Merhaba,
Ülkemizde yaygin bir kanaat vardir: Arsivcilik, hademeler tarafindan dahi yürütülebilecek basit bir is olarak görülür. Ister özel ister kamu kesimi olsun, hangi yöneticiye sorsaniz size arsivin çok önemli bir kavram oldugunu söyler. Ama mesele arsivin yönetim sorunlarina gelince, en alt düzeyden en üst düzeye kadar pek çok yöneticinin, arsivcilerin islerine burnunu soktugunu, onlara akil ögretmeye kalktigini, vs. görürsünüz. Bu, sözünü ettigimiz kanaatin--bilinçli ya da bilinçalti--bir sonucudur. Üzülerek görüyoruz ki, bu kanaati paylasanlar arasinda Sayin Basbakan da yer aliyor. (Yazin burada olmadigimiz için geç ögrendik ve geçen sayida yer veremedik: ) Devlet Arsivleri Genel Müdürü Ismet Binark, Basbakanligin aldigi siyasi bir kararla görevinden alindi. Meyva veren agaci taslarlar misali kendisini çekemeyenlerin gazetelere verdikleri uydurma haberler kanaliyla tezgahlanan bir komplo sözkonusu; iddialarin basta geleni ise çok komik: kendi siyasi görüsü dogrultusunda (yanlis hatirlamiyorsam) 500 kisiyi ise almak. Son 5-6 senedir arsive Bakan, Basbakan vb. torpili ile ve arsiv yönetiminin istegi disinda alinan, arsiv personelinin tabiriyle "parasütçüler" disinda alinmis eleman olmadigi gibi, arsivde çalisan uzman ve uzman yardimcilarinin toplam sayisi 500'ün altina düseli epey zaman oldu. Kimbilir? Belki de "kendi siyasi görüsü" ile kastedilen, Binark'in "arsive alinacak teknik personelde arsivcilik bölümü mezunu olma sarti" aramasidir. Yani belki artik "arsivci" olmak da bir siyasi tarafa üye olmaktan kabul ediliyordur: Islamci, Turanci, Atatürkçü, Leninci, Apocu, vb. gibi. "Arsivist" yerine "arsivci" terimini kullananlar da bu "izm"i kamuse etmeye çalisiyorlardir belki de! Belli mi olur?
Ismet Binark ve ekibinin basarilarini hatirlatmaya gerek görmüyorum: 20 küsur sene çikarilamayan arsiv mevzuatini çikarmak; Yayincilar Birligi'nin "En Basarili Resmi Yayinci" ödülünü kazanmak; ve hele Osmanli Arsivi'ndeki tarihçi egemenligine son verip belgelerin tek tek degil, "dosya esasina" göre tasnifi gibi (ancak arsivcilik bilgisine sahip birilerinin alabilecegi) radikal bir kararla, önceki 20 senede tasnif edilmis belge miktarina esit bir belge yiginini iki sene gibi bir sürede arastirmaya açmak kolay kolay unutulabilecek basarilar degil.
Önceki iktidarlar sirasinda partiler üstü kalmayi basarabilmis böylesi bir makamin, son derece çirkin bir komployla siyasi bir müdahaleye ugramasini siddetle protesto ediyoruz. Bunda Sayin Binark'in yerine getirilen yeni yöneticilerin suçu yok, elbet. Onlar simdi kendilerine tevdi edilen görevi yerine getirmeye çalisacaklar. Dileriz önceki arsiv yönetiminin basarilari altinda ezilmeden benzer basarilar sergilemeye çalisirlar.
Saygilarimizla,
Bekir Kemal Ataman
Ögr. Gör. Berat Bir
Arsivler, ister özel sektöre ait olsun, ister devlet sektörüne, en etkin sekilde organize edilmeli ve yönetilmelidir. Bunun için de, mevcut arsivi veya olusturulacak arsivi yönetmek için bir arsiv programi düzenlenir. Bu program kapsaminda, arsivin fonksiyonlari, hedeseri, kimlere hizmet verecegi, kullanim sartlari, prosedürleri ve o arsivden kimlerin sorumlu olacagi belirlenmis olmalidir.
Ilgili literatürde, arsiv yönetiminin genellikle bes temel alanda uygulandigi görülür. Bunlar;
Personel yönetimi, personelin egitimi asamasindan sonra bitmeyip, personelin o birimde çalistigi süre boyunca gerekli egitim programlarina tabi tutulmasi, görev ve sorumluluklarinin zaman zaman degistiirlimesi, kariyer yollarinin tesbit edilmesi, performansinin degerlendirilmesi, maddi yönden tatmin edilerek is motivasyonunun saglanmasi asamalarini da içine almaktadir. Personelin ücretinin belirlenmesi, bazi kurumlarda sadece bütçe-finans departmaninin görevi iken, bazen arsiv yöneticisinin sorumlulugu altinda da olabilir. Bu nedenle, bir arsiv yöneticisinin sadece mesleki bilgilere sahip olmasi yeterli degilidir. Bunun yaninda, ekonomi bilgisine sahip olmasi, güncel ekonomik olaylari izlemesi, çalisma sartlarini ve kanunlarini iyi bilmesi gerekir. Ayrica sadece kendi kurumunun degil benzer kurumlarin da arsiv politikalarina hakim olup, bu bilgileri olusturacagi arsiv programinda baz almasi arsiv yönetcisinin çagdas olmasinda önemli bir etken olacaktir. Zira dünya çagi yakalama degil, çagin ötesine geçme dünyasidir.
