmasını, hem bunların kendi aralarındaki ilişkilerin anlaşılmasını, hem de “girdi” kaynaklarının “çıktı” kaynaklarına dönüşme sürecinde gerçekleşen hadiselerin ve bunlarla ilgili nitelemelerin (veya metadatanın) anlaşılmasını zorunlu kılmaktadır (Lagoze, Hunter ve Brickley, 2000). Sonrasında ise, oluşturulan bağlamsal metadatanın koruma altına alınması ve söz konusu evrakın hayatı boyunca evrakın kendisi ile beraber (hatta belki daha sonra da) saklanması gerekmektedir.
Kullanımların kontrolü: Geleneksel ortamlardaki evrakın ya da el yazmalarının orijinalliğinin tespiti amacıyla, zaman içinde pek çok yöntem geliştirilmiştir (Ataman, 2005). Ancak, bunların hemen hiçbirini elektronik evrak üzerinde doğrudan doğruya uygulayabilmek pek kolay değildir. Çünkü, elektronik ortamdaki belgeler üzerinde yapılan herhangi bir değişikliği, doğrudan belgenin kendisi üzerinden tespit edebilmek şu an için neredeyse imkânsızdır. Bu nedenle, e-evrak ya da yayınlarda, kullanımın kontrolü ve malzeme üzerinde değişiklik yapmaya izin vermeyen koruma yöntemlerinin geliştirilmesi başlıca seçenek olarak görünmektedir.
Doküman yönetim sistemi (DYS) adı altında sunulan yazılımlar, aynı e-doküman üzerinde, farklı zamanlarda, çoğunlukla farklı kişiler tarafından yapılan değişiklikleri takip etmeye imkân verecek şekilde tasarlanmışlardır. Ancak sıradan dokümanlar, evrak fonksiyonu taşımaya başladıkları andan itibaren, üzerlerinde değişiklik yapılması yasa gereği “tahrifat” kapsamına girdiği için, bu tür yazılımlar e-evrakın yönetimi için uygun değildir. Yazılım sektörü, bu ihtiyaçtan yola çıkarak, doküman yönetim sistemlerine bir kontrol ve takip mekanizması ekleme yoluna gitmiş ve böylece elektronik evrak yönetim sistemleri (EEYS) denilen yazılım türü ortaya çıkmıştır. EEYS'ler, sisteme kaydedilen e-evrak üzerinde değişiklik yapmaya izin vermez ve yalnız okuma amaçlı olanlar dahil tüm erişimleri ve erişim girişimlerini bir denetleme kütüğüne (audit log) kaydeder.
Ancak, bilginin güç ile eşdeğer olduğu bir dönemde, elektronik ortamdaki bilgi ve belgelerin korunmasını tek bir sistemin denetimine bırakmak elbette düşünülemez. Günümüzde bilgi güvenliği başlı başına bir uzmanlık alanıdır. Enformasyon yöneticilerinin bu konulara uzak ve ilgisiz kalmasını düşünmek ise artık mümkün değildir. Dolayısıyla, ciddi bir bilgi güvenliği eğitiminden geçmemiş enformasyon çalışanlarının varlıklarını devam ettirebileceklerini düşünmek iyimserlik olur.
Fonksiyonlar, süreçler ve kullanımlar kontrol altında tutulabildiği takdirde, arşivler ve kütüphaneler gibi güvenilir üçüncü parti saklayıcıların elindeki orijinaller, herhangi bir malzemenin kıyaslanabileceği temel referans kıstası olabilecektir. Böylesi koşullarda, herhangi bir malzemenin orijinaliyle kıyaslanması işini de metin madenciliği araçlarıyla otomatik olarak yapmak mümkün olabilecektir.
Sayısal Adli Bilimler (Digital Forensics)
Eski tarihli belge ya da el yazmalarının orijinal olup olmadıkları konusunda şüpheye düşüldüğünde, orijinalliğinin tespiti için başvurulacak ana bilirkişilik makamı hemen her zaman arşivciler ya da el yazması kütüphanecileri olagelmiştir. Bu konuda çalışanlar, belgenin kaligrafi, filigran, diplomatika ve fiziksel yapı gibi bir kısım özelliklerini inceleyerek, hem kendi içinde tutarlılığını kontrol ederler hem de yaratıldığı öne sürülen dönemdeki benzerleriyle kıyaslayarak bir karara varırlar.
Özelikle belgenin emanet tarihçesini tam olarak takip etmenin mümkün olmadığı durumlarda, örneğin özel arşiv koleksiyonlarında ya da bağış yoluyla gelen yayınlarda, bu tür incelemeleri elektronik belgeler ve yayınlar için de yapma ihtiyacının doğacağı açıktır.
