Öncelikle tüm Archimedia okurlarinin biraz geç de olsa yeni yillarini kutluyor ve mutlu bir '98 yili geçirmelerini diliyoruz.
Bu sayimizda gecikmis bazi haberler bulacaksiniz. Geçtigimiz son bir kaç sayida yayinlanan güncel ve bilgilendirici makaleleri bölmek istemedigimiz için bu haberler de bu sayiya kaldi. "Is Dünyasindan Haberler" kisminda sadece Marmara'dan mezun olanlarin haberlerinin yer aldigini göreceksiniz. Bunun nedeni ise diger üniversitelerden mezun olup is hayatina atilan meslektaslarimizin maalesef bizi bilgilendirmemesi. Bu bölümde bahsedilen islerden bir kismi gazete ilanlari araciligiyla bulunmusken bir kismi da aktif olarak, basarili bir sekilde çalisan arkadaslarimiza danisilmasi sonucu verilen tavsiyeler üzerine bulundu. Bu, üniversitenin ilk yillarindan beri özellikle biz ilk mezunlara verilen bir misyonun basariya ulastiginin göstergesi: "Mezun olup is buldugunuzda isinizi iyi yapin ve sizden sonra gelenlere yol açin."
Gazetede yayinlanan ilanlardan birisi KEIPA'ya (Karadeniz Ekonomik Isbirligi Parlamenter Asamblesi) aitti. Özellikle arsivcilik egitimi almis kisilerin arandigi, Ingilizce olarak yayinlanan bu ilanda Ingilizce disinda Rusça ve/veya Fransizca bilgisi de arandigi belirtiliyordu. Bu uluslararasi kurulustan biriyle yapilan görüsmede alinacak elemanin Türkçe bilmesinin aslinda o kadar önemli olmadigini ögrendik. Kurulusa üye olan ülkeler kendi ülkelerinden eleman önermisler; ancak Türk yetkililer sanslarini öncelikle Türkiye'de denemek istemisler. Bir kaç arsivcinin yani sira pek çok kütüphanecinin de müracaat ettigi bu ilan sonucu yapilan görüsmelerde ise sonuç pek tatmin edici degil. Bu nedenle Mart ayi içinde uluslararasi bir sinav düzenlenmesi düsünülüyor.
26. sayida yayinladigimiz Oguz Içimsoy'un bilgi edinme özgürlügüne iliskin makalesinin devami niteligindeki bir yazi sonraki sayfalarda karsiniza çikacak..
Geçtigimiz aylar içinde Global Menkul Kiymetler A.S.'de çalisan Tolga Ertuna'nin bir arsiv denetimi yasamasi üzerine biz de arsivlerde denetim konusu üzerine bir arastirma yapmaya karar verdik. Konuyu özel ve devlet sektöründe denetim olmak üzere ikiye ayirdik. Bu konu ile ilgili ilk yazi özel sektörden. Özel sektörde farkli hizmetler veren sirketlerde çalisan arkadaslarimizin bize ulastirdigi sonuçlara bakinca gördük ki denetlenmeye tabi tutulan belgelerin büyük çogunlugu mali evraklar. Bunlarin neler oldugu ise denetleme ile ilgili yazida verildi.
Saygilarimizla,
Nejla Ataman-Abdullah Gül
Bilgi edinme özgürlügü üzerine Archimedia'nin 26'nci sayisinda çikan yazimizi herhalde okumussunuzdur. Bu konular üzerinde biraz okuduk biraz da yazdik diye sagolsun Bekir Kemal, Internet'te oltasina takilan yeni bazi gelismelerle ilgili yazilari bana iletti. Bu kez bu gelismeleri özetlemek istiyorum. Bu arada, bir Internet kullanicisi olmadigim da ortaya çikmis oldu!
Bilgi edinme özgürlügü ile ilgili gelismeleri iki baslik altinda toplamak mümkün;
Syracuse Üniversitesi Records Management Program'da yer alan açiklamaya göre Arizona'da Maricopa Belediyesi, 32 milyon civarindaki evraki Internet üzerinde kullanima açmis bulunuyor. Bu evraklar içinde gayrimenkul kayitlari, mahkeme kararlari ile ilgili indeksler, dogum, ölüm ve evlilik kayitlari bulunuyor. Benzer sekilde San Diego Belediyesi de son iki yila ait gayrimenkul alim satimlari ile ilgili tüm evraki kullanima açmis bulunuyor. Yetkililer tüm evrakin yakin gelecekte Internet üzerinden erisiminin mümkün olabilecegi bir programi yürürlüge koyacaklari konusunda da söz vermis bulunuyorlar. Kanada'da da en azindan bir sehir vergi takdiri konusunda çesitli bilgileri de içeren bir Web sayfasina sahip.