Hamza Kandur[**]
1. GIRIS
Yerel yönetimler fonksiyonlari itibariyla arastirmacilar yaninda yönettikleri bölgede yasayan insanlari da yakindan ilgilendiren nitelikte bilgi ürettirler ve saklarlar. Bu fonksiyonlar arasinda çevre ve halk sagligini korumaya yönelik faaliyetler, Yol yapimi, park ve bahçe yapim ve düzenlemesi, imar ruhsatlari ve denetimleri, egitim, kültür ve spor etkinlikleri yer almaktadir. Bunlarin yanisira kurum olarak belediyelerin yönetilmesi ve kamu kaynaklarinin kullanilmasi ile ilgili son derece önemli belgeler bu tür kurumlarin arsivlerinde yatmaktadir. Ancak yerel yönetimlerin fonksiyonlari sonucu üretilen bilginin düzenlenmesi, saklanmasi ve hizmete sunulmasinda kullandiklari yöntemler, bilgiden maksimum düzeyde yararlanmaya imkan verecek niteliklerden uzaktir. Daha da önemlisi, bilginin bir yönetimsel karar araci oldugu ve dogru karari vermedeki rolü tam olarak kavranmis degildir. Bugün, bu derece öneme sahip arsivlerin kullanima sunulamamasi ve daha da önemlisi bir çok kurumda bunlarin çürümeye terkedilmesinin altindaki sebepleri incelemeye ve bazi çözüm önerileri getirmeye çalisacagiz. Yerel yönetimlerin arsiv problemlerine getirdigimiz çözüm önerileri Üsküdar Belediyesinde yaklasik bir yil önce baslattigimiz ve tamamlanma asamasina geldigimiz çalismada uygulanabilirligini göstermistir.
Hemen belirtilmesi gereken bir diger konu da bu çalismanin sadece Üsküdar Belediyesi ile sinirli olmadigidir. Çalismaya temel olusturmasi ve Üsküdar Belediyesinde karsilastigimiz problemlerin genelde yerel yönetimlerde mevcut olup olmadigini görmek için Istanbul'daki yedi yerel belediyede arsiv uygulamalari konusunda bir anket çalismasi yapilmistir. Bu anketin degerlendirilmesi sonucunda yerel yönetimlerde arsivlerin düzenlemesi, kullanilmasi ve saklanmasi yönündeki problemleri benzer niteliktedir. Ankete dahil edilen belediyeler Ümraniye, Bahçelievler, Kadiköy, Kagithane, Maltepe, Kartal ve Gebze'dir. Bu problemleri Arsiv politikalari ve yönetmelik, personel, dosyalama ve tasnif sistemi, bilgiye ulasim, arsivlerin depolanmasi ve korunmasi, saklama planlarinin gelistirilmesi ve bürokratik yapidan kaynaklanan problemler seklinde degerlendirmek mümkündür.
2. YEREL YÖNETIMLERIN ARSIV SORUNLARI
2.1 Arsiv Politikalari ve Yönetmelik
Arsiv politikalari, kurumlarin arsivlerilerin üretilmesi asamasindan baslayarak onlarin nihai olarak ya imha edilmesine veya baska bir kuruma transfer edilmesine kadar geçen süre içerisinde arsivlerin nasil idare edileceginin belirlenmesidir. Bu politikalarin ayni zamanda yönetmeliklerle resmilestirilmesi gerekir. Kurumlarin arsiv politikalari gelistirmesi, kurum içerisinde arsiv hizmetlerinde belli bir standardin olusmasina, birimler arasi bilgi paylasiminin artmasina ve enformasyon ve arsiv hizmetleri için ayrilan kaynaklarin daha verimli kullanilmasina imkan saglayacaktir. Belediyelerin arsiv politikalarin belirlenebilmesi ve belli bir yönetmelik dahilinde bu politikalarini yürütüp yürütmedikleri hakkinda bir sonuca varabilmek için anket sirasinda yöneltilen ilk soru kurumun arsiv felsefesi ve politikasi olmustur. Ancak hemen ifade etmek gerekir ki ek açiklamaya gerek kalmadan bu soruya dogrudan cevap veren olmamistir. Buradan arsivlerin yönetiminin belli politikalar gelistirilerek yönetilmesi gerektiginin henüz kavranamamis oldugu yargisina varmak mümkündür. Yerel yönetimlerin arsiv hizmetlerini düzenlemede baslangiç noktasinin tutarli ve uygulanabilir arsiv politikalari gelistirmeleri ve bunlari yönetmeliklerle resmilestirmelidirler.
Yönetmelik konusunda alti çizilmesi gereken bir nokta da sudur. 16 Mayis 1988 tarih ve 19816 sayili Resmi Gazetede yayinlanan Devlet Arsiv Hizmetleri Hakkinda Yönetmelik kamu kurum ve kuruluslarina arsivlerini düzenleme, ayiklama ve trasfer konularinda yükümlülükler getirmektedir. Kurumlar bu yönetmelikle kendilerine yüklenen görevleri yerine getirmek için gerekli çalismalari yapmalari gerekmektedir.
2.2 Personel
Kurumun arsiv ve evrak yönetimi ile ilgili herhangi bir politikasinin olmasinin en temel göstergelerinden biri de kurum içerisinde arsiv ve evrak hizmetlerinden sorumlu bir birimin olusturulmus olmasi ve arsivlerden dogrudan sorumlu kisilerin atanmis olmasidir. Bu yönde yapilan arastirmamizda çalismaya dahil edilen hiç bir belediyede arsivden dogrudan sorumlu bir birimin veya personelin olmadigi görülmüstür. Belediyelerdeki her birim kendi ürettigi evraki saklamakta ve depolamaktadir. Bu depolama esnasinda herhangi bir düzenleme ve ayiklama söz konusu degildir. Arsiv depolarinin sorumluluklari genelde hizmetlilere birakilmistir.
Burada iki önemli problemle karsilasmaktayiz. Bunlardan birincisi arsivden sorumlu personelin arsivlere karsi duyarliligi tatmin edici ölçülerde degildir. Bu da arsivlerin zaman içerisinde yipranmasina ve kaybolmasina neden olabilir. Arsiv sorumlulugu verilen kisilerin en azindan arsiv malzemesinin korunmasi ve tasinmasi konularinda egitilmeleri gerekir. Ikinci önemli problem ise arsiv depolarina dosyalarin yerlestirilmesi arsivden sorumlu kisinin insiyatifine birakilmistir. Bunun dogurdugu sonuç o depodan bir dosyanin bulunmasi sorumlu personelin mevcudiyeti ile mümkündür.
