Darbe zamani! :-) Bu islerden fazla uzak kalmaya dayanamiyorum. Dolayisiyla bir sayilik da olsa Archimedia içinde minik bir darbe yaptim ve bu sayfaya el koydum. Bu sayinin giris yazisini Abdullah Gül yazacakti ama son dakika degisiklikleri nedeniyle bir acil müdahale gerekti. (Umarim bana fazla kizmaz!) Yeni Adalet Bakaninin Bilgi Edinme Özgürlügü kavramini yeniden gündeme getirmesiyle beraber, Yard. Doç. Dr. Oguz Icimsoy'un bir süre önce Tarih Vakfi'nin düzenledigi Arsivcilik Sorunlari Sempozyumu'nda verdigi bildiriyi (hala basilmamis olmasinin da verdigi ivmeyle) acil olarak yayinlama karari aldik. Böylece Archimedia'yi biraz daha güncel tutabilecegimizi düsündük. Bu nedenle Archimedia %50 zamli. :-)
Bir önceki Editör ekibi Aykut Üstün ve Güzide Kolukisa zamaninda yapilan adres veritabanini güncelleme çalismasini hatirlayacaksiniz. Bu çalisma sirasinda bir de "mini anket" yapilmisti. Açik uçlu tek bir "Notlar/Dilekler" sorusundan ibaret olmasina karsin, bizler için oldukça faydali olmustu. Bu "mini anket"te bizlerden arsivcilik konusunda yazilmis makalelere daha fazla agirlik vermemizi istemistiniz. Biz de yerimiz yettigince bu talebi gerçeklestirmeye çalisacagimiza söz vermistik. Bunu, su ana kadar sinirli da olsa basarabildigimizi umuyorum. Bu sayidan itibaren ise bu tür yazilara daha fazla agirlik vermeye çalisacagiz. Bu sayida okuyabileceginiz bir baska makale ise, bildigimiz kadariyla Türkiye'nin tek film restorasyon uzmani Sayin Senol Er'in filmlerin korunma ve restorasyonunda karsilasilan sorunlar üzerine oldukça yeni bir yazisi. Sn. Er'in sahibi oldugu Gölge Film Danismanlik tarafindan yayinlanan Klaket dergisinde çikan bu yazinin arsivcileri de ilgilendirecegini düsündük. Nitrat tabanli filmlerde karsilasilan saklama sorunlari ve zaman içinde ortamin bozulmasiyla beraber gelen sorunlar arsivciler arasinda uzun zamandir biliniyordu. Ancak, yeni arastirmalar isiginda, asetat tabanli filmlerde de görülmeye baslanan bazi bozulmalari ele alan bu yazinin oldukça faydali oldugu kanisindayiz. Bu sayida bir de gezi notlari var.
Bu sayi için yedekledigimiz, ancak Bilgi Edinme Özgürlügü'nün güncellik kazanmasi nedeniyle gelecek sayiya erteledigimiz baska makaleler de var. Bunlarin neler oldugunu söylemeyecegim, biraz meraklanin bakalim! Ama küçük bir ipucu vermek gerekirse bir kisminin teknik bir kisminin günlük pratik konularla ilgili oldugunu söyleyebilirim. Tabii bir de yaz döneminde yurtdisindaki arsiv uygulamalarini inceleme imkani bulan bir baska arkadasimizin gezi notlari ve gözlemleri olacak.
Bizlere ulastiracaginiz baska makaleler olursa onlari da sevinerek yayin programina alacagimizi artik biliyorsunuzdur herhalde! :-)
Saygilarimizla,
Bekir Kemal Ataman
A. Oguz Icimsoy[**]
Giris
Bilgi edinme özgürlügü kavrami (Ingilizcedeki karsiligiyla Freedom of Information) devamli bir degisim yasayan toplumsal yapinin ve buna bagli olarak kamu yönetiminin gelisimini gösteren bir olgudur. Adi geçen kavram, ayni zamanda demokratik toplumlarda kisi hak ve özgürlükleriyle devletin sorumlulugunun bir simgesi olarak algilanmaktadir. Bilgi edinme özgürlügü kavrami kimi ülkelerde, bir hak olarak kabul edilmis ve kanunla düzenlenmistir. Bu kanunlar geregince de kisiler yalnizca arsivlere intikal etmis belgeleri incelemekle kalmazlar, ayni zamanda yönetim kademelerindeki aktif belgeleri de inceleme imkani bulurlar.