Yetkililer, çesitli bilgilere erisimi kolaylastiran bu girisimlerinin amacinin etkili hizmet etme istegi oldugunu belirtiyorlar. Aksi halde bir konuda bilgi edinmek isteyen kisiler çalisma saatleri içerisinde ilgili kuruma basvurmak zorunda olup kendilerini zaman açisindan sinirlandirmis olacaklar. Internet araciligiyla, istedikleri zaman istedikleri bilgiye erismeleri mümkün. Yalniz bu asamada özgürlük savunucularinin da hemfikir oldugu bir konu var ki bu da sahislarin kisilik haklarini zedelemek olayi. Bu açidan denge çok iyi kurulmak zorunda.
Asikar olan bir nokta var ki, o da elektronik bilgi isleme vasitalari araciligiyla her hangi bir kisi, her hangi bir konu ya da sahisla ilgili olarak Internet üzerinden farkli bilgileri derleyip isleyerek o sahsin kisilik haklarini zedeleyebilecek birçok sirrini ortaya çikarabilecek konumda. Özellikle hukuk ve kolluk güçleri için çalisan sahislar (hakimler, savcilar, polisler) Internet üzerinden adreslerine kolaylikla erisilebilecegi endisesini tasimaya basladilar. Ve elestiriler yönelten kisiler, yöneticilerin halkin görüsünü almadan dogrudan evraki Internete koymus olmalarindan ciddi boyutlarda rahatsizlik duyduklarini vurguluyorlar. Kanada'da açilan Web sayfasi gelen elestiriler üzerine sahislarin isimlerini ve onlarin kimliklerini ima edebilecek terim ve tanimlari çikararak hizmet vermeye basladilar. Buna karsin Maricopa ve San Diego yöneticileri böyle bir girisime taraftar görünmüyorlar. Bu asamada da çözüm üretmek yine hukukçulardan geliyor ki emlak satislarinda isimler anilmaksizin islemler yürütülecek ve böylece kisi adlarina dogrudan erisim mümkün olmayacak. Çok geç olmadan süphelendiginiz kisilerin mal varligi ile ilgili sorusturmalari simdiden yapin!
Bilgi edinme özgürlügü ile ilgili Internet üzerindeki diger gelisme ise Ingiliz Hükümeti tarafindan yayinlanan rapor. Isçi Partisi yönetimi, 18 yillik Muhafazakar yönetim süresince hükümetin karar ve uygulamalarindan haberdar olamadi. Ve uzun yillar boyunca destekledikleri açik yönetim/seffaf yönetim istekleri dogrultusunda iktidara gelir gelmez seçim öncesi vermis olduklari vaatleri yerine getirmeye fiili olarak basliyorlar.
Ingiltere'de bilgi edinme özgürlügü ile ilgili çalismalar 1980'li yillar öncesine uzanmaktadir. Gelismis batili ülkelerdeki benzer yasalarin kabulünden sonra Ingiltere'de de girisimler baslamis ve lobiler olusmustur. Bunun bir sonucu olarak da 1978 yilinda Uluslararasi Hukukçular Komisyonu Ingiltere Subesi tarafindan 'Freedom of Information' baslikli bir rapor hazirlanmistir. 1979 seçimleri ile iktidara gelen Muhafazakar yönetim tarafindan merkezi yönetimle ilgili olarak bir kenarda birakilan konu, mahalli yönetimler için 1985 yilinda "Yerel Yönetimler Bilgiye Erisim Kanunu" olarak yürürlüge girmistir. Buradaki kara mizahi taraf, yönetimin kendisiyle ilgili böyle bir kanunu gündeme bile getirmezken yerel yönetimlerle ilgili kanunu parlamentodan geçirmesidir. Bu kanun uyarinca halk, belediye meclisi, komite ve alt komite toplantilarina katilabilir ve bu komiteler tarafindan alinmis her tür karari inceleyebilir. Vatandaslarin erisemeyecegi belgeler ise 15 farkli kategori halinde belirtilmektedir. Bunlar genellikle sahislarin kisilik haklariyla ilgilidir.
