Prof.Dr. Nilüfer Tuncer Armağanı.
Haz. Mehmet Emin Küçük. Ankara: Türk Kütüphaneciler Derneği, 2005: 78-100.
Elektronik Ortamdaki Bilginin Arşivlenmesi
Bekir Kemal Ataman
Marmara Üniversitesi
Fen-Edebiyat Fakültesi
Belge-Bilgi Yönetimi Bölümü
Bilgisayarların
belge ve bilgi üretiminde son derece yaygın olarak kullanılması, belge ve bilgi
üretim sürecini son derece hızlandırmıştır. Bunun sonucunda ortaya çıkan bilgi
miktarı devasa boyutlara eriştiği için kontrol edilip işlenmesi giderek
imkansız hale gelmeye başlamıştır. Enformasyon çağının; bilgiyi, kendimizi,
işimizi ve iş ortamımızı anlamak için bir araç olarak kullanmaya çalışmak
yerine, bilginin kendisine tapınmaya başladığımız bir dönem olduğu öne
sürülmüştür. Bu nedenle içinde yaşadığımız dönemi tanımlamak için "Enformasyon
Çağı" yerine "Enfomani" (bilgi çılgınlığı) teriminin daha uygun düşeceği ifade
edilmiştir.
[1]Böylesi
bir ortamda bilgisayarlar, bürolardaki başlıca belge ve bilgi üretim aracı
haline dönüşmüştür. Bu şekilde yaratılan dokümanların bir kısmı kağıt veya
benzeri dayanıklı ortamlara aktarılmaktadır. Ancak, giderek artan oranlarda
belge ve bilginin dayanıklı ortamlara aktarılmasının mümkün olmadığı
gözlenmektedir. Bunlar arasında, çokluortam dokümanları, veritabanları,
hücreleri içinde formül içeren hesap tablosu belgeleri, link içeren web
sayfaları vb. başı çekmektedir. Bu türden belgeler, varlıklarını yalnız
elektronik bir biçim altında sürdürmektedir.
Herhangi
bir belge veya bilgiyi saklamaktaki temel amacımız, ileride bu belge ya da
bilgiyi yeniden kullanabilmektir. Kağıt veya benzeri dayanıklı bir taşıyıcı
üzerindeki bir bilginin uzun seneler boyunca saklanması hepimizin aşina olduğu
bir kavramdır. Ancak, elektronik ortamda bulunan bir belge ya da bilginin
saklanması dendiğinde insanların aklına gelen süre bir kaç aydan, çok çok iki
üç seneden uzağa gitmemektedir. Oysa elektronik ortamdaki bir kısım bilgilerin
de 50 sene, 100 sene gibi uzun sürelerle, hatta sonsuza kadar saklanmasına
ihtiyaç duyulabilmektedir. Dolayısıyla burada sözünü ettiğimiz "arşivleme"
kavramı, herşeyin başında süre olarak "yedekleme" kavramının çok ötesine
geçmektedir. Bunu elektronik ortamda yapabilmek ise, geleneksel ortamlarda
yapmaya alışık olduğumuz kadar kolay değildir.
Elektronik
evrakların işlenmesi ve saklanması pek çok sorunu da beraberinde getirmiştir.
Bu sorunların bir kısmının kesin çözümü ise henüz bulunamamıştır. Bu yazıda,
elektronik ortamda yaratılan ve saklanan evrakların erişilebilirliği, işlenmesi
ve saklanması ile ilgili sorunlar ve önerilen çözüm yolları ele alınacaktır.
Geleneksel
Ortamlar ile Farklılıklar
Geleneksel
ortamlar ile elektronik ortamdaki evrakların arşivlenmesi arasındaki
farklılıklara bakıldığında dört ana unsur göze çarpmaktadır. Bunların ilki,
geleneksel arşivlemede bilgi taşıyıcı ortamın korunma altına alınmasına
karşılık, elektronik arşivlemede anlam ve güvenilirliğin ön plana çıkmasıdır.
[2]
İkinci büyük farklılık, geleneksel arşivlemede fiziki nesnenin kontrol altına
alınmasına karşılık, elektronik arşivlemede fonksiyonlar, süreçler ve
kullanımların kontrol edilmesidir.
[3]
Üçüncü fark, geleneksel arşivlemede provenans, yani belgeyi yaratan birimin bir
tane olmasına karşılık, elektronik dokümanlarda birden fazla olabilmesidir.
Dördüncü farklılık ise, geleneksel arşivlemede retrospektif, yani evrak
yaratılıp arşive devredildikten sonra üzerinde çalışılmaya başlanmasına
karşılık, elektronik arşivlemede proaktif, yani evrak arşive devredilmezden
hatta belki yaratılmazdan önce müdahale edilmesine duyulan ihtiyaçtır.
Bu
farklılıklardan ilkinin kendisini ortaya koyduğu başlıca sorun teknolojinin
değişimine paralel olarak görülen sistem eskimesidir. İkinci farklılık
kendisini yasal delil olabilme vasfı ve orijinalliğin korunabilmesinde
karşılaşılan sorunlarla ortaya çıkarmaktadır. Üçüncü farklılık araştırma
araçlarının hazırlanışı sırasında profesyonel arşivcilerin karşılaştığı bir
kısım sorunlara yol açmaktadır. Bu nedenle burada ayrıca ele alınmayacaktır.
Son farklılık ise bu yazının yazılmasına sebep olan başlıca faktördür ve ilk
iki farklılığın yol açtığı sorunların ayrıntılı olarak ele alınmasını
gerektirmektedir.
BİRİNCİ
BÜYÜK SORUN: SİSTEM ESKİMESİ (OBSOLESCENCE)
Elektronik
evrakların arşivlenmesinde altı temel bileşenin bozulmadan ve değişime
uğramadan korunarak sonraki kuşaklara aktarılabilmesi hedeflenir: İçerik, yapı,
bağlam, sunum, davranış ve fonksiyonellik. Buradaki amaç, elektronik evraklar
yaratıldıktan çok sonra dahi aynı içeriğin aynı yapı içinde, hangi bağlamda
yaratıldığı bilinerek, aynı şekilde görüntülenebilmesi, interaktif unsurların
aynı şekilde davranması ve nihayetinde evrakların insanlara aynı fonksiyonları
sunabilmesidir. Bunların sağlanabilmesinin önündeki en büyük engel,
teknolojideki değişimlere paralel olarak görülen sistem eskimesi (obsolescence)
sonucu ortaya çıkan sorunlardır.
İlk
kurban: Taşıyıcı ortam ve sürücüleri
Sistem
eskimesinin ilk kurbanı taşıyıcı ortamın kendisidir. Örneğin disketlerin ve
sürücü mekanizmalarının geçirdiği 8 inch, 5 1/4 inch, 3.5 inch evreleri ve
nihayetinde tamamen ortadan kalkması (ya da kalkmaya aday olması) yaşı kırkın
üzerinde olan pek çoğumuzun bizzat yaşadığı bir süreçtir. Manyetik ortamın
diğer uzun vadeli saklama araçlarından kaset, kartuş, makara bant gibi
seçenekleri kullananlar sayıca daha azdır. Optik ortam örneklerinden 12 inch
diskleri kullanan insanların sayısı da çok sınırlıdır. Buna karşın, bugünün
bilgisayar okur-yazar gençlerinin büyük çoğunluğu CD'lerle ve DVD'lerle
tanışmıştır.
Kaba
bir gözlemle burada saydığımız taşıyıcıların ortalama popüler ömrünün beşer
sene olduğunu söylemek yanlış olmaz sanırım. Bu durumda CD'lerin yavaş yavaş
piyasadan çekilerek yerini DVD'lere bırakmasını, onların da tahtını beş sene
sonra daha başka bir ortama devretmesini beklemek hayal olmayacaktır.
Popüler
olup olmamasına bakmaksızın bu ortamlardan herhangi birisi üzerinde kayıtlı
bilgiyi, inat edip olduğu gibi (ve tabii sürücüleriyle beraber) saklamaya
çalıştığımızda ise başka sorunlarla karşılaşmayı göze alıyoruz demektir.
Herşeyin başında, manyetik taşıyıcı ortamları her türlü manyetik alandan
korumak gerekecektir. Bunlar ise hiç beklemediğimiz şekillerde karşımıza
çıkabilir: Bir hoparlör, bir elektrik motoru, ya da eski tip çevirmeli bir
telefonun elektromıknatıs tekniğiyle çalışan zili. İster manyetik isterse optik
temelli olsun, her tür taşıyıcıyı bekleyen başka tehlikeler de olacaktır:
Havadaki yüksek nem, yüksek sıcaklığa sahip koşullarda saklama, afetler
(örneğin yıldırım düşmesi), fazla kullanıma bağlı aşınma ve eskimeler, ve tabii
imalat hataları.