Tanim
Bilgi edinme özgürlügü, yönetim süreci içinde bilgiyi toplayan, isleyen ve saklayan ve en güçlü bilgi tekeli olarak da adlandirilan[1] devletin ve kamu sektörünün elinde bulundurdugu bilgi ve belgelere ulasabilmek demektir. Bireyin gerek kamu yönetimi konusunda gerekse kendini ilgilendiren konularda söz sahibi olabilmesi, ilgili belgelere ve bilgiye ulasabilmesine baglidir. Bu nedenle bilgi edinme özgürlügünün temelini kamu yönetiminde benimsenen açiklik ve saydamlik ilkeleri saglamaktadir. Bu hak, insanlar ulusal güvenligin müsaade ettigi tüm bilgilere ulasabildikçe demokrasi en iyi sekilde isler prensibine dayanmaktadir.[2] Bilgi edinme özgürlügünün temelindeki prensip asirlar boyu kamu arsivlerinden yararlanmak isteyen arastirmacilarin isteklerinden çok farkli degildir. Ingiltere ve Galler Hukuk Komisyonu'nun eski bir üyesi olan N.S.Marsh'in dedigi gibi:
Demokratik bir ülkedeki vatandasin hükümetin eylemlerinden haberli olmasi için iki farkli sebep vardir. Birincisi eger gizlilik içinde çalismasina izin verilirse yönetimlerin kendilerine verilecek gücü kötüye kullanmalari korkusudur. Ikincisi ise, basit bir ifadeyle, iyi yönetim için idari islemlerin açik olmasi, açikligi diye ifade edilebilir.[3]
Bireylerin, kendilerini ilgilendiren konularda bilgi alma haklari oldugu güvence altina alinmistir. Lakin bu hakkin temel bir hak olarak kabul edilip edilmemesi ülkelerin kendi hukuk anlayislarina baglidir. Bu nedenle bilgi edinme kimi yönetim biçimlerinde yönetimin bilgi verme ödevi olarak düzenlenmis (Avusturya örneginde oldugu gibi), kimilerinde ise yönetimin takdir yetkisi olarak kabul edilmistir ve önemli kabul edilen konularda bilgi vermek kanunla ödev sayilmistir.[4]
Bilgi edinme özgürlügünden bireylerin kamu yönetimindeki tüm bilgilere ulasabilecegi anlami çikarilmamalidir. Bu hak kisilerin özel hayatlarina ait olan bilgiler, devlet ve kamu güvenligini ilgilendiren bilgiler, kisilerin ve kuruluslarin ekonomik çikarlarinin korunmasi ile ilgili bilgiler gibi nedenlerle kisitlanabilir.
Tarihçe
Bilgi edinme özgürlügü, 1980'li yillara gelinceye kadar Iskandinav ve Kuzey Amerika ülkelerine özgü bir hak olarak kabul edilmistir. Fakat daha sonra Avustralya, Yeni Zelanda ve birçok Avrupa ülkesi tarafindan benimsenmeye ve yasalasmaya baslamistir.