Yukarida bashedilen sorunlar buzdaginin sadece su üstündeki kismi gibidir. Yerel yönetimlerin arsivlerinden sorumlu personelle ilgili problemler sadece bunlardan ibaret degildir. Yerel yönetimlerdeki arsivlere genel olarak baktigimizda bütün problemlerin altinda kalifiye eleman istihdam edilmemesi yatmaktadir. Yukarida kategorilere ayirdigimiz problemlerin çözülebilmesi bunlarin uzmanlari tarafindan ele alinmasiyla mümkün olacaktir.
2.3 Dosyalama ve Tasnif Sistemi
Yerel yönetimlerde ve hatta genelde ülkemizdeki her türlü kurumdaki temel problem evraklarin üretim asamasinda kontrol altina alinamamasindan kaynaklanmaktadir. Dosyalama ve tasnif sistemleri arsivlerin özellikle aktif kullanim sürelerini doldurduktan sonraki kullanimlarinda ve ayiklama ve imha çalismalarinin yürütülmesinde çok önemli araçlardir. Temelde bütün belgeler iki tür dosyalam sistemine göre dosyalanmasi gerekir. Bunlardan birincisi vaka dosyalamasidir. Vaka dosyalari içerik olarak birbirine benzer nitelikte olan fakat her dosyada ayri bir vakanin ele alindigi dosyalardir. Personel dosyalari veya belediyelerdeki imar dosyalari bu tür dosyalara örnek teskil ederler. Bu tür dosyalamada belediyelerimizde, dosya iç düzenleri ve kodlama ile ilgili bazi düzenlemelere ihtiyaç olmasina ragmen, fazla bir problem gözükmemektedir.
Ikinci tür dosyalama konu dosyalamasidir. Konu dosyalari içerik itibariyla birbirinin devami gibi gözüken belgelerden olusan dosyalardir. Burada önemli olan nokta belgenin kuruma gelis kaynagi ve tarihine fazla dikkat edilmeden ayni konulardaki belgelerin birarada dosyalanmasidir. Konu dosyalarina girecek malzeme genelde yazismalardir. Yazismalar kurumlardaki toplam evrak hacminin küçük bir bölümünü olustursa da bunlar genelde uzun süre saklanmasi gereken en fazla arsiv degerine sahip olan belgelerdir.
Yerel yönetimlerdeki dosyalama ile ilgili en önemli problem yazismalarin dosyalanmasi konusunda olmaktadir. Yazismalar evrak kayit defterlerinde düzen içerisinde yani kronolojik olarak gelen ve giden evrak olarak dosyalanmaktadir. Bu tür dosyalamanin bir çok sakincasi vardir. Bunlardan birincisi herhangi bir evrak arandiginda mutlak surette tarih ve evrak kayit numarasina ihtiyaç vardir. Bu bilgiler olmadan özellikle eski tarihli belgelere ulasmak oldukça zordur. Ikinci olarak herhangi bir konuda karar verilecegi zaman o konudaki evraklarin tamamini bir arada görme imkani ortadan kalkmaktadir. Dogru kararlarin verilebilmesi için mevcut bilgilerin dogru olmasi kadar önemli bir diger unsur da bilgilerin tam olmasidir. Üçüncü olarak konu dosyalarinda ayiklama ve imha kararlari dosya bazinda alinabilir. Yani Kurum içim önem arzeden konulardaki dosyalarin saklama süreleri belirlenebilir ve zamani geldiginde bu dosyalar üzerinde gerekli islem yapilabilir. Kronolojik dosyalamada ise ayiklama ve imha islemlerinin belge bazinda yapilmasi gerekir. Çünkü gelen-giden evrak seklinde düzenlenen dosyalarda çok önemli belgeler olabilecegi gibi hiç bir degeri olmayan belgelere de rastlamak mümkündür. Dolayisiyla ayiklama karari alinacagi zaman ya dosya oldugu gibi saklanmali ya da dosya içerisindeki belgeler tek tek incelenerek ayiklanmalidir. Bu yöntem pratik olarak neredeyse imkansiz olmakla birlikte arsivciligin temel prensiplerinde olan asli düzene saygi prensibi ile de çatismaktadir.
Konu dosyalamasi yapilabilmesinin en önemli gereçlerinden bir tanesi de uygun tasnif sisteminin gelistirilmesidir. Arsiv malzemesinin tasnifi için bir paket tasnif sisteminin kullanilmasi söz konusu olamaz. Çünkü arsivleri üreten kurumlar yapilarinda ve islevlerinde birbirlerinden son derece farklidirlar. Dolayisiyla tasnif sisteminin kuruma özgü olmasi gerekir. Tasnif sisteminin gelistirilmesi asamasinda yapilamasi gereken kurumu ve fonksiyonlarini iyi analiz edip tasnif sistemini mevcut yapiyi yansitacak sekilde düzenlemek gerekir.
Dosyalama ve tasnif sistemleri ile ilgili olarak üzerinde durulmasi gereken son nokta kodlama sistemidir. Yani gelistirilen tasnif sisteminin kodlarla ifade edilmesidir. Kodlama numerik, afabetik veya alfa-numerik olabilir. Seçilen metod ne olursa olsun, kodlama sisteminin belli bir mantik içerisinde ve genislemeye müsait olmasi gerekir.
2.4 Bilgiye Ulasim
Yerel yönetimlerdeki arsiv uygulamalarina bilgiye ulasim açisindan incelendigi zaman da ortaya çikan tablonun fazla iç açici oldugu söylemez. Bunun en önemli sebeplerinden bir tanesi dosyalama sistemlerinin yukarida belirtelen sebeplerden dolayi bilgiye ulasimi kolaylastirici özellikte olmamasindan kaynaklanmaktadir. Daha öncede belirtildigi gibi kronolojik dosyalama düzenlerinde belgenin tarih ve numarasini bilmek gerekmektedir. Aksi takdirde istenilen belgeye ulasmak için gelen-giden dosyalarindan veya evrak kayit defterlerinden belgelerin tek tek taranarak istenilen belgeyi bulma yoluna gidilmektedir. Bu ise özellikle üzerinden belli bir zaman geçmis olan belgelere ulasmada zorluklara yol açmaktadir.