CD
ve DVD'lerin dayanıklı olduğunu sananlar, örneğin yüksek sıcaklık ve nem
oranlarının bu tür ortam üzerindeki etkilerini kestiremeyebilirler. Hatta bu
insanlara, bu tür taşıyıcılara musallat olan bir mantar türü olduğunu
[4]
söylemek bile belki yeterli olmayabilir. Bu durumda yapılabilecek en akıllıca
öneri, deneme amacıyla yazılabilir bir CD üzerine bir miktar bilgi
kaydetmelerini, bu CD'yi bir yaz günü bir arabanın ön veya arka camının içinde
bırakmalarını ve iki saat sonra alıp okutmaya çalışmalarını söylemek olacaktır.
DVD'lerin CD'lerden daha hassas olduğunu hatırlatmaya ise sanırım gerek
olmayacaktır.
Bilgiyi,
Norsam Technologies'in Rosetta'sında
[5]
olduğu gibi, bir iyon ışını ile dayanıklı metaller üzerine ve optik olarak
kaydetmek gibi uzun soluklu çözüm alternatifleri de üretilmiştir. Ancak,
bunların aşırı yüksek maliyetleri yaygın olarak kullanılmalarını
engellemektedir.
Bundan
bir kaç sene önceki
Byte
Türkiye
sayılarının birisinin kapak konusu "Bayatlayan PC'ler" idi. Bu konuyla ilgili
yazılan yazılarda, bir PC'ye ortalama iki sene ömür biçilmekteydi.
İşlemcilerdeki bunca hızlı değişime karşın geriye dönük uyumluluk (en azından
büyük ölçüde) korunmaktadır. Bu da sistem eksimesi sorununu bir nebze olsun
hafifletmektedir. Ancak, 8 bitten 16 bite, 16 bitten 32 bite, 32 bitten 64 bit
işlemcilere geçiş gibi radikal değişimlerin yaşandığı dönemlerde uyum
sorunlarıyla karşılaşılması kaçınılmaz hale gelebilmektedir.
Aynı
şekilde video görüntü teknolojisinde yaşanan değişimler, elektronik evrakların
arşivlenmesindeki altı temel bileşenden birisi olan "sunum"da farklılıklar
yaratabilmektedir.
Üçüncü
kurban: İşletim sistemi
Donanımla
beraber işletim sisteminde de bir takım değişiklikler meydana gelmektedir. Bu
değişiklikler sırasında, uygulamaların aynı şekilde çalışabilmesi veya aynı
veri işleme rutinlerine (örneğin alt-rutinlere, sistem kütüphanelerine, vs.)
ulaşabilmesi mümkün olmayabilmektedir. Bu durumda, elektronik evrakların
arşivlenmesi sırasında değişmeden korunması gereken altı temel bileşenden
"davranış" ve "fonksiyonellik" de aynı kalamamaktadır.
Dördüncü
kurban: Uygulama programı
Yazılım
üreten firmalar, ürünlerine sürekli olarak yeni fonksiyonlar eklemekte,
hazırladıkları yazılımları geliştirip güncellemektedir. Rekabet koşulları ve
pazarın baskısı bu tür değişiklikleri zorunlu hale getirmiştir. Yine aynı
faktörler, üretilen her ürünün geriye doğru uyumlu olmasını zorunlu kılmıştır.
Bu uyumluluk en azından kendinden önceki sürümlerle yaratılan belgeleri açıp
kullanabilmek düzeyindedir. Ancak bu değişim, süreci kimi zaman bazı
dokümanların "yapı" ve "sunum"larında değişimlere yol açabilmektedir.
Beşinci
kurban: Data formatı
İkili
kodu kayıtlı bulunduğu ortam üzerinden okumak pek çok durumda mümkün
olabilmektedir. Ancak bu, kimi zaman verileri anlaşılır kılmaya yetmemektedir.
Çünkü pek çok yazılım, uygulamaya özel veri kodlama yöntemleri kullanmaktadır.
Sözkonusu yazılım, yukarıdaki sebeplerden herhangi birisi nedeniyle artık
kullanılamadığı takdirde, bu uygulama tarafından yaratılmış veriler de
anlaşılamaz hale gelmektedir.
Hele
ki verilerin şifrelendiği veya yaygın olmayan bir algoritma ile sıkıştırıldığı
durumlarda, sorun iyice içinden çıkılmaz bir hal alabilmektedir.
[6]Güncelliğini
koruyan uygulama programlarında ise, piyasadaki yüzlerce programın kullandığı
farklı formatların takibi dahi ciddi bir sorun olarak karşımıza çıkmaktadır.
Bunlara, her programın zaman içinde geçirdiği format değişimleri eklendiğinde
sorunun boyutları daha da büyümektedir.
[7]
Bu nedenle, sırf data formatlarının takibi için oluşturulmuş özel bir veri
tabanı mevcuttur.
[8]Son
kurban: Dokümantasyon
Yukarıdaki
faktörler içinde, taşıyıcı ortam dışındaki tümümün kullanıcı açısından ortak
özelliği dokümantasyona duydukları ihtiyaçtır. Eski bir donanımın, işletim
sisteminin, uygulamanın ya da şifreleme veya sıkıştırma algoritmasının nasıl
çalıştığı bilinmeden, yeniden kullanılabilmesi çoğu zaman imkansızdır. Bu
nedenle teknolojik değişimin her aşamasında, eskiyen sistemin nasıl
çalıştırılacağı ve kullanılacağı hakkında bilgi veren kullanım kılavuzları ve
benzeri dokümantasyonun saklanması özel bir önem arzeder. Bunun için özel bir
çaba gösterilmediği takdirde, eskiyen sistemle yaratılmış dokümanlara orijinal
halleriyle ulaşmak bir daha mümkün olamayabilir.
Birinci
çözüm önerisi: Teknoloji müzesi
Sistem
eskimesi sorununa önerilebilecek ilk çözüm hiç kuşkusuz bir teknolojisi müzesi
kurulmasıdır. Nitekim böylesi bir işe soyunan hatta bu işten para kazanmayı
hedefleyenler dahi vardır.
[9]
Ancak, bugüne dek üretilmiş bütün bilgisayar donanım, işletim sistemi ve
uygulama programları ile bunların dokümantasyonunu bir araya toplamak, hele ki
bunları her daim çalışır durumda tutabilmek, tahmin edilebileceği üzere pek
kolay bir iş değildir. Böylesi bir işin maliyeti ise astronomik rakamlara
ulaşacaktır. Dolayısıyla, elektronik belge ve bilgilerin arşivlenmesine
soyunacak her kurumda, bu türden bir çözüme yönelmek imkansızdır.
Ancak,
sistem eskimesine uğramış taşıyıcılar üzerindeki verilerin kurtarılabilmesi ve
aşağıda önerilecek çözümlerden emülatörlerin test edilebilmesi için, teknoloji
müzesi unsurlarına kaçınılmaz olarak ihtiyaç duyulacaktır.
İkinci
çözüm önerisi: Göç (Migration)
Sistem
eskimesi sorununa önerilen çözümler içinde en yaygın kabul göreni, belge ve
bilgilerin bir başka formata aktarılarak "göç" ettirilmesidir.
Burada
ilk akla gelen yöntem, elektronik ortamda mevcut malzemenin düzenli olarak
başka bir taşıyıcı ortama kopyalanmasıdır. Böylece malzeme, ortamın kendisinde
meydana gelebilecek bozulmalara karşı korunmuş olacaktır. Bu aktarmalar
sırasında, daha yeni teknoloji ürünü olan popüler ortamın tercih edilmesi
önerilmektedir. Böylece, taşıyıcı ortam ve sürücülerinde meydana gelen sistem
eskimesi sorunlarına karşı da bir önlem alınmış olacaktır. Ancak, bu tür ortam
değişimleri, kavram olarak aşağıda ele alınacak format dönüşümlerinden
farklıdır. Bu nedenle, "göç" yerine "yenileme" (refreshing) olarak
adlandırılmaktadır.
Göç
dendiğinde ise, elektronik evrakların arşivleme sırasında korunması gereken,
içerik, yapı, bağlam, sunum, davranış ve fonksiyonellik bileşenlerinde herhangi
bir bozulma ya da kayba uğramadan farklı bir formata dönüştürülerek koruma
altında tutulması kastedilmektedir.