Rapor (White Paper), Kamu Hizmetleri Bakani David Clark tarafindan yürekten destekleniyor ve bu kanunun kabulü halinde yönetim kültüründe bir transformasyon gerçeklestirecegi, yönetiminin daha açik ve daha sorumlu olacagi belirtiliyor. Bakan, ABD, Avustralya ve Kanada'da benzer kanunlarin nasil isledigi konusunda yakin zamanda incelemeler yapti. 11 Aralik tarihinde yayinlanan rapor, kamu yararina aykiri herhangi bir durum sözkonusu olmadigi sürece tüm evrakin açilabilecegini belirtiyor. Buna göre yüzlerce merkezi ve yerel kamu kurulusu, okullar, Ulusal Saglik Hizmetleri, özellestirilmis kamu kuruluslarinin evraklari halka açik olabilecek. Ancak, güvenlik hizmetleri ve devam eden davalarla ilgili bilgiler istisna teskil ediyor. Ayrica yukarida anilan kurumlarin kamu tarafindan istenilen evraklariyla ilgili olarak bir 'zarar testi' gerçeklestirilecek. Bu teste göre ulusal güvenlik, savunma, uluslararasi iliskiler, suçlularla ilgili sorusturmalar, ticari sirlar, kamu güvenligi, kisisel sirlar ve gizlilik güvencesi altinda verilmis ifadeler kamuya açilamayacak.
Rapor, Whitehall (parlamento) evrakinin açilmasi için bagimsiz bir enformasyon komiserinin tayinini öngörüyor. Buna göre vatandaslar Parlamentoya basvurmak yerine dogrudan komiseri muhatap alabilecekler. Bununla birlikte bakanlar arasinda, her bir bakanlikta "bilgi edinme özgürlügü birimleri"nde istihdam edilecek personelin maliyeti konusunda bir endise sözkonusu. Ve bir baska önemli konu da biz arsivcileri, daha dogrusu Ingiliz meslektaslarimizi ilgilendiriyor. Bu kanun kapsamina girmekle birlikte daha önce 30 yil kuralina bagli olan belgelerin kamuya açilisi nasil gerçeklestirilecek? Benzer sekilde 1967 yilinda 50 yil kurali 30 yila düsürüldügünde arsivciler bir yil gibi kisa bir süre içinde 20 yillik bir birikimi eritip takip eden yil arastirmaya açmislardi. Bu kez de, eger anilan kanun yürürlüge konulursa, kendi sorumluluklari altina giren belgeleri kisa sürede arastirmaya açmalari mümkün.
Nasil bir çözüm üretilecek merakla bekliyoruz. Internetin herkese açik, kolaylikla bilgi edinilebilen sayfalarinda bu merakimizi giderecegimize eminim.
1 'White Paper'; Ingiliz hükümetinin gerçeklestirmeyi istedigi konularda hazirlamis oldugu resmi rapordur.
Richard E. Barry[**]
Çev. Aykut Üstün
Organizasyonel degisim, çogu zaman yeni teknolojilerin sunulmasi sonucu gerçeklesir. Ancak yeni teknolojilerin ortaya çikislari arasindaki kisa zaman araliklari tehdit edici bir unsur olarak görünüyor. Günümüze kadar meydana gelen teknolojik degisimler, söz konusu bu degisimlere adapte olmamizi saglayacak kadar genis zaman dilimleri içinde gerçeklesirdi. Ne var ki, günümüzün modern organizasyonlarinda "degisim," her an ortaya çikabilecek bir öge olarak göze çarpmaktadir.
Tipki insanlar ve diger canlilarin yaptigi gibi, sirketler de artik sosyal ve ekonomik ekosistemlerdeki degisimleri sezmek, ögrenmek ve bunlara ayak uydurmak durumundalar.
Kâgitta saklayin
Geçenlerde bir arsivci bana, elektronik kayitlarin yönetiminde en iyi stratejinin; bunlari kâgida basmak ve geleneksel yöntemlerle yönetmek oldugunu söyledi. Kâgidi taniyoruz ve onunla neler yapilabilecegini biliyoruz. Kabul etmeliyim ki, bu yöntem bir çok arsivci ve evrak yöneticisi arasinda, elektronik evraklarin kendi dogal sekilleri ile dogrudan ugrasmaya baslayincaya dek uygulanabilecek yaygin ve hatalari önleyebilecek bir yaklasim. Yine de bu yöneticilere, evrak hacmini önemli ölçüde azaltacak uygulamalari uzun süre ertelememelerini tavsiye ederim.
Multimedya
Bunun ötesinde, yakin bir gelecekte, ses ile kumanda edilen, video ve ses nesnelerinin yerlestirildigi multimedya dokümanlarinin hakimiyetini görebilecegiz. Inaniyorum ki, birçok arsivci bu trendi görebilirken, dogal olarak birçogu da göremiyor. Yine de yukarida bahsettigimiz vakanin tercümesi sudur: "Multimedyanin evrak saklama amaçlarina yönelik olarak kullanilmasina izin vermeyecegiz."