Her ne kadar 1789 Fransiz devriminin demokratik devlet anlayisini getirdigi fikri yayginlikla kabul görüyorsa da bu tarihten daha önce Avrupa'da demokratik yapilarin varligi bilinmektedir. Isveç'te 1718'den 1772'ye kadar devam eden parlamenter sistem buna bir örnektir. 1766'da çikarilan "Resmi belgelerin yayinlanmasi hakkinda kanun"[5] bu parlamenter sistemin bir ürünüdür. Buna göre "belgelerin bulunduklari yerlerde kopyalarinin yapilmasi ya da onayli kopyalarin saglanabilmesi için tüm arsivlere giris serbest birakilmistir."[6] 1772'de kanun askiya alinmis ve 1809'da yeniden yürürlüge konulmustur. Isveç'teki en son degisiklik 1949 tarihinde yürürlüge konulmus ve diger ülkelerdeki benzer kanunlarin temelini olusturmustur.
Bilgi edinme özgürlügünün temel insani hak olarak benimsenisi, temellerini 1948'de hazirlanan Birlesmis Milletler Insan Haklari Evrensel Bildirisi ile 4 Kasim 1950 tarihinde Roma'da imzalanan ve 3 Eylül 1953 tarihinde onaylanan Avrupa Insan Haklari Sözlesmesi'nde bulmaktadir. Birlesmis Milletler Insan Haklari Evrensel Bildirisi'nin 19. maddesine göre "Herkesin düsünce ve anlatim özgürlügüne hakki vardir. Bu hak, düsünceden ötürü rahatsiz edilmemek, ülke sinirlari söz konusu olmaksizin bilgi ve düsünceleri her yolla aramak, elde etmek ve yaymak hakkini içerir." Avrupa Insan Haklari Sözlesmesi'nin 10. maddesine göre ise "Herkesin anlatim özgürlügüne hakki vardir. Bu hak kanaat özgürlügünü ve kamu makamlarinin karismasi ve sinirlar söz konusu olmaksizin, bilgi ve düsüncelerin alinmasini ve iletilmesini içerir."[7]
Isveç örneginden hareketle daha sonraki örnekler yine Iskandinav ülkelerindendir. Finlandiya'da 1951, Danimarka ve Norveç'te 1970 yillarinda benzer kanunlar kabul edilmistir.
Amerika Birlesik Devletlerinde, kanun, 1967 yilinda, Fransa, Avustralya ve Kanada'da 1978 yilinda, Yeni Zelanda'da ise 1982 yilinda yürürlüge girmistir.
Avrupa Toplulugu'na üye 5 ülke (Hollanda 1978 ve 1991, Fransa 1978, Danimarka 1970 ve 1985, Yunanistan 1986 ve Italya 1990) bilgi edinme özgürlügü ile ilgili kanunlari kabul etmislerdir.
Uygulamalar
Bu ve benzer kanunlarin kabulünden önce gerek kamu kesiminde gerekse halk arasinda çesitli korkular yasanmis ve yasanmaktadir. Örnegin ABD'de anilan kanunun kabulünden önce, 1965'te bir yazar:
... Hükümet görevlilerinin yazdiklari belgelerin hemen ya da yakin gelecekte kamu tarafindan incelenecegi fikrine sahip olmalari ... üretilen evraklarin kalitesinin düsmesine sebep olacak, hükümetlerin kendilerinden önce yönetimde bulunan seleserinin belgelerini açiklayacak olmalari arkalarinda sir olacak seyleri birakmamalarini gerektirecektir. Her giden hükümet döneminde, bu nedenle kalorifer kazanlari yanacaktir. Ve eger belgeler ileriki kusaklara erisebilirse dönemin tarihi tarihçiler tarafindan yazilabilecektir.[8]
demektedir.
Fakat daha sonraki yillardaki uygulamalar bu kanilarin yanlis oldugunu ortaya çikarmistir.
Bilgi edinme özgürlügü ile ilgili kanunlari kabul etmis olan ülkelerde idari belgeleri inceleyen kisi sayisi oldukça fazladir. Bir örnek vermek gerekirse 1985 yilinda Amerika Birlesik Devletleri Savunma Bakanligi'na bu kanun uyarinca 83.173 basvuru, Saglik Hizmetleri ile ilgili 105.687 basvuru gerçeklesmis ve bu basvurularin %91'i sonuçlandirilmistir. Diger ülkelerde bu rakamlar daha da artmaktadir. Örnegin Avustralya'da 1985 yilinda devlet dairelerine yapilan basvurular 36.512'ye ulasmaktadir. Bu ülkenin nüfusu dikkate alindiginda bu rakam gerçekten büyüktür.