Bu
noktada, hemen hepimizin günlük iş akışı sırasında doğal olarak uyguladığımız
bir göç stratejisi vardır. Pek çoğumuz bunun belki de farkında dahi değilizdir.
Bu strateji, kullanmakta olduğumuz uygulama programının yeni bir sürümüne terfi
ettiğimizde, eski dokümanlarımızı aynı uygulamanın yeni sürümü ile açmak;
üzerinde herhangi bir değişiklik yaptığımızda ise yeni sürümün data formatı ile
kaydetmektir. Bunu mümkün kılan şey, uygulama geliştiricilerin pazarın baskısı
nedeniyle, yarattıkları her sürümü bir öncekiyle uyumlu kılmalarıdır. Böylece
müşterilerin eski datalarını yeniden kullanabilmelerini mümkün kılacak
önlemleri baştan almaktadırlar.
Ancak,
burada iki potansiyel sorun zaman zaman kendisini göstermektedir. Bunların
ilki, bu tür dönüşümlerin sonunda ortaya çıkan dokümanların her zaman bir
öncekiyle bire bir aynı olmamasıdır. Bu durumda, elektronik evrakların
arşivlenmesindeki altı temel bileşenden bir ya da bir kaçında küçük de olsa bir
kısım değişimler ortaya çıkabilmektedir. İkinci potansiyel sorun dokümanı
yaratan uygulama programı piyasadan kalktığında yaşanmaktadır. Bu durumda ise,
yukarıda listelenen sistem eskimesi sorunlarını bu yöntemle aşmak mümkün
olamamaktadır.
Pek
çoğumuzun zaman zaman başvurduğu bir başka göç stratejisi daha vardır: Eski bir
yazılımın formatında kaydedilmiş bir dokümanı şu an kullandığımız bir başka
yazılımın formatına dönüştürmek. Bunu mümkün kılan şey, günümüzde kullanılan
uygulama programlarının başka formatlarda kaydedilmiş belgeleri açıp
kullanabilmesine (ya da bu formatlarda veri kaydetmesine) imkan tanıyan
filtrelerdir. Ancak burada da ortaya çıkan dokümanlar her zaman bir öncekiyle
aynı sunum ya da davranışı sergileyememektedir.
Göç
kavramının en yaygın kabul gören şekli, elektronik evrakların yaygın bir
standart formata dönüştürülmesidir.
[10]
Bunların en yaygın olanları, görüntü dosyaları için TIFF, yazılı dokümanlar
için PDF'tir. Ses ve hareketli görüntü dosyaları için henüz yaygın olarak kabul
gören standart bir format üzerinde fikir birliği oluşmamıştır (daha çok analog
kayıtların saklanması tercih edilmektedir). PDF normalde markaya özel bir
formattır. Ancak, Adobe firması PDF ile ilgili spesifikasyonları açıklamıştır.
Dolayısıyla, Adobe ileride PDF kullanımını sınırlayacak olsa dahi PDF
formatında kaydedilmiş dokümanları başka formatlara dönüştürmek her zaman
mümkün olabilecektir. Bu gelişmelere paralel olarak PDF formatında dosya
kaydedebilen yazılım sayısında da hızlı artışlar meydana gelmiştir. Hatta
MacOS'un X versiyonlarından itibaren PDF, işletim sisteminin içine entegre
edilmiştir. Bu nedenle, bu alanda başı çeken Avustralya ve Hollanda milli
arşivlerinde, göç için temel dönüşüm formatı olarak PDF seçilmiştir. Halen
hazırlanma aşamasında olan ISO 19005
[11]
standardı ile, PDF'in uluslararası bir doküman saklama standardına dönüşmesi
beklenmektedir.
Ancak
bu kez de Türkçe belgelere has bir kısım özel sorunlar karşımıza çıkmaktadır.
Adobe Acrobat, 4.0 sürümünden itibaren Türkçe desteği vermektedir. Ancak,
Türkçe karakter kodlama tablolarındaki değişimler ve standart yokluğundan
kaynaklanan uyum ve dönüşüm sorunları, bu ürünü de etkilemiştir. Türkçe
karakterlerle ilgili sorunların tamamen çözülebilmesi ise Acrobat'ın ancak 6.0
sürümüyle birlikte mümkün olabilmiştir.
Şu
an bulunduğumuz noktada, bundan sonra yaratacağımız belgelerin standart bir
formatta kaydedilip saklanması ve gelecekte sorunsuz bir şekilde
kullanılabilmesi (en azından teorik olarak) mümkün görünmektedir. Ancak
geçmişte yaratılan bilgi ve belgelerin sağlıklı bir şekilde standart formatlara
dönüştürülebilmesi için ciddi bir kısım araştırmalar yürütülmek zorundadır.
Çünkü Türkçe karakter kodlama tablolarının geçmişi karmaşıktır.
Yaygın
bir rivayete göre Uluslararası Standartlar Örgütü (ISO) Latin-1 standardını
belirlerken, Türk Standartlar Enstitüsü'nün görevlileri toplantıya
katılmamışlardır. Bu nedenle Türkçe, ancak Latin-5 kodlama tablosunda yer
bulabilmiştir. Aradan geçen süre zarfında her platform kendi Türkçe kodlama
standardını geliştirmiş, hatta zaman içinde bunları da değiştirmiştir. Bu
nedenle platformlar arası belge ve bilgi alışverişlerinde Türkçe karakterlerle
ilgili pek çok sorun yaşanmıştır. Bu sorunların küçük bir kısmı halen de devam
etmektedir. Dahası, platformların kendi içlerindeki standart değişiklikleri
nedeniyle, işletim sisteminin eski bir takım sürümlerinde yaratılan belgeleri,
yeni sürümde açtığımızda Türkçe karakterler bozulabilmektedir. Bu nedenle, her
platform için Türkçe karakter kodlama tablolarının geçirdiği evrelerin,
bunların birbirine dönüşümünde karşılaşılan sorunların ve bu sorunların
platformlararası belge ve bilgi alışverişine yansımalarının araştırılmasına
ihtiyaç vardır. Bunlar sağlıklı bir şekilde ortaya konabildiğinde, ikinci bir
büyük araştırma yapılması gerekecektir. Bu araştırmada ise, her bir uygulama
yazılımı ve sürümü (en azından yaygın olarak kullanılanları) ile yaratılan
belgelerin, herhangi bir kayba uğramadan standart saklama formatına
aktarılabilmesi için izlenmesi gereken dönüşüm yol haritalarının çıkarılması
gerekmektedir.
Üçüncü
çözüm önerisi: XML
Sistem
eskimesi sorununa çözüm olarak önerilen yöntemlerden bir diğeri, dokümanların
XML ile zarflanmasıdır. Oldukça yeni bir fikir olmasına karşın şimdiden pek çok
taraftarı vardır. Özellikle elektronik doküman üzerindeki metinsel bilginin
korunmasının önem kazandığı durumlarda XML kullanımının savunucuları artmaktadır.
[12]
Örneğin elektronik postaların veya veri tabanlarının arşivlenmesi sözkonusu
olduğunda, XML kullanımı neredeyse tek çözüm yöntemi olarak ön plana
çıkmaktadır. Bu alanlardaki uygulamaların ayrıntıları, bu yazının son bölümünde
ayrıca ele alınacaktır.
Ancak
bir çözüm yöntemi olarak XML de sorunsuz değildir. Herşeyin başında XML,
karakter kodlama şekli olarak Unicode kullanır. Dolayısıyla Unicode öncesi
sistemlerde uygulanması problemli olacaktır. Bu tür platformlarda yaratılmış
dokümanların arşivlenmesinde bunların öncelikle daha uygun bir zemine göç
ettirilmesi, ve ancak ondan sonra XML ile zarflanması gibi ara çözümlere
başvurmak gerekebilecektir.
Dördüncü
çözüm önerisi: Emülasyon
En
yaygın kabul gören çözüm alternatifinin göç olduğuna yukarıda değinmiştik.
Ancak göç kavramına şiddetle karşı çıkanlar da vardır. Bunlar bir koruma
stratejisi olarak göçün pek çok dezavantajı olduğunu öne sürmektedirler. Bu
dezavantajlar arasında sıraladıkları unsurlar ise, göçün son derece emek yoğun
olması, bir o kadar zaman alıcı olması, bu nedenlerle maliyetinin yüksek
olması, hatalara açık olması, kayıp veya bozulmuş bilgiye yol açabileceği için
riskli olması, ölçeklenebilir olmaması ve her yeni data formatı için yeni
çözümlere ihtiyaç duymasıdır.