Benim görüsüme göre, enformasyon yönetimi ve teknolojik alanlardaki yenilikler evrakin dogasini degistirmemistir. Ancak degistirdigi sey, hangi "evrak"larin yönetilmesi gerektigi konusunda verilmesi gereken cevaptir. Internet ve World Wide Web'in (WWW) giderek yayginlasan kullanimi, bizlere, yeni müsterilerin çekilmesi ve mesajlarin iletilmesinde multimedia dokümanlarinin ne denli etkili olabilecegini göstermistir. Hemen hemen tüm yeni masa üstü bilgisayarlar, ses, CD-ROM ve hattâ web browser'lar ve video yazilimlari içeren multimedya donanimina sahiptir. WWW'e erisim ile alâkali olarak, görece kolaylik ve düsük maliyeti bir araya getiren bu durum; gerek kamu sektörünün ve gerekse özel sektörün is iletisiminde multimedyanin standart olacagi günlerin yaklastiginin habercisidir. Ayrica multimedya dokümanlarinin çiktisinin alinamayacagini vurgulamaya gerek yoktur.
Intranetler
Isyerlerinin degisen tablosunun bir parçasi olarak, yeni bir teknoloji hizla ön plana çikiyor: Intranet. Intranetler multimedya belgelerin yayginlasmasini hizlandiracak. Daha da önemlisi intranet, belge ve kayitlarin elektronik formda saklanmasinda teknik sorunlari asacak potansiyele sahip teknolojilerden biri olabilir.
Intranet nedir ve daha önceki ofis teknolojilerinden farkli yanlari nelerdir? Intranet; Internet ve WWW teknolojilerinin organizasyon içi kullanimina yönelik tasarlanmis mantiksal uzantisidir. Bir baska deyisle, günümüzün yaygin web sitelerinin bir organizasyon içerisinde dahili kullanim için sinirlandirilmasi seklinde düsünülebilir.
Intranetler, benzer teknoloji ve standartlari kullanmalari bakimindan Internet ve WWW'e benzerlik gösterir. Bu standart ve teknolojileri bu makale içerisinde açiklamak gerekli degil ancak her ikisinin de açik sistem standardi olan Hyper Text Markup Language (HTML), web browser'lar, sunucular (server) ve TCP/IP (Transmission Control Protocol/Internet Protocol) ve ilgili yazilimlari içerdigini belirtmek yeterli. Intranetler ihtiyaca göre, mantiksal ya da fiziksel olarak, merkezi veya adem-i merkezi mimarileri kullanabilir.
HTML, uluslararasi kabul görmüs bir standart olan SGML'nin (Standart Generalized Markup Language) akrabasidir. Geleneksel kâgit dokümanlarda mevcut olan yapi, evraklar için önemli bir karakteristik özelliktir. Yapi, elektronik evraklar için de ihtiyaç duyulan en önemli özelliktir. SGML ve simdi de HTML bu yapinin insasina yardimci olur. Bu özellik, arsivci ve evrak isletmecileri için göz önünde bulundurulmasi gereken bir standarttir.
Internet ve intranetler bazi önemli noktalarda farkliliklar gösterirler. Birincisi, birçok WWW sitesi, internet erisimi ve ilgili yazilimlara sahip olan herkese açiktir. Yani müsteri halktir. Bunun aksine intranetler, sifre kontrollü güvenlik sistemlerine sahip kurumsal "firewall"larin ardinda bulunurlar. Intranetlerin müsterisi dahili operasyonel birimler ve organizasyonun çalisanlaridir. Erisim hakki, mevcut organizasyonun disinda, seçilmis global ofislere ve tedarikçilere ya da müsterilere taninabilir. Intranet vasitasiyla, organizasyonun faaliyetleri ile dogrudan ilgili olan birimlere erisim hakki saglanirken, genel erisim engellenerek sistem ve veri güvenligi saglanmis olur. Bu teknoloji, outsourcing (dis kaynaklardan yardim alma) gibi yeni ortaya çikan is yapilarini desteklemek için idealdir. Intranetler, alt isverenin, asil isverene ait "dahili" is bilgileri ve islem sistemleri ile bütünlesmesini kolaylastirir.