Kaligrafi: Bu amaçla başvurulacak yöntemler arasında ilk sırayı belgenin kaligrafi özellikleri, sayısal dünyadaki eşdeğeri ile söylersek karakter kodlamaları ve gömülü font özellikleri alacaktır. Bunlar bize en azından elimizdeki doküman ya da yayının en eski hangi tarihte yaratılmış olabileceği konusunda fikir veren unsurlardır (Lynch, 2000).
2004 yılında yapılan ABD seçimlerinde yaşananlar bu konuda güzel bir örnek oluşturmaktadır: Başkan adayı Kerry'nin yandaşlarının, George Bush’un askerlik hizmetinden kaçtığı yolundaki iddialar için sundukları 1971 tarihli “kanıt”, 1990'lı yıllardan itibaren bilgisayarlarda kullanılmaya başlanan Times New Roman fontuyla yazılmıştı. Sonuç: İddianın ortaya atıldığı andan yalnızca 18 dakika sonra sahtecilik, yeni kuşağın bloglarında tartışılmaya başlanmıştı. Nihayetinde Kerry, çok güvendiği genç kesimin desteğini bir anda yitirdi (Karlgaard, 2004).
Filigran: Geleneksel ortamlarda zaman zaman orijinallik tespiti, çoğunlukla da tarihleme için kullanılan filigran (su damgası), elektronik ortamda yerini sayısal su damgalarına bırakma eğilimindedir. Palo Alto Research Center tarafından geliştirilen ve Xerox tarafından kâğıt çıktılar üzerinde uygulaması geliştirilen DataGlyph adlı teknoloji, bu konuda ciddi bir gelecek vaadetmektedir (PARC Research, 2002).
Diplomatika: Belgeler, ciltler ve benzeri tek tek arşivsel unsurların, yaratılışları, oluşturulma şekilleri, biçimleri, iç yapıları ve iletim şekillerini inceleyen ve bunların bağlam, içerik ve biçimleri arasındaki ilişkileri ortaya koymaya çalışan diplomatika bilimi, arşivciliğin temel araştırma alanlarından biridir (Duranti, 1998, s. 27).
Belgelerin diplomatik özellikleri ise orijinallik tespitinde kullanılan temel araçlardan birisidir. Çünkü, belgelerin biçim özellikleri, evrakın yaratılışının ardındaki fonksiyondan daha sonra hayata geçmesine karşın, çok daha süratli bir kimliklendirme unsurudur (Eastwood, 1988, s. 248). Bu nedenle, elektronik ortamdaki belgelerin orijinalliğinin tespitinde bu bilim dalından faydalanılmaması düşünülemez. Ancak bunun gerçekleşebilmesi için, diplomatika biliminin de kendisini çağa uydurması ve elektronik evrakın diplomatik özelliklerini incelemeye başlaması gerekmektedir. En basitinden, bir e-postanın başlık (header) bilgilerinin nasıl oluştuğunu bilmeyen bir diplomatika uzmanının, gelecek kuşaklar açısından, ancak tarih öncesi belgeleri inceleyen bir “evrak arkeoloğu” olarak algılanacağını tahmin etmek güç değildir.
Fiziksel yapı: Geleneksel ortamdaki belgelerde ve el yazmalarında orijinallik tespiti, kâğıdın dokusu, mürekkebin kimyası vb. gibi fiziksel yapı unsurları incelenerek yapılır. Bunların elektronik ortamdaki eşdeğerleri ise,
Bu tür unsurları kullanarak orijinallik tespitinde bulunması gereken bilirkişiler olarak, gelecekteki arşivcilerin ve kütüphanecilerin sahip olması gereken teknik bilgi alt yapısının boyutlarını ayrıca tarif etmeye gerek yoktur.
E-Konservasyon
Enformasyon çalışanlarının günlük işleri sırasında yapması gereken, malzemenin zararlı etkilere karşı korunması fonksiyonu da gelecekte farklı bir biçime dönüşmek zorunda kalacaktır. Taşıyıcı ortamın dayanıklılığı üzerine yapılan araştırmalar, kaçınılmaz olarak devam edecektir. Ancak bu kez dayanıklılığı araştırılan ortamlar, sayısal bilgilerin taşıyıcıları olmak durumundadır. Günümüzde CD ve DVD'lerin dayanıklılığı üzerine yapılan pek çok araştırma mevcuttur (bkz. Bradley, 2006). Yakın gelecekte, benzer araştırmaların BlueRay, flash disk, vb. gibi ortamlar için de yapılmasını beklemek hayal değildir.