[13]Bu
görüşe sahip olan insanların sistem eskimesi sorununa çözüm olarak önerdikleri
yöntem, emülator kullanımıdır. Böylece hem elektronik dokümanların orijinal
görüntü ve duygusuna ulaşmak hem de interaktif nesneleri ve programları
çalıştırmak mümkün olabilecektir. Bu tür nesneleri ve programları orijinal
halleriyle korumanın başkaca bir yolu yoktur.
[14]
Emülasyonun
bir kaç farklı katmanda uygulanması mümkündür: Donanım emülasyonu, PC BIOS
emülasyonu, işletim sistemi API (uygulama programlama arayüzü) emülasyonu,
uygulamaların emülasyonu. Günümüzde bu tür emülatörlerin son derece başarılı
örnekleri mevcuttur.
Donanım
ve PC BIOS emülatörlerinin en başarılı örneklerinden ikisi Macintosh üzerinde
çalışan SoftWindows ve Virtual PC adlı uygulamalardır. WinTel platformu için
yazılmış son derece başarılı Amiga emülatörlerinin varlığı da bilinmektedir. Bu
tür emülatörler kullanıldığında, hem işletim sistemini, hem ilgili uygulamayı
hem de verileri koruyup yeni ortamlara göç ettirmek gerekecektir. Tabii her
biri ile ilgili dokümantasyonun saklanmasını da unutmamak gerekir.
İşletim
sistemi API emülatörlerinin en başarılı örneklerinden birisi ise Linux üzerinde
Windows emülasyonu yapan WINE uygulamasıdır. Bu tür emülatörlerde ise uygulama
ve verileri koruyup yeni ortamlara göç ettirmek yeterli olacaktır. Tabii yine
ilgili dokümantasyonun saklanmasını da unutmadan.
Uygulama
emülatörü kapsamında değerlendirilebilecek örnekler arasında ise, belirli data
formatlarında kaydedilmiş dokümanların içeriğini yaratıcı uygulama olmadan
görüntüleyebilmeye imkan veren görüntüleyici (viewer) uygulamalar sayılabilir.
Bu tür programların en yaygınları arasında, PDF ve MS Word dokümanlarını
görüntülemeyi sağlayan programlar ilk akla gelenlerdir. Bu tür bir emülatör
kullanıldığında ise yalnız verileri koruyup yeni ortamlara göç ettirmek yeterli
olacaktır. Data formatına ilişkin dokümantasyonun saklanması da unutulmamalıdır.
Ancak
şu da bir gerçek ki emülatörlerin kendileri de bir süre sonra yukarıda
anlatılan sistem eskimesi sorunu ile karşı karşıya kalacaklardır. Dolayısıyla
emülatörün kendisini de koruma altına almak gerekecektir. Bunu yaparken ise
emülatörün hem yazılım halini, hem kaynak kodunu hem de ilgili itüm
dokümantasyonunu koruyup hepsini beraber yeni ortamlara göç ettirmek
gerekecektir. Dikkat ederseniz burada, ilgili dokümantasyonun da göç
ettirilmesinden söz ettik. Bu ayrıntı çok önemli, çünkü artık hemen hiç bir
yazılım üreticisi ürün dokümantasyonunu kağıt üzerinde sunmuyor. Son
senelerdeki eğilim tüm dokümantasyonu ya (yardım dosyası veya başka biçimler
altında) uygulamanın içine gömmek ya da PDF veya HTML formatında vermek.
Sistem
eskimesi sorununa bir çözüm olarak emülasyon, sunduğu bariz avantajlara karşın
bir kısım dezavantajları da beraberinde getirmektedir. Bunların başında, bir
emülatör yazmanın astronomik maliyeti gelir. İkinci büyük sorun fikri mülkiyet
hakları (telif hakları) alanında yarattığı sorunlardır. Emülatörlerin yarattığı
üçüncü büyük sorun ise (özellikle PC BIOS emülatörlerinde) çevre birimleri ile
olan uyum problemleridir. Bütün bunların üzerine, emülasyonun devamlılığı için
açık standartlar ve spesifikasyonlara olan bağımlılığını eklemek gerekecektir.
Görüldüğü
üzere, sistem eskimesi sorununa çözüm olarak önerilen her yöntemin bir kısım
avantajları ve dezavantajları vardır. Bu nedenle bunların birini ya da diğerini
seçmek oldukça zor görünmektedir. "İdeal çözüm nedir?" sorusunun cevabı ise,
pek çok başka durumda olduğu gibi belirsizdir: "Ne işe kullanacağınıza bağlı!"
İnteraktif
dokümanlar ve programların arşivlenmesi için tek çözüm emülatör kullanımıdır.
Ancak bunun maliyeti aşırı derecede yüksektir. Dolayısıyla öncelikle sorulması
gereken soru şudur: "Bu dokümana ya da programa bundan 50 ya da 100 sene sonra
ihtiyaç olacak mı?"
Elektronik
postaların ya da veritabanlarının arşivlenmesi için en ideal çözüm XML olarak
görünmektedir. XML, temelinde metin tabanlı olduğu için uzun süreli saklanması
görece daha kolay bir alternatiftir. Ancak, burada sözü edilen veri miktarları
devasa boyutlardadır. Buna, XML'in kendi kodlarının uzunluğunu da eklemek
gerekecektir. Yukarıdaki başlıklar altında ele alınan unsurlardan kolayca
anlaşılacağı üzere, elektronik arşivlemenin maliyet kalemleri içinde en küçük
kalem taşıyıcı ortamın maliyetidir. Dolayısıyla, burada da öncelikle sorulması
gereken soru yukarıdakine benzeyecektir: "Bu elektronik postaların ya da veri
tabanlarının hangilerini 50 ya da 100 sene sonra kullanmaya ihtiyaç olacak?"
Tek
tek dokümanların arşivlenmesinde standart bir formata yapılacak göç, en makul
çözüm görünmektedir. Ancak bugün bürolarda yaratılan bilgi ve belgelerin
inanılmaz boyutları göz önüne alındığında, aynı maliyet hesabını burada da
yapmak gerekecektir: Bunların hepsine 50 ya da 100 sene sonra ihtiyaç olacak mı?"
Hangi
tür belge için hangi çözüm yöntemi kullanılırsa kullanılsın, sürekli olarak
aynı sorunun sorulması tesadüf değildir. Çünkü arşivleme, bulabildiğiniz her
şeyi topyekün saklamak değildir. Tersine, yalnızca uzun vadede çok önemli
olacak bilgi ya da belgeleri daha kısa süreli olanlarından ayırıp koruma altına
almak, diğer herşeyi kullanım ömrü bittikten (ve varsa üzerinde yasayla
belirlenmiş zorunlu saklama süresi tamamlandıktan sonra) sistematik olarak imha
etmektir. Üniversitelerin arşivcilik (şimdiki adıyla belge-bilgi yönetimi)
bölümlerinde dört sene boyunca verilen eğitimlerde bu sistematiğin nasıl
kurulacağı öğretilmeye çalışılmaktadır.
İKİNCİ
BÜYÜK SORUN ORİJİNALLIK TESPİTİ
Geleneksel
ortamlardaki evraklar ile elektronik ortamdakiler arasındaki ikinci büyük
farklılık, kendisini yasal delil olabilme vasfı ve orijinalliğin
korunabilmesinde karşılaşılan sorunlarla ortaya çıkarmaktadır. Burada
orijinallik ile kasdettiğimiz kavram evrakların, bütünlüğü (integrity),
eksiksizliği, doğruluğu, geçerliliği, aslına sadık olması, belirli bir amaca
uygun olması, kullanılabilirliği, içeriğinin anlaşılabilir olması vasıflarının
ve evrağı yaratanın onaylanması anlamına gelmektedir.
[15]A.
GELENEKSEL EVRAKLARDA ORİJİNALLİK TESPİTİ
1.
İmza, damga, tuğra, mühür
Geleneksel
ortamlardaki evrakların yasal delil olarak kabulündeki temel kıstasların
başında orijinal olup olmadığı gelir. Bir belgenin orijinalliğini ispatlamak
için kullanılan en önemli ölçüt, evrağın geçerliliğini veya içeriğini onaylayan
mercinin kimliğine ilişkin unsurlardır. Bunlar da çoğu kez imza, damga, tuğra
veya mühür şeklinde kendini gösterirler.
2.