Ikinci olarak, intranet sistemlerinin içerik ve uygulamalari tipik WWW siteleri ve home page'lerden çok farklidir. Internet WWW siteleri normalde, bir organizasyon ya da kisi hakkinda bilgi içerir. Ürün veya hizmetlere iliskin bilgileri de içeren bu sayfalar halkin kullanimina yöneliktir. Bunun tersine intranet, tipik olarak dahili ana isleri idare etmek için bir araçtir ve organizasyonun su süreçlerini destekler:
Intranet Evrak Saklama Sistemleri
Intranet teknolojisinin arsivci ve evrak isletmecileri için en ilgi çekici yani, metin ya da multimedya belgelerinin ve evrak hizmetlerinin kullanicilara götürülmesinde intranetin sahip oldugu potansiyeldir.
Organizasyonel isler ve muamelerin intranetlere tasinmasiyla, bunlar evrak üreten sistemler haline gelecekler. Arsivci ve evrak isletmecilerinin güç yollardan geçerek ögrendikleri üzere, evrak üreten bir sistem, güvenilir bir evrak saklama sistemi olmayi garanti edemez. Evrak saklama islevselligi, sistemin tasarimi--tipik baslangiç kosulu--ile bütünlesmedikçe bu böyledir. Arsivci ve evrak isletmecileri, tabii ki, intranetlerden bagimsiz olarak temel evrak saklama sistemleri ile ugrasmak durumundadir. Fakat bu, mainframe uygulamalari ve benzeri durumlarda çogunlukla masrasi olmaktadir.
Intranetler, teknolojiden bagimsiz olarak ve çoklu sistemlerin yarattigi sorunlari asarak, multimedya dokümanlari da içine alacak sekilde düsük maliyetli bir evrak saklama sistemi sunmaktadir. Teorik olarak, bu teknolojinin, arsivci ve evrak isletmecilerine elektronik evrak yönetimi ile ilgili meseleleri dogru adresleyebilmeleri için büyük bir firsat vermesi gerekir. Kisaca intranetler, organizasyon içerisindeki evrak depolarini, hizmetleri ve arka plandaki destek fonksiyonlarini dagitmak için mükemmel bir platformdur.
Pekiyi bu, sorunlara hazir bir çözüm müdür? Hayir. Ancak evrak saklama islevinin disinda, zaten baska amaçlara yönelik tasarlanmis bir intranette çalismak, kisilerin elektronik evrak yönetimi ile ilgilenmesi için mükemmel bir firsattir.
Arsivci ve evrak isletmecileri, uygulanmis olan arastirmalarin faydasi olsun ya da olmasin intranet sistemlerine evrak saklama islevinin uygun sekilde entegre edilmesi için tekrar sahaya inmek zorunda kalacaklar (ya da kendi IT uzmanlarini istihdam edecekler). Arsivci ve evrak isletmecileri organizasyonlarinda bir intranetin isletilmesine yönelik planlar varsa bunlari bulmak ve enformasyon yöneticilerine yakinlasmak durumundadirlar. Bunu yapmadiklari takdirde güvenilir bir evrak saklama sistemini olusturmada, yetenek ve fikirlerini ortaya koyamadan kendilerini son teknolojinin disinda siradan bir pozisyonda bulabilirler. Eger bu planlar yapiliyorsa arsivci ve evrak isletmecileri istasyonu terketmeden önce treni yakalamak durumundadir.
[*] Bu makale, THE RECORD'un (U.S. National Archives and Records Administration, Washington D.C.) Eylül 1996 sayisinda yayinlanmistir. Bu makalenin Archimedia için yeniden yayinlanmasi, yazarin özel izniyle gerçeklesmistir.
[**] Richard Barry, Arlington'da, enformasyon, elektronik belge yönetimi ve disiplinlerarasi danismanlik alanlarinda faaliyet gösteren Barry Associates sirketinin sahibidir. Kendisine su kanallardan ulasabilirsiniz: URL: http://www.rbarry.com/index.spmll E-mail: rickbarry@aol.com
Osmanli Bankasi Tarihi Arastirma Merkezi
Türkiye'nin varligini devam ettiren en eski kurumlarindan biri olan Osmanli Bankasi, hem tarihi geçmisine, hem de bu geçmis çerçevesinde ülke ekonomisine ve sosyal yasama yaptigi katkilara sahip çikmak amaciyla Mart 1997'de Osmanli Bankasi Tarihi Arastirma Merkezi'ni kurdu.
Türkiye Ekonomik ve Toplumsal Tarih Vakfi ile ortaklasa yürütülecek, bir dizi alt açilimi olan faaliyetlerin gerçeklestirilmesinde vakif adina, koordinatörlük görevini Bogaziçi Üniversitesi Tarih Bölümü'nden Doç. Dr. Edhem Eldem üstleniyor.