Sayısal bilgi hazinesinin uzun süreli olarak kullanımını sağlamak ve gelecek kuşaklara aktarabilmek için, mevcut ve ilerideki dosya formatlarının ve bunlarla ilgili yapısal metadatanın takibi de yine bu çerçevede yapılması gereken işler arasındadır. Yapısal metadatanın bir kısmı belgelerin içinde gömülü olabilmektedir. Örneğin, kelime işlem yazılımlarının yarattığı “document properties” bilgisi veya MP3 ses dosyalarının ID3 etiketleri bu amaçla kullanılabilecek unsurlar arasındadır. Ancak, şu anki koşullarda, herhangi bir dosyayı üzerinde bulunduğu taşıyıcıdan başka bir taşıyıcıya aktarırken dahi yapısal metadatası bozulabilmektedir. Örneğin klasik MacOS ortamında kaydedilmiş bir dosya Windows ortamına aktarıldığında, dosyanın “resource fork” denen entegre kısmı ayrı bir dosya haline dönüşmektedir. Dahası, MacOS'ta dosyaya iliştirilen yaratılış ve son değişiklik tarihi Windows'da kaybolmaktadır. Çünkü Windows yaratılış tarihi olarak, dosyanın kopyalandığı tarihi esas kabul etmektedir (Stollar ve Kiehne, 2006, s. 3).
Bu konuda İngiliz Milli Arşivleri ilk adımları atarak farklı dosya formatlarının bir veri tabanını oluşturmaya başlamıştır (bkz. PRONOM, 2007). Ancak yüzlerce, belki de binlerce farklı dosya formatını takip edebilmek bile başlı başına bir iş iken, uzun vadede bu kadar farklı dosya formatında kaydedilmiş bilgileri yeniden ulaşılır kılmak çok daha çetrefil bir iş olacaktır. Öylesine ki, bu iş şimdiden “sayısal arkeoloji” olarak adlandırılmış durumdadır (Ross ve Gow, 1999).
Bu soruna karşı önerilen çözümlerin başında, mümkün olabilen her tür dosyayı, daha uygun başka bir formata aktarmak gelmektedir. Bu işleme “göç” (migration) denmektedir (Wheatley, 2001). Kabul gören en yaygın format, taşınabilir dosya formatıdır (PDF-A). Önceleri fiili ( de facto ) endüstri standardı olarak kabul edilen bu eğilim, artık bir ISO standardı olarak da kabul görmüş durumdadır (International, 2005; 2001-2003). Ancak, bu tür bir göç işleminde, fonksiyonlar, süreçler ve kullanımların kontrolü üzerine kurulu olanlar dışında, orijinallik tespiti için kullanılan pek çok yöntem sıfırlanmış olmaktadır.
Dahası, etkileşimli uygulamalarda bunu yapmak doğal olarak mümkün değildir. Bu tür belgeler için iki seçenek vardır: Birincisi teknoloji müzesi kurmaktır—ki o kadar eski sistemleri çalışır durumda tutmanın maliyeti inanılmaz boyutlara ulaşmaktadır (Rothenberg, 1998). İkincisi ise emülatörlerdir (Granger, 2000). Kişisel bilgisayarların erken dönemlerinde İngiltere'de BBC marka bilgisayarlar üzerinde geliştirilen Domesday Project adlı bir coğrafi bilgi sistemi, bu yöntemle kurtarılan ilginç örnekler arasında sayılmaktadır (Darlington, Finney ve Pearce, 2003).
Elektronik ortamdaki hayati evrakların yönetiminde (vital records management) özel bir yeri olan güvenlik nüshalarının saklanması için düşünülebilecek alternatiflerin başında ise LOCKSS (Lots of Copies Keep Stuff Safe) teknolojisi gelmektedir (Reich ve Rosenthall, 2001).
Evrak İşletmecilerine Yeni Roller
Yukarıda, yazının başında, bilginin inanılmaz bir hızla eskidiğinden, bu nedenle zamansal ömrünün giderek kısaldığından ve, örneğin, kişilerle ilgili bilginin bozulma hızının ayda %3 gibi inanılmaz bir seviyede seyrettiğinden bahsetmiştik. Böylesi bir ortamda, bilgi kalitesini koruyabilmek için düzenli ve sistemli olarak veri temizliği (data cleansing) yapmak kaçınılmaz bir zorunluluktur. Geleneksel olarak, kullanım ömrü dolmuş bilginin sistemli bir şekilde ayıklanıp imha edilmesinden sorumlu evrak işletmecilerinin, gelecekte bu türden veri temizliği görevlerini de üstlenmeleri hiç uzak bir ihtimal gibi görünmemektedir.