Bilgiye ulasma da bir diger konuda aranilan bilginin tam olmasidir. Verilen kararlarin dogruluk derecesi kararlarin dayandirildigi bilgilerin dogrulugu ve bütünlügü ile dogru orantilidir. Eksik bilgilerden yanlis kararlarin çikmasi ihtimali oldukça yüksektir. Dolayisiyla bilgiye ulasim metodlarini düsünmeye baslamadan önce bilgilerin nasil düzenlenmesi gerektigi konusuna bakmak gerekir. Dosyalama ve tasnif sisteminin gelistirilmesi için ve dosyalama sirasinda harcanan zaman bilgiye ulasimda fazlasiyla kazanilacaktir.
Bilginin ulasimi kolaylastiracak sekilde düzenlenmesi kadar ulasim metodlari da bilgiye ulasimda oldukça etkili bir rol oynayacaktir. Indeksleme ve kataloglama islemlerin düzenli bir sekilde yapilmasi ve bilgisayar teknolojisinin sagladigi imkanlardan faydanilmasi da bilgiye ulasimi hizlandiracak ve kolaylastiracak etkenler arasindadir.
2.5 Arsivlerin Depolanmasi ve Korunmasi
Güncel kullanim sürelerini dolduran arsiv malzemesini çesitli nedenlerden dolayi uzun süreler depolarda saklamak gerekir. Bu nedenler bir sonraki bölümde ayrintili olarak ele alinacaktir. Arsiv malzemesinin depolarda saglikli bir sekilde saklanabilmesi için çesitli önlemlerin alinmasi gerekmektedir. Mevcut depolarin arsiv malzemesi için saglikli bir ortam sundugu söylenemez. Arsiv depolarinin standartlari ve özelliklerini bütün yönleriyle incelemek bu konusmanin süresine sigmayacak kadar detaylidir. Ancak bazi temel konulara kisaca deginmekte yarar oldugu kanisindayim. Arsiv depolarinin isi, nem ve toz gibi belgelere zarar verebilecek unsurlara karsi korunmasi gerekir. Depolarda isi ve nem oranlari mümkün oldugu kadar sabit tutulmaya çalisilmalidir. Biyolojik zararlilar ve yangin, sel baskini gibi dogal afetlere karsi önlemler alinmalidir. Depolarin iç düzenlemesi ve rasarin konumu rahat çalismaya ve dosya çikarip yerlestirmeye uygun bir sekilde yapilmalidir. Bina sartlari uygun oldugu takdirde hareketli raf sistemleri tercih edilmelidir. Arsiv malzemesinin depolara indirilmeden önce Devlet Arsiv Hizmetleri Hakkinda Yönetmelik'te belirtilen esaslar dahilinde hazirlanmalidir.
2.6 Saklama Planlarinin Gelistirilmesi
Saklama planlari kurumlarda mevcut belgelerin ne kadar sürelerde saklanacagini ve süresi dolanlarin ne tür isleme tabi tutulacagini gösteren listelerdir. Kurumlarin ürettikleri malzemenin çok küçük bir bölümüne uzun süre ihtiyaç duyarlar. Diger belgeler belli zamanlardan sonra degerlerini yitirir ve saklanmasina gerek kalmaz. Arsiv malzemesi üretim asamasinda veya güncelligini yitirdikten sonra depolara indirilme asamasinda belli kriterler ölçüsünde arsiv malzemesine degerlendirilerek saklama planlari yapilabilir. Bu degerleri dört ana grupta toplamak mümkündür.
Idari deger: Kurumun söz konusu malzemeye idari islerini yürütebilmesi açisindan ne kadar süre ihtiyaci vardir? Bu gruba girecek malzeme kurum faaliyetlerini yürütebilemesi için ihtiyaç duyulan belgelerdir. Bunlar içerisinde kurum politikalarini, prosedürleri, ve birimlerin fonksiyonlarini gösteren belgeleri sayabiliriz. Bu tür belgeler kurum ihtiyaç duydugu sürece saklanmalidir.
Mali deger: Söz konusu malzeme mali denetleme açisindan bir degere sahip midir? Bu grupta yer alacak belgeler genelde kurumun mali kaynaklari nasil sagladigini ve nasil kullandigini gösteren belgelerdir. Bu belgeler sayistay onayindan geçtikten sonra herhangi bir deger ifade etmez. Ancak bu tür belgelerde saklama süresi genelde on yil olarak düsünülmelidir.
Yasal deger: Bu tür malzeme bir hakkin ispati veya anlasmalarin teyidi için hazirlanmis belgelerdir. Bunlar içerisinde anlasmalar, kontratlar gibi malzemeyi saymak mümkündür. Bunlarda saklama süreleri genelde evrak üzerinde beliritilen anlasma veya kontrat süresine göre belirlenir.
Tarihi deger: Bunlar belgeyi üreten kurum disindakiler için enformasyon degerine sahip olan belgelerdir. Bunlarin belirlenmesinde genelde arsivcinin çok yönlü düsünmesi ve gelecek nesillerin bilgi ihtiyaçlarini belli ölçüde bugünden görmesi gerekir. Bunlar nihai olarak saklanmasi ve milli arsivlere devredilmesi gereken malzemelerdir.
Çalismaya dahil yerel yönetimlerin hiç birisinde böylesi bir uygulamaya rastlanmamistir. Üretilen malzemenin tamamini saklamaya çalismak saklanmasi gerekenlerin yeteri kadar iyi saklanamamasina yol açmaktadir. Saklama planlarinin hazirlanmasi kurumlarin saklamakla yükümlü olduklari evrak hacmini azaltacagindan uzun vadede kuruma mali kaynaklarin kullanilmasi konusunda tasarruf saglayacaktir.
[*] Bu yazi Türkiye Ekonomik ve Toplumsal Tarih Vakfi tarafindan 13-14 Kasim 1995 tarihinde düzenlenen Arsivcilik Sorunlari Sempozyumu'nda bildiri olarak sunulmustur.