Merkezin çalismalarinin temelinde, bankanin kurulusundan bu yana elde bulunan arsivlerin tasnif edilerek envanterinin çikarilmasi ve arsivlerin bilim dünyasina açilmasi amaci yatmaktadir. Osmanli Bankasi Arsivi, Osmanli Imparatorlugu ve Cumhuriyet dönemi resmi tarih kayitlarina çok zengin bir alternatif olusturacak nitelikte bilgi ve belge içermekte. Osmanli Bankasi Tarihi Arastirma Merkezi'nde su anda bulunan belgeler 250 metre raf uzunluguna sahip:
Osmanli Bankasi'nin Beyoglu'nda bulunan (eski Beyoglu Subesi'nin bulundugu) binasi bu çalismalar için arsiv merkezine dönüstürüldü. Merkezin resmi açilisi 17 Aralik 1997'de ziyarete açilan bir sergi ile yapildi. Tüm evraklarin elektronik ortama aktarilmasi sonucunda da Merkez, bilim dünyasinin kullanilimina 1998 sonbaharinda açilmis olacak. Hem arsiv, hem de arastirmacilar için bir arastirma merkezi olacak olan bu binada ayni zamanda bir ihtisas kütüphanesi de bulunacak. Tanzimattan günümüze bankacilik, mali tarih, ekonomik tarih ve sosyal tarih konularinda ansiklopedik bilgi içeren 5.000 kitaplik bir kütüphane olusturulacak. Gerek tarihi arsiv, gerekse ihtisas kütüphanesi, kültür, tarih ve bilim birikimine uzun vadeli katkida bulunma amaci ile düzenleniyor.
Arsivlerden ve yakin geçmise taniklik eden kisilerin aktarimlarindan yola çikarak olusturulan "Sözlü Tarih" kitabi su anda Doç. Dr. Edhem Eldem tarafindan basima hazirlanmakta. Bu kitaptan ayri olarak, 1998 sonunda, Osmanli ve Cumhuriyet dönemi siyasi ve sosyal tarihine isik tutacak bir kurumsal tarih kitabi hazirlanacak. Mart 1998'de arsivlerden yola çikilarak bir belgesel hazirlanmasi da planlananlar arasinda.
Su anda Osmanli Bankasi Genel Müdürlük binasi olan Karaköy'deki tarihi bina, 1998 sonunda restore edilmeye baslanarak müze haline dönüstürülecek ve Tarihi Arastirma Merkezi bu binaya tasinarak hizmete devam edecek.
Tolga Ertuna
Araci kurumlar, "Türk Ticaret Kanunu", "Vergi Usul Kanunu" ve "Menkul Kiymetler Borsalarina Iliskin Mevzuat" hükümleri çerçevesinde defter ve kayitlari tutmak zorunda olduklari gibi, belgeleri düzenlemek ve aracilik faaliyetlerine iliskin muhasebe kayit belge ve islemlerinde Sermaye Piyasasi Kurulu'nca yapilacak düzenlemelere uymak zorundadirlar. Bununla beraber araci kurumlar, muhasebeleri merkezde tutuluyor olsa bile, sube bünyesindeki müsteri hesaplarini, nakit ve menkul kiymet hareketlerini izleyecek defter ve kayitlari subelerinde ayrica tutmak ve bulundurmak zorundadirlar.
Araci kurumlarin mali tablo ve raporlari, SPK tarafindan belirlenecek esas ve sekillere uygun olarak düzenlenir ve bagimsiz denetleme kuruluslarina denetlettirilir. Bunun disinda kanundan dogan islem ve hesaplar SPK tarafindan görevlendirilecek kurul uzmanlari tarafindan denetlenir.
Kurulca görevlendirilen kisilerce istenen belgeleri vermeyen veya yok edenler, 100 milyon TL' den 500 milyon TL' ye kadar agir para cezasi uygulanir (SPK md. 47).
SPK tarafindan belirlenen defter ve belge düzenleme usullerine göre tutulmasi gereken defterler:
Bu defterler Ticaret Kanunu ve Vergi Usul Kanunu geregince tutulmak zorundadir.
SPK tarafindan belirlenen defter ve belge düzenleme usullerine göre düzenlenmesi gereken belgeler:
Bu belgelerin SPK'nin Seri V No: 6 Tebligi'ne göre düzenlenmesi zorunludur. Bu belgelerin saklanmasi Ticaret Kanunu hükümlerine göre 5 yildir. Emir formunun saklanmasi ise takip eden yilin sonuna kadardir.