Güvenilir üçüncü parti saklayıcılar
Bir
belgenin orijinalliği ile ilgili herhangi bir şüphe duyulduğunda, orjinallik
tespiti için en sık başvurulan yöntem, güvenilir bir üçüncü parti saklayıcı
elinde mevcut bir başka nüsha ile kıyaslamaktır. Noterler bu tür güvenilir
üçüncü parti saklayıcıların başında gelir.
Eski
tarihli resmi evraklar için bu işlevi Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü yerine
getirir. Özel sektörde de benzer amaçlarla arşive başvurulmasını beklemek
yanlış olmayacaktır. Arşiv kurumu, evrağın orijinalliğinin tespitine esas
kıstasları oluşturabilmek için, provenans ilkesi adı verilen bir yöntem izler.
Bu yöntem, iki aşamadan oluşur. Birinci aşamada, evrağın kaynağı, yaratıcısı ve
yaratılma bağlamı (context) tespit edilerek kayda geçirilir. İkinci aşamada ise
evrağın herhangi bir bozulmaya uğramadan kesintisiz bir emanet zinciri (chain
of custody) altında tutulması garanti altına alınır.
3.
İç tutarlılık kontrolü
Orijinalliğinden
şüphe edilen belgenin, üçüncü parti saklayıcılar elinde mevcut bir nüshası
yoksa benzerleriyle kıyaslanır. Bu kıyaslamada, başka bir kısım faktörler
yoluyla belgenin kendi içinde tutarlı olup olmadığı araştırılarak orijinal olup
olmadığına karar verilir.
Bu
faktörlerden bir tanesi kaligrafi, yani yazı stilidir. Örneğin ülkemizdeki
resmi dairelerde bilgisayar kullanımı 1990'lı yılların sonuna doğru
yaygınlaşmaya başlamıştır. Dolayısıyla 1980'li yıllara veya daha öncesine ait
olduğu iddia edilen resmi bir evrak, bilgisayar çıktısı halinde hazırlanmışsa
orijinalliğine dair ciddi şüpheler uyandıracaktır. Aynı şekilde, ülkemizde
Latin harflerinin kabul edildiği 1928'den önceki bir tarihe ait olmasına karşın
Latin harfleriyle yazılmış bir belge; Osmanlı veya erken Cumhuriyet yıllarına
ait olmasına karşın daktilo ile yazılmış bir belge; veya tersine geç Cumhuriyet
dönemine ait olmasına karşın elle yazılmış bir belgenin orijinalliği de ciddi
olarak sorgulanacaktır. Bildiğimiz kadarıyla, Osmanlı döneminde bütün resmi
belgelerin elle yazılmış olmasının yanısıra, farklı devlet dairelerinde
kullanılan farklı yazı stilleri mevcuttur. Hatta bazen belge türüne özel yazı
stilleri kullanıldığı da görülür. Dolayısıyla belgenin içeriği ile taşıması
gereken kaligrafik özellikler birbirini tutmuyorsa hemen her zaman sahte
olduğuna hükmedilebilir.
Çok
kabaca, yazıda kullanılan üslup, dil ve sunum özelliklerinin bütünü olarak
nitelendirebileceğimiz diplomatik, bir belgenin orijinalliğinin tespitinde
kullanılan başlıca özellikler arasında yer alır. Örneğin, 1980 yılında
çıkarılan bir yönerge ile, resmi evrakların tümünün ya "arz ederim" ya "rica
ederim" ifadesi ile bitirilmesi öngörülmüştür. Bu yönergeye göre diğer tüm
bitiş ifadeleri kullanımdan kaldırılmıştır. Keza, Osmanlı döneminde yayımlanan
fermanların tümünün başlangıcında (dönemin özelliklerine göre değişen) bir dua
ifadesi ve belirli bir bitiş şekli vardır. Her dönemde yaratılan belgelerin
buna benzer standart bir takım diplomatik özellikleri vardır. Bu özelliklere
bariz şekilde aykırı düşen belgelerin orijinalliği şüphe uyandıracaktır.
Geleneksel
ortamdaki belgelerin orijinalliğinin tespitinde kullanılan bir başka kıstas
taşıyıcı ortamın fiziksel yapısıdır. Yazılı dokümanlar için bu amaçla kağıt ve
mürekkebin kimyasal ve fiziksel yapısına bakılır. Örneğin Osmanlı döneminde
kullanılan kağıdın yüzeyinde, aharlama adı verilen bir teknikle yapılmış ve
bileşiminde yumurta akı içeren bir tabaka vardır. Kullanılan mürekkep ise
kandil isinden imal edilir. Camilerdeki kubbelerin etrafında, bu amaçla özel
olarak imal edilmiş bulunan is odaları vardır. Camilerde yakılan kandillerin
isi bu odaların duvarlarında toplanır. Bu isler ise daha sonra en kaliteli
mürekkeplerin yapımında kullanılır.
Aynı
şekilde sinema filmi de üretildiği dönemlere göre farklı kimyasal özellikler
taşır. Erken dönem filmler nitrat içeren bir taban üzerine kaydedilmiştir. Bu
tür filmler zamanla gevreyerek son derece yanıcı ve parlayıcı kimyasal
özellikler kazanırlar. Bunlar, tek bir gösterim sırasında dahi alev
alabilirler. Bu nedenle günümüzde bu tür filmleri depolayacak olanların dinamit
depolarcasına yüksek güvenlik önlemleri almaları istenir. Sonraki dönem filmler
ise asetat veya benzeri, yanma ve parlamaya karşı daha dayanıklı malzemelerden
yapılmış tabanlar üzerine kaydedilmişlerdir. Ancak, bunlarda da banyo edilme
sürecinde kullanılan asetik asit nedeniyle zaman içinde ortaya çıkan ve sirke
sendromu adı verilen bir kısım kimyasal bozulmalar görülür.
Malzemenin
yapısı ait olduğu dönemdeki benzerlerinin yapısına benzemiyorsa, o belgelerin
orijinalliği de şüphe uyandıracaktır.
Kağıt
üretiminin elle yapıldığı dönemlerde, pek çok üretici kendi markasını
oluşturmak için kağıdın yapısına kendi özgün su damgasını eklemiştir. Bu su
damgalarını görebilmek için kağıdı bir ışık kaynağına tutarak bakmak gerekir.
Bugün bu tür su damgalarının hemen hepsi saptanmış ve özel kataloglar halinde
derlenmiştir. Bu sayede, kağıdın yapısındaki filigranın şekli ile katalogdaki
şekilleri eşleştirerek hangi üretici tarafından imal edildiğini ve dolayısıyla
kabaca hangi tarihlere ait olduğunu tespit etmek mümkündür. Örneğin 1750-1785
yılları arasında faaliyet göstermiş bir üreticinin imal ettiği bir kağıt
üzerinde tarih olarak 1624 yılı yer alıyorsa, bu belgenin sahte olduğuna
hükmetmek zor olmayacaktır.
Filigranlarla
aynı mantık üzerine kurulu fakat farklı bir amaca hizmet eden özel bir uygulama
daha vardır. Yine su damgası olarak adlandırılan bu uygulamaya bazı ses
kayıtlarında rastlanmaktadır. Bu tür bir uygulamada, ses kaydının içine
bilgisayarlar yardımıyla bir kısım özel işaretler eklenmektedir. İnsan
kulağının duymadığı bu işaretler sayesinde herhangi bir kaydın orijinal
(onaylı) kayıt olup olmadığını anlamak mümkün olmaktadır.
B.
ELEKTRONİK EVRAKLARDA ORİJİNALLİK TESPİTİ
Evrağın
bir kişiden, sistemden veya uygulamadan diğerine gönderilmesi; çevrimdışı
depolanması; evrağı işlemek, iletmek veya saklamak için kullanılan donanım veya
yazılımın güncellenmesi veya değiştirilmesi gibi sebeplerle, bir yerden başka
bir yere nakledilmesi halinde, elektronik evrakların orijinalliği tehdit altına
girer.
[16]
Bu yüzden, geleneksel arşivlemede yukarıda ele alındığı üzere fiziki nesnenin
kontrol altına alınmasına karşılık, elektronik arşivlemede fonksiyonlar,
süreçler ve kullanımların kontrol edilmesine ihtiyaç duyulur.
Sayısal
imzalar, elektronik bir nesnenin, Internet gibi açık networkler üzerinde
güvenli bir şekilde bir yerden başka bir yere iletilebilmesine duyulan ihtiyaç
nedeniyle üretilmiş bir doğrulama teknojisidir. Hem göndericinin kimliğini hem
de nesnenin iletim sırasında tahrif edilmediğini doğrulama işlevi gören sayısal
imzalar, elektronik evrakların belirli bir andaki orijinalliğini tespit etmeye
yarayan temel araçlar arasındadır.