[**] Yard. Doç. Dr., MÜFEF Arsivcilik Bölümü
Bilgin Aydin
Aga kapisinin Bâb-i Mesîhat'a tahsis edildigi devre kadar seyhülislamlar diger devlet ricali gibi resmi faaliyetlerini kendi konaklarinda yürütmüslerdir. Osmanli Devleti'nde yönetimin merkezi müessseseleri olarak otaya çikan saray ve konaklar, XIX. yüzyila kadar varliklarini muhafaza etmistir. Klasik devir Osmanli bürokrasisinde saray disindaki idari mekanlar, bizzat bürokratlarin sahsi tasarrufunda bulunan konaklardir. Hususi mesken olmanin yanisira devlet daireleri olarak da kullanilan bu konaklar, sadrazam konagi, seyhülislam konagi, Istanbul kadisi konagi örneklerinde oldugu gibi saray disinda tesekkül etmis ve Tanzimat'a kadar bu özelliklerini korumuslardir. XIX. yüzyila kadar Osmanli bürokrasisi bir saray ve konaklar bürokrasisi görünümündedir. Kethüdasi, çavusu, mühürdari, kitapcisi, vs. ile konaklar saray merkezli bürokrasinin küçük ölçekteki yardimci unsurlaridir.
XVIII ve XIX. yüzyillarda saray merkezli bürokrasinin yerini merkezi bir hükümet sisteminin yani Bâb-i Âli ve nezaretlerin aldigi görülmektedir. Seyhülislamlik da bu gelismenin disinda kalmamis ve 1826 senesinde gelenege uyarak bâb izafeti ile Bâb-i Mesîhat ismini almistir. (Bâb-i Humayun, Bâb-i Âsafi, Bâb-i Seraskeri örneklerinde oldugu gibi)
Seyhülislamligin Bâb-i Mesîhat'a tasinmasindan sonra, teskilati sürekli bir sekilde gelismis ve klasik dönem ilmiye sinifinin tamami bu teskilatin çatisi altinda toplanmistir. Bu teskilatlanma sürecinde Osmanli Devleti sinirlari içerisinde önceleri vakisar tarafindan finanse edilen ilmiye mensuplari Bâb-i Mesîhat'in maasli bir memuru haline gelimistir. Kazaî, idari ve beledî yetkileri olan kadilik ve mevleviyetler, egitimin klasik dönem müesseseleri olan medreseler, askeri yarginin mercii olan kazaskerlik, seyyid ve seriserden sorumlu olan nakibul-esrasik gibi kurumlar XIX. yüzyilin sonuna dogru Bâb-i Mesîhat'in çatisi altinda toplanmistir. Ilmiye mensuplarinin bes bini bulan sayilari bunlarla ilgili olarak yeni düzenlemelere gidilmesi zaruretini dogurmus ve Bâb-i Mesîhat'ta Sicil-i Ahval Müdüriyeti, Memurin Müdüriyeti adiyla modern dönemin personel ve maas islerine bakan yeni daireleri kurulmustur. Bu dönemde artan bürokratik muamelelere paralel olarak evrak islem hacminde de bir artis görülmektedir. Tanzimat dönemi devlet müesseselerinin arsivleri klasik dönemle kiyaslandigi zaman bu fark daha açik bir sekilde görülmektedir.
Günümüzde Osmanli dönemine ait arsiv malzemesinin tamami Osmanli baskenti Istanbul'da toplanmis bulunmaktadir. Ankara'da da Kuyud-i Kadime ve Maarif Nezaretine ait bazi evrak ve defterler mevcuttur. Istanbul'daki arsivler daginik halde bulundugu için Basbakanlik Osmanli Arsivi'nin disinda, sahip oldugu defter ve belgeler bakimindan en zengin kolleksiyonlardan sayilabilecek iki arsiv; Seriye Sicilleri Arsivi ve Mesihat Arsivi günümüzde Istanbul Müftülügü'ne bagli bulunmaktadir. Seriye Sicilleri Arsivi'nde 10.000 civarinda defter ve Mesihat Arsivi'nde ise 4.000,'e yakin defter ve onbinlerce belge bulunmaktadir.
Mesihat Arsivi defterlerinin bir kismi Bâb-i Mesîhat'in Aga Kapisi'nda tesisinden önceki döneme ait olup bunlar; Seyhülislamlik defterleri, Mesihat Arzlari ve Iradelere Mahsus Kayit Defterleri Telhis, Tarik, Medrese, Vakif, Vezaif ve Müteferrik basliklari altinda toplanmistir. Bunlardan Tarik, Medrese ve Vezaif defterlerinin baslangiç tarihi Bâb-i Fetva'nin kurulusundan önceki döneme (1826 öncesi) dek uzanmaktadir. Rumeli ve Anadolu kazaskerligi defterleri ise Mesihat Arsivi'nin en eski defter serilerini meydana getirmektedir. Kadi ve müderris tayinlerini ihtiva eden Rumeli kazaskerliginin Ruznamçe defterleri 1545 tarihinden itibaren tutulmustur. Ruznamçe Defterlerinin disinda Divan defterleri olarak isimlendirilen ve Anadolu ve Rumeli kazaskerlerinin tevcih divanlarinda tutulmus olan defterlerin en eskisi 1663 tarihini tasimaktadir. Kazaskerlik müessesesine ait bir diger defter grubu da Mühür Tatbik defterleri olup tespit edilebilen en eski tarih 1241/1824'tür. Mesihat Arsivi'nin üçüncü büyük defter serisi nakibülesrasara ait olup, sadat defterleri olarak da isimlendirilen seyyid ve serisere mahsus defterlerdir. Bunlar 33 adet olup 1535 tarihinden baslamaktadir.
Mesihat Arsivi'nde Bâb-i Mesîhat meclislerine ait olan defterler ise XIX. yüzyilin ikinci yarisindan itibarem baslamaktadir. Bunlar yeni bürokrasi usüllerinin ortaya çikardigi defterler olup esasen kayit islemlerinin yürütüldügü Evrak Odasi'nin defterleri, yazismalarin yapildigi Mektubi Kalemi defterleri ve icraci meclislerin tuttugu defterler seklinde üç ana grup altinda toplanabilir.