SPK tarafindan belirlenen ve tutulmasi gereken beyanname ve raporlar:
Yillik Mali Tablolar, Sermaye Piyasasi Kanunu SPK'nin Seri XI No: 1 Tebli-gi uyarinca düzenlenmesi ve bagimsiz denetime tabi tutulmasi gereken tablo-lardir. Ara mali tablolarin bagimsiz denetime tabi tutulmasi sart degildir.
Bagimsiz Denetim:
Yeminli Mali Müsavirlerce yapilmasi gereken denetleme, Maliye ve Gümrük Bakanligi'nin "Yeminli Mali Müsavirlerin Tasdik Edecekleri Belgeler, Tasdik Konulari, Tasdike Iliskin Usul ve Esaslar Hakkinda Yönetmelik" çerçevesinde belirlenmistir.
Buna göre Yeminli Mali Müsavirlerce denetim ve tasdiki yapilabilecek belgeler su konular etrafinda toplanmistir:
Farkli yerlerde arsivcilik çalismalarini yürüten arsivcilerle yaptigimiz çesitli söylesilerde her birinin karsilastigi problemler ve çözüm asamasinda kazandiklari tecrübelerin çogu zaman ayri özelliklerde oldugu görülüyor.
Herhalde ana problem, Türkiye'de kurum ve kuruluslarin arsiv ve arsivcilik faaliyetlerinin öneminin ve bu konunun bir ihtisas isi oldugunun pek fazla bilincinde olmamalari ve bu bilinci yayacak arsivistlerin de bu alanda ilk adimlari atan kisiler olma özelligini tasimalaridir. Kisacasi çift yönlü bir birikim eksikligi söz konusudur. Ancak bu noktada devletin arsiv ve arsivcilik faaliyetleri ve arsivlerine verdigi önem biraz daha farkli degerlendirilebilir.
Devlet ,sahip oldugu arsivlerin önemini ve bunlarin korunmasi gerektigini öteden beri bilmektedir. Bir anlamda herseyden önce devlet vardi. En eski teskilatlanma ve yapilanmalar dogal olarak devlet bünyesindedir. Ancak devletin, arsivlerinin ne kadar hayati bir öneme sahip oldugunu bilmesi yaninda, bu arsivlerin düzenlenmesi ve arsivcilik faaliyetlerinin yürütülmesi konusunda da hassas olmasi gerekir. Nitekim çesitli tarihlerde devlet arsivlerinin tasnif ve düzenleme çalismalarinin yürütülmesi ve arastirmaya açilmasi amacina yönelik olarak bazi arsivistlere görev verilmis ve bu faaliyetler yürütülmeye çalisilmistir. Bu süreçte bir çok aksamalar da yasanmistir ve bazi problemler halen devam etmektedir. Aslinda bu problemlerin daha iyi görülüp anlasilabilmesi için devletin merkezi ve adem-i merkezi kurum ve kuruluslarinda icra-yi faaliyet gösteren uzman arsivcilerin olmasi gerekirdi. Devletin iste tam bu noktada yani merkezi ve adem-i merkezi her kurum ve kurulusunda gerçek anlamda arsivcilik faaliyeti yürütebilecek elemanlara sahip olmamasi ya da böyle bir istihdam politikasinin olmamasi, birbirini takip eden ve sürekli artan ciddi problemlere yol açmaktadir.
Ilk etapta devletin kurum ve kuruslarinda birikmeye baslayan evraklarin güncel, yari güncel ve pasif çaglarinda ciddi bir ayiklama, imha ve tasnif faaliyeti yürütülmemektedir. Bu durumdan yer sorunu, zaman kaybi ve maliyet problemleri gibi klasik problemlerin yani sira belki de asil problem degerli evraklarin zarar görmesi veya yok olma tehlikesiyle karsi karsiya kalmasidir. En nihayet sayisi oldukça fazla olan devlet kurum ve kuruluslarinin yine ayni sekilde çok sayida biriken ve düzensiz olan evrak veya dosya yiginlarinin devlet arsivleri depolarina ulastirilmasindan sonra bu asamada problemler had safhaya ulasir ki bizim yasadigimiz sorunlar ve deneyimler daha çok bu son asamayla ilgilidir.
Böylesine düzensiz olan çok sayidaki fon ve serilerin bir çogunda arsivlik malzeme olma özelligi tasimayan evraklar büyük yer tutar. Bunlarin düzenlenmesinde ise çok sayida arsiv personeline ihtiyaç duyulmaktadir. Personel sayisi fazla olsa bile böyle bir isin altindan kalkmak çok uzun zaman almaktadir. Oldukça kapsamli bir çalisma gerektiren bu ortamda arsivcilik egitimi olmayan personel, niteligi itibariyle devlet tarihini çok iyi bilmektedir; ancak arsivcilik tekniklerini tam olarak bilmemeleri nedeniyle olumsuzluklar yasanmaktadir.