[17]Sayısal
imzalamada, gönderilen bilginin yolda herhangi bir şekilde değiştirilmediğini
garanti altına almak için, önce gönderilecek olan bilgi şifrelenir. Karşı
tarafa gönderilirken hem şifrelenmiş hem şifrelenmemiş nüshası beraber
gönderilir. Alıcı taraf gönderilen bilgiyi aynı yöntemle şifreler. Kendi ettiği
şifrelenmiş bilgi ile gönderilen şifrelenmiş bilgiyi karşılaştırır. Aralarında
herhangi bir farklılık yoksa, gönderilen bilginin yolda herhangi bir değişime
uğramadan ulaştığına emin olur.
Burada
kullanılan şifreleme tekniğine asimetrik şifreleme adı verilmektedir. Buradaki
şifrenin iki farklı anahtarı vardır ve iki farklı amaçla kullanılır. Bu
anahtarların biri genel (açık), diğeri ise özeldir. Şifre sahibi genel anahtarı
tanıdığı herkese dağıtır, hatta bazen (varsa) kendi web sitesinde yayınlar.
Özel anahtarı ise kendi gönderdiği mesajları sayısal olarak imzalamak için
kullanır. Bu kişi tarafından imzalanan mesajı alan kişi, daha önceden elde
ettiği genel anahtarı kullanarak şifreyi çözer. Böylece, gelen mesajın
gerçekten söz konusu şahıs tarafından gönderildiğine emin olur.
[18]Bu
sistemi daha güvenli kılmak için, işin içine bir de sertifikalandırma yöntemi
eklenmiştir. Şifre sahibi, bir sertifika otoritesine müracaat ederek kullandığı
şifrenin kendisine ait olduğunu teyit etmesi için aracılık etmesini ister. (Bu
durum uygulamada, çoğu zaman kullanılan şifrenin sertifika otoritesinden satın
alınması şeklinde tezahür eder.) Sayısal imzayla şifrelenmiş mesajı alan kişi,
sertifikayı veren kuruluşa müracaat ederek aldığı bilgilerin doğruluğunu
kontrol eder ve kendisine ulaşan bilgi ve şifrenin gerçekten söz konusu kişi ya
da kuruluşa ait olduğuna emin olur.
15
Ocak 2004 tarihinde kabul edilen 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu ile, 15
Temmuz 2004 tarihinden itibaren ülkemizde de sayısal imza kullanımının önü
açılmıştır.
Ancak
içinde bulunduğumuz dönemde, gerek Türkiye'de gerek yurt dışında siyasi karar
alma mekanizmasında bulunanlar, elektronik evrakların orijinalliğinin uzun
süreli tespiti yerine anlık doğrulanmalarıyla ilgilidirler.
[19]
Ne yazık ki sayısal imzalar, uzun vadede bir elektronik evrağın kimliğini
doğrulamak veya bütünlüğünün bozulmadığını ispatlamak için yeterli değildirler.
Bundan yüz veya belki birkaç yüz yıl sonra herhangi bir belgedeki sayısal
imzanın doğrulanmasına ihtiyaç duyulduğunda, çok zaman önce ortadan kalkmış
sertifika otoritelerinin ve açık anahtar altyapısı operatörlerinin
politikalarındaki tarihi değişimin; anahtar veriliş şekillerinin ve son
kullanma tarihlerinin; hatta belki şifreleme algoritmalarının kendilerindeki
açıkları algılayış şeklimizdeki evrimin ayrıntılı bir şekilde incelenmesi
gerekecektir.
[20]
Bunu yapmanın ise pek de kolay olmayacağı açıktır.
Sayısal
olarak imzalanmış dokümanları zaman veya teknoloji değişimleri boyunca göç
ettirmek ise mümkün değildir. Bunun temel sebebi, imza atıldıktan sonra
doğrulama mekanizmasının, sayısal dokümanlardaki tek bir bitin dahi
değiştirilmesine imkan vermemesidir.
Bu
nedenle sayısal olarak imzalanmış bir evrak saklanırken, şifrelenmemiş bir
nüshasının güvenilir bir üçüncü parti saklayıcıda ayrıca arşivlenmesine ihtiyaç
duyulacaktır.
2.
Güvenilir üçüncü parti saklayıcılar
Bilindiği
gibi sayısal imzalarda, üçüncü parti saklayıcı olarak noterlerin yerini
sertifika otoriteleri almaktadır. Hatta yukarıda sözü edilen 5070 sayılı
Elektronik İmza Kanunu'na yöneltilen eleştirilerden birisi de sadece noterlerin
yapacağı hizmetlerden bir bölümünün noterlerin sahip oldukları sorumluluk ve
güvenilirlik altyapısına sahip olmayanlara verilmesidir.
[21]Elektronik
evrakların uzun süreli saklanmasında ise güvenilir üçüncü parti saklayıcı
olarak yine arşiv kurumu devreye girecektir. Arşiv kurumu, evrağın
orijinalliğinin tespitine esas kıstasları oluşturabilmek için, yine provenans
ilkesi adı verilen yöntemi izleyerek, önce evrağın kaynağı, yaratıcısı ve
yaratılma bağlamını tespit ederek kayda geçirir, sonra da evrağın herhangi bir
bozulmaya uğramadan kesintisiz bir emanet zinciri (chain of custody) altında
tutulmasını garanti altına alır.
Bunlardan
ikincisini sağlamak pek kolay olmayacaktır. Bunu yapabilmek için herşeyden önce
çok iyi bir erişim kontrolü yapılması ve yapılan her işlem için ayrıntılı bir
izleme kaydı (audit trail) tutulması gerekecektir. Erişim kontrolünün
sağlanması için çok güçlü firewall'lar kurulması, dosya transferleri sırasında
şifreleme yapılması ve diğer network güvenlik önlemlerinin alınması gerekecektir.
Saklayıcı,
emaneti altındaki elektronik evrakların, sistem eskimesi tehlikesine önlem
olarak, geçirdiği göç evrelerinin de ayrıntılı bir kaydını tutmak zorundadır.
Evrağın ilk halinin bir nüshasının da ayrıca saklanmasında fayda vardır.
Böylece hem ileride bir emülasyon geliştirildiği takdirde kullanılabilecek bir
orijinal saklanmış, hem de göç sonrası meydana gelebilecek değişimleri
izleyebilecek bir kıstas korunmuş olur.
3.
İç tutarlılık kontrolü
Geleneksel
evraklarda olduğu gibi, orijinalliğinden şüphe edilen elektronik evraklar da
üçüncü parti saklayıcılar elinde mevcut bir nüshası yoksa benzerleriyle
kıyaslanır. Bu kıyaslamada, yine aynı faktörler yoluyla belgenin kendi içinde
tutarlı olup olmadığı araştırılarak, orijinal olup olmadığına karar verilir.
Ancak bu kez sözkonusu faktörlerin tezahürü biraz farklı olabilecektir.
Geleneksel
ortamlardaki kaligrafik özelliklerin yerini, elektronik ortamda gömülü
fontların formatı alacaktır. Yaratıldığı döneme göre farklı özellikler
taşıyabilen karakter kodlama tabloları da elektronik ortamdaki belgelerin
orijinalliğinin tespitinde kullanılabilecek bir başka kaligrafik özellik olarak
yorumlanabilir. Ancak, yukarıda sistem eskimesi başlığı altında da değinildiği
üzere, Türkçeye has kodlama tablolarının tarihçesi hala yazılmayı beklemektedir.
Evrakların
diplomatik özellikleri, hiç şüphesiz elektronik evraklarda da bir orijnallik
tespit kıstası olarak kullanılabilecektir. Elektronik evraklara has diplomatik
özelliklerin neler olabileceği konusunda yapılmış bir kısım çalışmalar
mevcuttur. Ancak , bunlar henüz yeterli olgunluğa ulaşamamıştır.
[22]Elektronik
ortamdaki evraklar için, geleneksel ortamlarda kağıt ve mürekkebin, ses
bandının, sinema filminin, vb. taşıdığı fiziksel ve kimyasal özellikler gibi
yapısal unsurların yerini, hiç şüphesiz belgelerin dosya formatı alacaktır.