Basbakanlik Osmanli Arsivi'ndeki Belge Türleri, Padisah El Yazilari ve Belge Restorasyonu. Istanbul: T.C. Basbakanlik Devlet Arsivleri Genel Müdürlügü Osmanli Arsivi Daire Baskanligi, 1997. ISBN: 975-19 1628-3.
Ebru Için
Hazel E. Heughan Vakfi'nin destegiyle gerçeklestirilen ve geçen yil Güzide Kolukisa'nin katildigi, Scottish Record Office'deki staj programi ve diger farkli çalismalardan olusan etkinlik tekrarlandi. Arsivcilikte her bir yeni organizasyonun ve arsivin yeni birer tecrübe oldugu, her yeni tecrübede ögrenilecek pekçok önemli nokta bulundugunu söylemek yanlis olmayacaktir. Özellikle arsivciler arasinda uluslararasi iletisim kurularak saglanan görüs alisverisi, sonuçlari açisindan oldukça önemli idi süphesiz.
Anilan süre içerisinde Basil Paterson College'da bes hafta süreyle dil kursu, Scottish Record Office'te arsivcilik staji tamamlanmis ve Londra seyahati ile birlikte ülkenin önemli arsivlerine ziyaretler gerçeklestirme imkani buldum. Basil Paterson College'da unutamayacagim günlerde çok degerli dostluklar kurma firsati da bulabildim, fakat orada da arsivcilik ile ilgili sorularla karsi karsiya kaldim.
Iskoçya'nin, ne kadar muhtesem bir ülke oldugunu söylemeden geçemeyecek pek çok kisiden biri de ben olacagim sanirim doga, tarih ve modern dünyanin getirilerini beraberce kucaklamayi basaran sayili ülkelerden biri olarak bu anlamda övgülerin hakliligini düsünmeden edemiyorsunuz gerçekten. Elbette güzellikleri ve degerleri koruma egiliminden Iskoç Arsivleri'nin de etkilenmemesi olasi degildi ve bunu ilk bakista dahi anlayabilmeniz mümkündü. The Scottish Record Office'te gerçekten her açidan mükemmel bir dört hafta geçirdik. Staj programi basindan sonuna kadar titizlikle planlanmisti. Planda isteklerimiz dogrultusunda degisiklikler yapilarak, bunlari mümkün kilmak için çaba sarfedildi. Basta The Keeper Of The Records Of Scotland Sayin Patrick Cadell olmak üzere tüm görevliler yakin alakalarini bizlerden esirgemediler huzurlarinizda onlara ayri ayri tesekkür etmeyi bir borç addetmekteyim.
The Scottish Record Office
Scottish Record Office Edinburg'ta üç ayri mekanda örgütlenmistir. Princes Street üzerindeki "General Register House" Gregorian tarzinda ve sehirde ilk yapilan binalardan, hatta bina yakinindaki bir sokagin ismini okurken " Register Street" ifadesiyle karsilasmak ilginç oldugu kadar güzel bir duygu. General Register House, Okuyucu Hizmetleri, Tarihi Arastirma Salonu, Yasal Bölüm, Teknik Servisler, Yayin ve Sergiler bölümlerinden olusmaktadir. Özellikle, sürekli arastirmaci yogunluguna sahne olan okuma salonunun Iskoçya'nin simgesi olan Thistle adli çiçeklerle süslenmis tavani muhtesem güzellikte.
George Street ile Sharlotte Square'i geçerek ulasilan "West Register House" yine sehrin önceki yillarda kilise olarak yapilmis, muhtesem görünüslü diger yapilari arasinda önemli sayilanlardan. West Register House, Okuyucu Hizmetleri, Bati Arastirma Salonu, Iskoçya Arsivlerinin Mi, Harita ve Planlar bölümlerinden olusmaktadir.
Thomas Thomson House ise Scottish Record Office'in Koruma ve Restorasyon Servisi'ni de içeren ve ayni zamanda kataloglama çalismalarinin da gerçeklestirildigi modern arsiv binalarinin sanirim güzel örneklerinden biri olan üçüncü bina. Bir arsiv binasinda bulunmasi gereken tüm özellikleri içeren Thomas Thomson House, arsivcilik konferanslarini takip eden pekçok arsivci tarafindan hemen hatirlanacak.
Scottish Record Office'de stajimiz dört haftayi kapsadi. Orada EcolÈ National Du Patrimoine'den sevgili meslekdasim François Giustiniani ile birlikte çalistik. Staj programi süresince Scottish Record Office'in tüm birimlerinde bulunularak çalisildi. Fakat zamanin büyük bir bölümü "General Register House"da geçirildi. Programimizin ilk haftasinda tüm birimler ziyaret edilerek arsiv sistemi yapisi ve isleyisi ile ilgili bilgiler alinarak hemen hemen tüm çalisanlarla da tanisma firsati bulundu. Bu ziyaretler sirasinda çok yogun bilgi alisverisinde bulunuldu. Karsilikli görüs alisverisinde bulunmak, arsivcilik sorun ve çözümleri üzerinde konusmak oldukça faydaliydi. Bu görüsmeler ve elbette François ile birlikte çalistigimiz süre içerisinde Fransiz arsiv ve egitim sistemi, Iskoç sistemi üzerine önemli bilgiler edindim. Elbette karsilastigim pekçok arsivci de bizim sistemimiz ile ilgili sorular sorarak ögrenme istegi ile doluydu. Sorulan sorularin büyük çogunlugu ülkemizin arsiv yapisi, isleyisi, merkezi yapilanma içerisinde arsivcilik çalismalarinin yürütülmesi ve arsivcilerin is bulma konusunda sorunlarla karsi karsiya olup olmadiklari idi ki bu sorulari cevaplamak takdir edersiniz ki her zaman pek de kolay degildi.