Evrak hacminin büyük ve düzensiz olmasi nedeniyle personelin büyük bir kismi tasnif elemani olarak görev yapmaktadir. Sürekli tarihleme, kodlama ve dosyalama gibi isler yapan tasnif elemanlarinda bir süre sonra bu islemler bir bikkinliga yol açmaktadir. Bu durumdan personelin nasil etkilendigi ayrica bir arastirma konusu olabilir.
Tüm bunlarin yaninda tarihi arsivler için siddetle bir arsiv binasina ihtiyaç vardir. Tarihi arsivlerin daha iyi korunmasi ve koruma sartlari müsait olmayan depolardan kurtarilmasi ve çalisma seklinin daha organize olabilmesi için bir arsiv binasina sahip olmak gerekir. Sorunlarin çokluguna karsin devletin bu sorunlara olan ilgisi azdir. Devletin ayni zamanda yavas isleyen bürokrasisi yapilan arsiv faaliyetlerini ve gerçeklestirilmesi düsünülen projeleri de aksatmaktadir. Bu yönde devletin isleyis açisindan da dinamik bir yapida olmasina ihtiyaç vardir.
Üniversitelerden
Atatürk Üniversitesi Fen-Edebiyat Fakültesi : Atatürk Üniversitesi Fen-Edebiyat Fakültesi Kütüphanecilik Bölümü, 19.08.1994 tarihinde kuruldu. Bölüm, Kütüphanecilik, Arsivcilik ve Dökümantasyon-Enformasyon Anabilim dallarindan olusmaktadir. Su anda bölümde bir bölüm baskani, Arsivcilik Anabilim Dali'nda iki, Dökümantasyon-Enformasyon Anabilim Dali'nda bir arastirma görevlisi olmak üzere toplam dört ögretim elemani görev yapmaktadir.
Is Dünyasi (Marmara Mezunlari'ndan Haberler)
Sergiler
1860'lardan baslayip 1930'lara kadar süren bir dönem hakkinda bilgi veren, Kurum/devlet ve toplum/insan basliklariyla iki ana bölümden olusan Osmanli Bankasi Arsivi Sergisi "Tarihten Izler", kronolojik bir mantiktan ziyade tematik bir kurgu üzerine insa edildi.
Serginin ilk bölümünde Osmanli Bankasi bir devlet bankasi olarak isleniyor. Dolayisiyla kurumsal kimligi ve devletle olan iliskileri ele aliniyor. Bu bölümde bankanin 1863'teki anlasmayla kurulusu, Osmanli Devletine sagladigi kredi ve avanslar, dis borç alinmasinda üstlendigi rol ve emisyon bankasi olarak basmis oldugu banknotlarla ilgili belgeler sunuluyor.
Ikinci bölümde banka, toplum ve piyasalarla iliskisi baglaminda bir kurum olarak ele aliniyor. Bankanin bu iki kimligi arasindaki bagi olusturan sube aginin ve özellikle Karaköy Merkez Binasi'nin anlatimiyla baslayan bu bölüm, müsterilerle ilgili bilgilerin sergilenmesiyle devam ediyor.
Saray ve çevresi, yönetici elitler, yeni olusmaya baslayan aydin grubu, geleneksel esnaf gruplari, büyük tüccarlar ve sirketler gibi çesili toplumsal kesitleri temsil eden müsterilerden örnekler veriliyor. Ayrica piyasanin aykiri bir görüntüsü olan sahtekarlik vakalari belgeleniyor. Sergi, eski çalisanlarina ait yüzlerce fotografin sergilendigi bir galeriyle sona eriyor.
Istiklal Caddesi üzerindeki Osmanli Bankasi Tarihi Arastirma Merkezi'nde ziyarete açilan bu sergi 17 Aralik-17 Mart tarihleri arasinda görülebilir.
Go to ArchiMedia Main Page
In Curriculum Vitae, Go to page: Introduction | Contact | Education | Employment | Projects | Books | Articles | Papers | Interests | MWArticles | Hobbies | Miscellaneous | Photos
In Narratus Vitae, Go to page: Introduction | Archives | Records Management | Business Management | Computers | Research | Publishing | Teaching | History | Public Relations | Medicine | Hobbies | Disaster Preparedness |