Elektronik
evraklarda kullanılan bir su damgası kavramı da mevcuttur. Buradaki su damgası,
yukarıda ses bantları için anlatılanlara benzer bir yöntem izler. Bu yöntemde,
elektronik evrağın içine bir kısım özel sayısal işaretler eklenmektedir. Bu
işaretler sayesinde herhangi bir kaydın orijinal (onaylı) kayıt olup olmadığını
anlamak mümkün olmaktadır. Bir görüşe göre bizzat sayısal su damgalarının
kendileri elektronik evrağı tahrif etmektedir, çünkü elektronik evrağın
orijinalinde olmayan bir kısım eklemeler yapmaktadır.
[23]
Ancak ben bunları, orijinalden alınan herhangi bir nüshanın üzerine basılan
"aslı gibidir" kaşelerinden farklı görmüyorum. Dahası, elektronik evrakların
korunması sırasında, orijinalin bit yapısında bir kısım değişiklikler yapılması
kabul edilebilir, hatta kimi zaman kaçınılmaz olarak algılanmaktadır. Bir
koruma yöntemi olarak göç kavramının varlığı bunun tipik örneğidir.
1.
Elektronik postaların arşivlenmesi
Pek
çoğumuz bir elektronik postayı şahsi bir iletişim biçimi olarak algılarız. Oysa
günümüzde gerek e-ticaret gerekse e-devlet uygulamalarının yaygınlaşmasına
paralel olarak pek çok işlem, elektronik posta ile yürütülür hale gelmiştir.
Dolayısıyla e-postalar hukuki birer varlık haline dönüşmüşlerdir. Bu nedenle,
e-postaları günlük hayatta rahatça yapmaya alıştığımız üzere, canımızın
istediği anda silme özgürlüğüne artık sahip değiliz, en azından işle ilgili
olanlarını. Bunu yapmaya kalktığımız takdirde, yasal olarak delil olma vasfı
taşıyabilecek belgeleri imha ettiğimiz için sorumlu duruma düşeriz.
[24]Elektronik
postaların arşivlenmesi ile ilgili bir başka yaygın yanlış ise, kağıt üzerine
çıktı alınarak sorunun çözülebileceği yanılsamasıdır. Oysa, e-postaların başlık
(header) kısmında yer alan bilgilerin bir kısmı, standart baskı alma işlemleri
sırasında kağıda dökülmez. Örneğin, çoğu e-posta istemcisi, mesajın geldiği gün
ve saat bilgisini kağıda dökme ihtiyacı duymaz. Bu nedenle, A.B.D.'de görülen
bir kısım davalarda e-postalardan alınan çıktıların, orijinal belge yerine
kullanılamayacağına karar verilmiştir.
[25]Bu
tür yaklaşımların ardında üç temel argüman yatar. Bunların ilki, evrağın
orijinalinin elektronik olduğu, bu nedenle de elektronik olarak saklanması
gerektiği yolundaki
temel
argümandır. İkinci argüman
pratik
argümandır
ve e-posta üzerinde mevcut sayısal imza gibi önemli bir kısım unsurların kağıda
dökülememesi üzerine kuruludur. Üçüncü argüman ise
mantıksal
argümandır ve e-posta kağıda dökülerek saklanmaya çalışıldığı takdirde
elektronik evraklara özgü bir kısım faydaların kaybedileceği fikrine dayanır.
Bu durumda e-postayı saklamak için daha fazla yer harcanacaktır; evrağı
incelemek ancak tek bir noktada mümkün olabilecektir; evrağın aynı anda birden
fazla kişi tarafından kullanılması imkanı bulunmayacaktır ve süratli bir
şekilde aranması, sıralanması ve indekslenmesi mümkün olmayacaktır.
[26]Ancak
e-postaların elektronik olarak saklanması için kesin ve yaygın olarak kabul
gören bir sistem henüz oluşmadığı için, Avustralya ve Hollanda gibi bir kısım
ülkeler, içinde bulunduğumuz geçiş döneminde kağıt üzerine alınan çıktıların
saklanmasını kabul edilebilir saymaktadırlar.
E-postaların
elektronik olarak saklanması için önerilen yöntemler ise bir kaç türlüdür.
Bunların ilki, tüm e-postaların birer nüshasını doğrudan sunucu üzerinde
saklamaktır. Ancak, burada şahsi e-postaların ve işle ilgili olmayan (örneğin
spam gibi) mesajların da saklanması sözkonusu olacaktır. Bu durum, hem hukuki
bir kısım sorunlar yaratmakta hem de maliyetleri gereksiz yere yükseltmektedir.
İkinci
çözüm önerisi, e-posta istemcisinin özelliklerini kullanarak posta sistemi
içinde arşivleme yoluna gitmektir. Ancak burada da dokümanların diğer
çalışanlarla sağlıklı bir şekilde paylaşılamaması sorun teşkil etmektedir.
Geriye
kalan öneri ise elektronik postaların, posta sistemi dışında bir yapı
kullanılarak arşivlenmesidir. Ancak, burada uygun bir format kullanılması, tüm
başlık bilgilerinin korunması, varsa eklerin ayrıca saklanması ve e-posta ile
olan bağlarının korunması ve geleneksel evrakların dosyalanmasında kullanılana
benzer bir klasör yapısı kullanılması gibi bir kısım şartları atlamamak
gerekecektir.
En
yaygın kabul gören çözüm önerisi, sonuncu yöntemdir. Bu yöntemi
destekleyenlerin tercih ettiği standart dosya formatı olarak ise XML öne
çıkmaktadır. Bir kısım küçük scriptler kullanılarak e-postanın istemciden
çıktığı veya istemciye ulaştığı anda XML'e dönüştürülerek arşivlenmesi için
çalışmalar yapılmaktadır.
[27]Ancak
burada da (bit yapısı değiştiği için) sayısal imzaların dokümanla beraber
saklanamaması sorunu vardır. Bu sorunun çözümü ise henüz bulunamamıştır.
Arşivleme
açısından sorunlu bir başka elektronik evrak türü veri tabanlarıdır. Buradaki
sorun öncelikle veri tabanlarının evrak tanımına girip girmediği tartışması ile
başlar. Evrak kavramının en yaygın kabul gören tanımı, "
hangi
biçim altında veya ortam üzerinde kaydedilmiş olursa olsun, bir işle ilgili
işlemler (business transactions) veya bir yasal yükümlüğün yerine getirilmesi
ile ilgili olarak; bir kurum, örgütlenme veya kişi tarafından yaratılan veya
teslim alınan belge
"dir.
[28]
Kimi görüşlere göre veri tabanları bir bütün olarak evrak tanımı içine
girerken, kimi görüşler bazı kısımlarını evrak tanımı içinde kabul etmekte,
kimileri ise veri tabanlarının bütünüyle evrak tanımının dışında kaldığını
savunmaktadır.
[29]Veritabanlarının
arşivlenmesi ile ilgili en büyük sorun ise sürekli olarak güncellenmeleri
sebebiyle her an değişmekte olmalarıdır. Arşivlenecek veri tabanı hangi andaki
halidir? Bu sorunun net bir cevabı olmadığı için, bulunabilen tek çözüm belirli
aralıklarla kesitler almak; yani veri tabanının belirli anlardaki tüm halini
olduğu gibi saklamaktır. Bu kesitlerin hangi aralıklarla alınacağı ise veri
tabanının ne sıklıkla güncellendiği ve dosya boyutunun ne kadar olduğu ile
ilgilidir. Doğaldır ki çok büyük dosya boyutuna sahip veri tabanlarını çok sık
aralıklarla olduğu gibi saklamak pek fizibl olmayacaktır.
Bu
sorulara cevap verildiğinde ise veri tabanının hangi formatta saklanacağı
sorusu gündeme gelmektedir. Buradaki alternatiflerden ilki, orijinal ve markaya
özgü format altında saklamaktır. Ancak, bu durumda saklanan dosyanın sistem
eskimesi vb. sorunlar nedeniyle ne kadar uzun süreli korunabileceği sorusu
gündeme gelmektedir. Böyle bir durumda emülasyon dışında bir çözüm pek
önerilememektedir.
İkinci
çözüm alternatifi, veritabanındaki datanın ASCII formatında kaydedilmesi ve
gerektiğinde bir başka veri tabanı uygulaması ile yeniden yapılandırılması
şeklindeki göç stratejisidir. Ancak, bu yöntem izlendiği takdirde veri
tabanındaki alanların formatları ve birbirleriyle ilişkileri hakkındaki
dokümantasyonun da saklanması gerekecektir. Yine de sözkonusu veri tabanı
ilişkisel bir veri tabanı ise data tablolarının birbirleriyle olan
bağlantılarını aktarmak ciddi bir takım problemler yaratacaktır.