François ile birlikte çalismamiz sirasinda dikkatimi çeken nokta Fransiz arsiv sistemi, sorunlari ve çalismalari hakkindaki ayrintili bilgileri oldu. Bu bilgiler arsivcilik meslegine adim atilan ilk günden mezun oluncaya dek, Fransa'da var olan, özellikle kamu arsivlerinin tüm birimlerinde yapilan uzun süreli çalismalar sonucunda edinilmis bilgilerdi. Burada arsivcilikte uygulama çalismalarinin ne denli önemli oldugu bir kez daha ortaya çikmis olmaktadir.
Staj döneminde çalisma ziyaretleri disinda bizlere verilen bazi görevleri yerine getirmeye çalistik bu baglamda geçtigimiz yil baslatilan Türkiye ile ilgili "Source List" çalismasina devam edilerek tamamlandi. Daha sonra bazi adli kayitlara ait olmak üzere arastirma araci olarak kullanilabilecek listeler hazirlandi. Bu çalismalar içerisinde en ilginç ve güzel olani da orada 17. yüzyila ait dönemin Osmanli Padisahi tarafindan ingiltere Krali'na istanbul'dan gönderilmis büyükelçi tayini ile ilgili arsiv belgeleriyle karsilasmak oldu. Belgeleri okuyarak tanimlayici özetini çikarmak ve yararlanima hazir hale getirmek üzere çalismak çok keyisi idi gerçekten.
Anilan zaman dilimi içerisinde The Scottish Record Office'te düzenlenen seminerlere katilindi. Seminer konularindan biri, Uluslararasi Arsiv Tanimlama Standartlari (International Standard for Archival Description) (General (ISAD(G))idi ve tanimlama standartlari üzerine var olan sorunlar belirlenerek yapilmasi gerekenler üzerine konusuldu, ayrica bir vaka üzerinde çalisilarak tanimlama ile ilgili karsilasilan sorunlar üzerine tartismalar yapildi. The Scottish Archive Network Scan Seminar, Electronic Finding Aids oturumunda ise " su anda neredeyiz, ne öneriyoruz ve neden?", "diger arsivler ne yapiyor sorularina cevaplar arandi (Bunun için internet üzerinde diger arsivler ile ilgili bilgilere ulasildi.), seminere The Scottish Record Office görevlilerinden Janet Foster konusmaci olarak katildi ve tartismayi yönetti.
Staj süresince önemli etkinliklerden biri de ülkenin önemli arsivlerine yaptigimiz ziyaretlerdi. Bu çerçevede Blair Castle, Glasgow University Archives and Businees Record Center, Glasgow City Archives, National Library Scotland Manuscript and Map Colections, The Royal Bank Of Scotland görmek ve oralarda görev yapan arsivcilerle tanisarak görüs alisverisinde bulunma firsati bulduk.
Blair Castle (Dukes Of Blair Archives)
Arsiv ziyaretlerinin en önemlilerinden biri de The Scottish Records Assosiation'in belirli periyotlarla arsivleri ilgililere tanitmak amaçli organize edilen bir gezi programina katilmak oldu ve böylece özel bir arsiv görme olanagi da yakalamis olduk. Katilan grupta arsivler ile ilgili pekçok meslek ve yas grubundan kimseler bulunuyordu. Arsiv, Edinburg Wawerley Station'dan güzel bir tren yolculugu sonunda ulasilan Blair Atholl'daki "Blair Atholl Castle Arsivi" idi. Arsiv Iskoçya tarihinde önemli rol oynayan Blair ailesine ait özel bir arsiv idi. Yakin bir zamanda ailenin harikulade güzellikteki evleri müze olarak düzenlenerek arsiv ile birlikte ziyarete açilmis bulunmaktadir. Müze olarak düzenlenmis, benzerlerinden farkli bir sekilde beyaz renkte yapiyi gezerken tarih içerisinde bir yolculuk yapiyor izlenimine kapildik. Müzeyi dolastiktan sonra orada görevli arsivci Ms. Jane Anderson esliginde arsivi inceleme imkani bulabildik. Arsiv ailenin çesitli konulardaki yazismalari, fotograsar ve haritalardan olusmakta ve arastirmacilarin ilgisini çekecek arastirma potansiyeli tasimaktadir. Ayrica yine aileye ait zengin bir kütüphane de arastirmacilarin hizmetine sunulmustur.
Adresi: Blair Atholl Castle, Blair Atholl - Pertshire/Scotland
Glasgow University Archives and Business Record Center
Üniversite arsivi, 1451'den beri üniversite ve vakisari arsivlerini içermektedir, 17. Ve 18. yy.lar için Iskoç Arsivleri arasinda dördüncü büyük arsiv olma sifatini tasimaktadir. 1780'lerde 1800 olan ögrenci sayisi o yillardaki Cambridge ve Oxford Üniversitelerinin ögrenci sayisina esit bulunmaktaydi. Arsivdeki ilk kayit 1451-1558' e ait the Annales Universitatis Glasguensis'tir. Arsiv mezun ve egitime devam eden tüm ögrenci kayitlarini muhafaza etmektedir. 1859'a kadar ögrenci kayitlarinin tutulmasi zorunlu degildi. 1794'e kadar kapsamli sinif listeleri ve 1843'e kadar da kapsamli fakülte listeleri yoktu. Son yillarda mezun ögrencilerin seminer notlari, ögrencilerin hayati ve olusturduklari gruplar ile ilgili belgeler de toplanmaktadir. Arsivde ayrica üniversite binalari ve çevresinin planlari, Iskoç Topografyasi, üniversite personeli ve binalarinin fotograsari, enstitüler Anderson's College of Medecine, Trinity College, Glasgow Veterinary college, Queen Margaret College ve Scottish Royal Music and Drama Academy gibi organizasyonlarinin arsivleri de yer almaktadir.
Business Record Center
Glasgow Üniversitesi Arsivi ayni zamanda bir is dünyasi arsivini de barindirmaktadir. Bu türlü bir arsivle karsilasmak bizler için oldukça ilginçti. The Business Record Collection Avrupa'daki is ünyasi arsivlerinin en büyüklerinden biri sayilmaktadir. Arsiv, 1959'da ilk Ekonomi Tarihi Profesörü Sydney Checkland tarafindan kurulmaya baslandi. Koleksiyon son ikiyüz yilda Iskoçya'nin batisindaki hemen hemen bütün ticari aktivitelerin kayitlarini içermektedir. Gemi planlarindan olusan koleksiyon rakipsizdir ve John Brown Of Clydebank, William Denny Of Dumbarton, Lithgows Of Port Glasgow ve Scotts Of Greenock koleksiyonlarindan olusmaktadir.