Sonuç
Her yıl Amerikan Kongre Kütüphanesini 37.000 kere dolduracak kadar özgün bilginin üretildiği ve bunun %92'sinin elektronik formatta olduğu bir ortamda, enformasyon çalışanları ileri teknolojiyle son derece iyi donanmış olmak zorundadır. Bu durumda, bu konuda uzman yetiştiren kurumların verdiği eğitimin de Benjamin Haspel'in deyimiyle “arşiv mühendisleri” (Haspel, 1998), ya da daha genel bir ifadeyle enformasyon mühendisleri yetiştirmeye yönelik olması gerekmektedir. Aksi takdirde arşivcilerin ve kütüphanecilerin, “tozlu malzeme yığınları arasında çalışan bir kısım yaşlı ve garip insanlar” şeklindeki imajı gerçekliğe dönüşecektir. Hatta bunun daha şimdiden gerçekleştiğini söylemek mümkündür. ABD’de 2004 yılında yapılan kapsamlı bir alan araştırmasına göre, mevcut arşiv çalışanlarının %60'tan fazlası 45 yaşın üzerindedir (Walch ve Yakel, 2006, s. 21).
Arşivlerin ve kütüphanelerin geleneksel ihtiyaçlarına yönelik (eski usul) eleman yetiştirme ihtiyacının bir süre daha devam etmesi gerektiği açıktır. Ancak, geleceğin enformasyon çalışanlarını şimdiden yetiştirmeye başlamadığımız takdirde, sayısal uçurumun (digital divide) dibinden kurtulmamız ve işin yeni teknoloji ile ilgili boyutlarını enformasyon teknolojisi uzmanlarının elinden almamız mümkün olmayacaktır. Bu durumda başka alanların güdümüne girmemiz kaçınılmaz olacak ve örneğin arşivcilik mesleğinin ilk doğduğu dönemlerde yaşanan mesleki “bağımsızlık savaşları”nı bir kez daha vermemiz gerekecek demektir. Bu nedenle geleceğin enformasyon çalışanlarına kazandırmamız gereken mesleki beceriler arasında, geleneksel arşivcilik ve kütüphanecilik becerileri yanında, hatta onlardan daha çok, teknik becerilerin yer alması gerekecektir.
Bu noktada sorulması gereken can alıcı soru, eğitimde teknoloji ağırlığının ne oranda olması gerektiğidir. Hiç kuşkusuz bu soruya verilecek cevap her geçen gün değişecektir.
Bir sonraki adımda sorulması gereken soru ise daha can alıcıdır: Geleceğin enformasyon çalışanlarını yetiştirme yöntemimiz, şimdiki gibi enformasyon bilimleri alanında yoğunlaşan okulların müfredatına teknik konuları eklemek suretiyle mi olmalıdır, yoksa enformasyon teknolojileri üzerine yoğunlaşan mühendislik okullarının müfredatına arşivcilik ve kütüphaneciliğin geleneksel mesleki bilgilerini ekleyerek oluşturulacak bir enformasyon mühendisliği bölümü yaratmak suretiyle mi olmalıdır? Amerikan Arşivciler Cemiyeti'nin 2004 yılında arşivcilik eğitimi üzerine düzenlediği konferansta verilen ve 2006 yılında Archival Science dergisinde yayınlanan bildirilere bakılırsa, gerek eğitim gerekse araştırma açısından, arşivcilik okullarında bu konuda katedilen mesafe pek de iç açıcı değildir (Eastwood, 2006; Tibbo, 2006; Uhde, 2006; Cox, 2006). İkinci seçenek pek çoğumuza ilk bakışta aykırı gelse de, enformasyon teknolojileriyle ilgili konularda verilecek eğitimlerin işin uzmanlarına bırakıldığı bir ortam, enformasyon bilimleri alanında çalışan akademisyenlerin, kendi alanlarıyla ilgili kavramsal çalışmalara dayalı araştırmalara yoğunlaşabilmesini mümkün kılma potansiyeline sahiptir.
Bu konularda bir an önce ciddi olarak düşünmeye başlamamızda ve hızlı bir şekilde harekete geçmemizde fayda vardır. Aksi takdirde çok geç olabilir.
Teşekkür
Bu metnin hazırlanmasındaki değerli görüş ve katkıları için Prof. Dr. Yaşar Tonta'ya şükranlarımı sunarım.
Kaynakça
Go to page: Introduction | Contact | Education | Employment | Projects | Books | Articles | Papers | Interests | MWArticles | Hobbies | Miscellaneous | Photos
In Narratus Vitae, Go to page: Introduction | Archives | Records Management | Business Management | Computers | Research | Publishing | Teaching | History | Public Relations | Medicine | Hobbies | Disaster Preparedness |