[30]Veri
tabanlarının arşivlenmesi için önerilen üçüncü çözüm alternatifi ise XML
kullanımıdır. Halen en yaygın kabul gören alternatif budur ve bu konuda epeyce
bir literatür oluşmuştur. Bunun ardındaki temel faktör ise Hollanda'daki bir
araştırma kuruluşunda bu konuda yürütülmekte olan çalışmalardır.
[31]Yukarıda
arşiv kurumunun, evrağın orijinalliğinin tespitine esas kıstaslardan birisini
oluşturabilmek için, evrağın kaynağı, yaratıcısı ve yaratılma bağlamını tespit
ederek kayda geçirdiğinden bahsetmiştik. Geleneksel olarak arşivler bunu, evrak
arşive devredildikten sonra yapagelmişlerdir. Oysa elektronik evraklar için bu
tür bilgilerin, evrak yaratıldığı anda otomatik olarak saptanarak (capture)
kayda geçirilmesi gerekecektir. Bu türden, data hakkındaki data'ya metadata adı
verilmektedir. Günümüzde kullanılan bazı yazılımlar, bu tür metadatanın bir
kısmını otomatik olarak toplayabilme yeteneğine sahiptir. Örneğin Microsoft
Word uygulamasının Summary Info (Özet Bilgi) penceresi sayesinde evrağın
içeriği, yaratıcısı, yaratılma ve değişiklik tarihi, indeks terimleri vb. bir
kısım niteleyicileri derlemek mümkündür. Ancak, orijinallik tespiti için
gereken metadata bunların çok ötesine geçecektir. Böylesi bir amaç için gereken
metada içinde şunlar sayılmıştır:
[32]
- Evraklarla ilgili dahili saklama kurallarıyla ilişkilendirilmiş; kanunlar,
yönetmelikler ve örnek uygulama (best practice) ifadelerinden oluşan bir
mevzuat sistemi.
- Yetkili kişilerin ve yetkili oldukları işlemlerin bir bilgi tabanı.
- Yapılan işlemleri, ilgili oldukları örgütsel fonksiyonla ilişkilendiren kurallar.
- Bir evrağın indekslenmesi, tasnifi, saklama planının yapılması, dosyalanması,
görüntülenmesi, kopyalanması, dağıtımı veya nakli ile ilgili olarak yapılan
işlemlerin; orijinal evrağa eklenen bir izleme kaydı (audit trail) yolu ile
belgelenmesi.
- Evrağın içeriği, yapısı ve bağlamı ile ilgili bilgi ve evrağın yaratılmasına
sebep olan işlemlere veya katkıda bulundukları diğer süreçlere bir bağlantı.
- Aynı iş faaliyetine katkıda bulunan evraklar arasında bağlantı.
- Sistem tarafından tanımlanan kullanıcı görünümleri (views) ve yetkileri.
- Yazılı sistem politikaları ve prosedürleri.
Bu
türden, anlamın korunması, kontrol uygulanması ve erişim sağlanması
fonksiyonlarının tümünü tek elden yürütebilen, ve bütün bu bilgileri evrağı
yaratan uygulamaya entegre bir biçimde otomatik olarak saptayıp kayda
geçirebilen, çok amaçlı bir niteleme aracı henüz mevcut değildir. Böylesi bir
araç hazırlanabildiği gün, elektronik evraklarda orijinalliğin uzun vadeli
tespiti çok daha kolaylaşacaktır. O zamana kadar bu bilgilerin derlenmesi için
geleneksel yöntemler kullanmaya devam edilmesi gerekecektir. Ancak, bunların
ilgili oldukları elektronik evraklarla bağlantılarının sağlanması ve bu
bağlantıların korunması ihmal edilmemelidir. Aksi takdirde sözkonusu elektronik
evrakların orijinallik tespitinde kullanılacak kıstaslardan mahrum kalınacaktır.
Bilgisayarların
insan hayatında üstlendiği rollere paralel olarak, üretilen belge ve bilgilerin
giderek artan orandaki bir kısmı varlıklarını yalnızca elektronik ortamda
sürdürür hale gelmiştir. Bu malzemenin uzun süreli saklanması ise ciddi bir
kısım sorunlara gebedir. Taşıyıcı ortam ve sürücülerinin, donanımın, işletim
sisteminin, uygulama programlarının, veri formatlarının ve bunların herbiriyle
ilgili dokümantasyonun, teknolojideki değişimlerle birlikte atıllaşarak
kullanılmaz hale gelmesi sistem eskimesi (obsolescence) başlığı altında
toplanan sorunları ortaya çıkarmıştır. Bu sorunlara karşı, teknoloji müzeleri
kurulması, göç (migration), XML ile zarflama ve emülasyon gibi çözümü
alternatifleri önerilmiştir. Ancak, bu alternatiflerin sahip oldukları farklı
avantaj ve dezavantajlar nedeniyle tek bir tanesini kesin ve nihai bir çözüm
olarak önermek mümkün olamamaktadır.
İkinci
büyük sorun grubunu oluşturan elektronik evrakların orijinalliğinin tespitinde
kullanılan yöntemler, kavramsal olarak geleneksel ortamlarda kullanılan
yöntemlerle parallellikler göstermektedir. Burada, imza, damga, tuğra ve mühür
gibi, evrağın geçerliliğini veya içeriğini onaylayan merciin kimlik bilgilerini
doğrulama araçlarının yerini, sayısal imzalar almaktadır. Üçüncü parti
saklayıcılar elinde mevcut nüshalarla kıyaslama yöntemi geçerliliğini büyük
ölçüde korumaktadır. İç tutarlılığın kontolünde kullanılan kaligrafi,
diplomatik, fiziksel yapı ve filigran (su damgası) gibi kavramların yerini ise
elektronik ortamdaki eşdeğerleri almaktadır.
Temel
farklılıklar, geleneksel ortamlarda taşıyıcı ortam ve fiziki nesnenin koruma ve
kontrol alınmasına karşılık, elektronik ortamlarda içeriğin ve güvenilirliğin
ön plana çıkmasında, fonksiyonlar, süreçler ve kullanımların kontrol ve koruma
altına alınmasında kendini göstermektedir. Bu durum elektronik evrakların
arşivlenmesinde proaktif bir yaklaşım gerektirmektedir. Tüm bunları yapabilmek
için ise arşivcilerin, Benjamin Haspel'in 1998 yılındaki bir makalesinde
öngördüğü gibi "arşiv mühendisi" sıfatını taşıyabilecek kadar bilgisayar
bilgisiyle donanması gerekecektir.
[33]
[1]
Richard J. COX, "Do We Understand Information in the Information Age?"
Records
and Information Management Report
,
XIV 3 (March 1998): 7-9.
[11]
ISO 19005 Document Management - Electronic Document File Format for Long-Term
Preservation - Part 1: Use of PDF (PDF/A)
[18]
Bekir Kemal ATAMAN. "Internet'te Alışveriş Güvenli mi?"
Macworld
Türkiye
.
Şubat 1998.
[22]
"Authenticity Task Force Report"
[23]
Clifford LYNCH, a.g.e.
[24]
Elektronik postalar ile ilgili olarak ülkemizdeki durum genel hukuk kuralları
çerçevesinde yürütülmektedir. Avrupa Topluluğu uyum yasaları arttıkça, bu
konuda özel olarak hazırlanmış mevzuat da buna paralel olarak artacaktır.
E-postanın Avrupa Topluluğu mevzuatındaki durumu hakkında ayrıntılı bilgi,
Filip BOUDREZ ve Sofie Van den EYNDE, Archiving E-mails:
<
http://www.antwerpen.be/david/eng/> içinde ayrıntılı olarak ele
alınmıştır.
[26]
Filip BOUDREZ ve Sofie Van den EYNDE, a.g.e.
[28]
ISO 15489-1: 2001
Information
and Documentation - Records Management - Part 1: General
International Standards Organization 2001.
[32]
David WALLACE, "Managing the Present: Metadata as Archival Description,"
Archivaria
39 (Spring 1995).
[33]
Benjamin HASPEL, "Computer Revolution and its Impact on the Archival World,"
Atlanti,
8 (1998): 34-36.
Go to page: Introduction |
Contact |
Education |
Employment |
Projects |
Books |
Articles |
Papers |
Interests |
MWArticles |
Hobbies |
Miscellaneous |
Photos
In Narratus Vitae, Go to page:
Introduction |
Archives |
Records Management |
Business Management |
Computers |
Research |
Publishing |
Teaching |
History |
Public Relations |
Medicine |
Hobbies |
Disaster Preparedness |