Arsivin önde gelen diger önemli koleksiyonlari, North British Locomotive Co, James Finlay & Sons, East India Merchants, Gourock Ropeworks Co, New Lanark Mills, J & P Coats, Highland Distilleries Co, A & W Smith ve seker üretim sirketleri, Anchor Line, Edinburh Investment Trust arsivleridir. Ayrica Viscount William Weir (1877-1959), ve Sir James Lithgow (1883-1952) gibi mütesebbislerin sahsi kayitlari da yer almaktadir. Su anda dörtyüzün üzerinde özel arsiv bulunmaktadir. Arsiv, teknik kitaplar, periyodik yayinlar ve ürün kataloglarini içeren is dünyasi kütüphanesini de arastirmacilarin hizmetine sunmaktadir.
Her iki arsivin uzunlugu 10 km kadardir. Business Record Center 1000 degisik kurulusun arsivinden olusmaktadir. Arsivlerin arastirmaya açlmalarina iliskin tasarruf üretici kuruluslarin inisiyatifinde olmakla birlikte genellikle tümü arastirmaya açiktir. Organizasyonlar genellikle bir arsiv ve arsivciye sahip olmadiklari halde arsivlerini buraya göndermektedirler. Arsiv Glasgow'un endüstriyel bir sehir olarak tasidigi kimlik ile bütünlesmekte ve bu anlamda oldukça büyük bir önem arzetmektedir.
Adresi: University Archives & Business Records Centre, University Of Glasow, Glasgow G12 8QQ. Tel. (00 44 141) 330 5515 Fax. (00 44 141) 330 4158. e-mail: archives@arts.gla.ac.uk. http://www.arts.gla.ac.uk/Archives/arcbrc.spml
Glasgow City Archives
Sehir arsivi Glasgow'un en büyük arsiv koleksiyonlarindan biridir ve tarihi 15. yy. kadar gitmektedir. Arsivi olusturan 1400 farkli arsiv serisi içerisinde Conceil Minutes (1574), Building Records (1885), School Records (fotograf, kütükler, kayitlar), gemi planlari, sehrin ileri gelen ailelerinin özel arsivleri, büyük mühendislik ve hukuk sirketlerinin arsivleri, Glasgow ve Ayr'da bulunan presbyteries kiliselerinin arsivleri ve sehrin ulasim, su, gaz, elektrik isleri ile ilgili kayitlar çogunlugu arzetmektedir. Yaklasik 60.000 feet (12.000)m. uzunlugundaki arsive free textten olusan bilgisayara dayali arastirma araçlariyla ulasilmaktadir. Toplam ondört kisi çalismakta olup besi profesyonel arsivci olarak görev yapmaktadir. Arsiv, ekonomik ve sosyal tarih, aile tarihçeleri, sehirdeki göçmenleri konu edinen arastirma çalismalarina kaynaklik etmektedir. Yapi planlari ise ögrenci ve dger arastirmacilarin mimari arastirmalarda siklikla basvurduklari koleksiyondur.
Adresi: Mitchell Library,North Street, Glasgow G3 7DN Tel.: (00 44 141) 227 2405
Sergi
Sizlere anlatmaya çalistigim seyahat süresince ziyaret ettigim pekçok müze, kütüphane ve arsivde siklikla muhtesem düzenlenmis sergilerle karsilastim. Sergilerin konulari kimi zaman bir ülke, tarihi, edebi bir sahsiyet, kimi zaman bir kahraman ve ürün olarak görülmekteydi. Karsilastigim an büyük keyif aldigim sergilerden bahsetmeden edemeyecegim. Özellikle The British Library'de 1997 yaz döneminde "Manuscript Saloon" da sergilenen pekçok sergi görülmeye deger olanlardan sadece birkaçiydi gerçekten. Sergide bulunan en dikkat çekici belge Magna Carta idi kuskusuz, ziyaretçilerin tümü yüzyillar öncesinden günümüze ulasabilmis belge karsisinda biraz uzun vakit harcamaktan kendilerini alamiyorlardi. Müzik bölümünde, Franz Shubert "An Die Muzik", Ludwig Van Beethoven "Pastoral Symphony", Robert Alexander Schuman "Sonata in F Minor" Joseph Haydn "The Drum Roll" notalariyla biraraya gelen müzikseverler ile salonda birden yükselen melodiler duyuluyordu. Özellikle bu gün ve bir dönem peslerinden milyonlari kosturan "The Beatles" ile ilgili sergi büyük ilgi topluyordu. Grup üyelerinin kaleminden kendi self portreleri, "In My Life, "Help,"I Wanna Hold Your Hand" ve "Yesterday" in taslaklari görülmeye deger güzelliklerdi. Ayrica Florance Nightingale, John Knox, Mary Quenn, Captain James Cook, Oliver Cromwell, Elizabeth I mektuplari da sergiyi olusturan materyaller arasinda idi.
DÜZELTME:
Geçen sayida verdigimiz tez listesinin nereye ait oldugu yazilmamis. Listelenen tezlerin tamami Ankara Üniversitesi, Dil ve Tarih Cografya Fakültesi Fakültesi, Kütüphanecilik Bölümü, Arsivcilik Ana Bilim Dali'nda yapilan Lisans Bitirme Tezleriydi. Düzeltir, özür dileriz.
Go to ArchiMedia Main Page
In Curriculum Vitae, Go to page: Introduction | Contact | Education | Employment | Projects | Books | Articles | Papers | Interests | MWArticles | Hobbies | Miscellaneous | Photos
In Narratus Vitae, Go to page: Introduction | Archives | Records Management | Business Management | Computers | Research | Publishing | Teaching | History | Public Relations | Medicine | Hobbies | Disaster Preparedness |