Tüm kanunlarin ortak özelligi, bir tarih sinirlamasi getirmeksizin idari belgelere erisim prensibini getirmesidir. Fakat istisnalari da bulunmaktadir. Kanada kanunu yönetimin elinde hangi belgelerin bulundugunu kamuya açiklamasi zorunlulugunu getirmistir. Ilgili bakanligin en azindan yilda bir kere, her resmi kurumun teskilat yapisi ve sorumluluklarini ve her bir birimin ayrintili fonksiyonlarini ve programlarini, kisilerin belgelere erisimini olanakli kilmak için her bir devlet dairesinin elinde bulunan tüm evrak guruplarinin ve serilerinin ayrintili listelerini, kurumlardaki görevlilerin islerini görmekte kullandiklari tüm el kitaplarini ve devlet görevlilerinin ünvan ve adreslerini belirtir yayinlar yapmalarini zorunlu kilmaktadir.
Yukarida anilan tüm ülkelerde belgeler nerede saklaniyor olursa olsun, bu bir devlet dairesi ya da arsiv olabilir, bilgi ve belgeye erisim kanunla garanti edilmistir. Belgelerin isteyen kisiye verilmemesi durumunda kararin temyizi mümkün olup, bu tür müracaatlar Amerika ve Avustralya'da mahkemelere, Finlandiya'da Yüksek Idare Mahkemesine, Fransa ve Norveç'te idari belgelerle ilgili komisyonlara yapilmaktadir.
Bilgi Edinme Özgürlügü ve Arsivler
Fransiz arsivci Duchein, bilgi edinme özgürlügü ile ilgili kanunlarin, üretimlerinden itibaren belgelerle ilgili kanunlar olduklarini, bunlarin idari kanunlar olup arsivlerle ilgili kanunlar olmadiklarini söylemektedir. Sonuçlarinin arsivleri dogrudan etkilemedigini, yalnizca yan etkilerinin bulunabilecegini eklemektedir.[9] Fakat idari belgelerin kullanimi arsivler açisindan bazi zorluklari da beraberinde getirmektedir. Bu durum, yansimasini ülkelerin arsiv kanunlarina göre henüz açilmamis bulunan belgelere bilgi edinme özgürlügü ile ilgili kanunlar geregince ulasilmasini getirerek göstermistir. Ülkelerin arsiv mevzuatlarinda kabul ettikleri belgelerin halka açilmasi için geçmesi gereken süre 25 yil ile 30 yil arasinda degismektedir. Kimi ülkelerde ise bu süre 50 yil olarak kabul edilmistir. Bilgi edinme özgürlügü kanununa sahip ülkelerde, arsivlere intikal etmis olan belgeler eger kanunda belirlenen ölçütlere uyuyorlarsa, arsiv kanunlarinda belirlenen kapali kalma süresi gözardi edilerek arastirmacilara sunulmak zorundadirlar.
Fransa'da eger arsive transferinden önce bir belge ya da belgeler gurubu bilgi edinme özgürlügü ile ilgili kanun çerçevesinde kamuya açilmissa, arsive intikalinden sonra da ayni sekilde arastirmaya açik olmak zorundadir. Ayrica eger belgeyi üreten kurum tarafindan kamuya açilmadan arsive intikal etmislerse ve 1978 kanunu kapsami içinde yer aliyorlarsa yine kamuya açilirlar.
Benzer olarak, Amerika Birlesik Devletleri ve Kanada'da da üreten kurumda istek olmadigi için kamuya açilmadan arsive intikal etmis belgeler arsiv kanununda belirlenmis süre dikkate alinmaksizin arsivcinin insiyatifiyle arastirmaya açilirlar. Fakat bu durum Avustralya'da arsivcinin insiyatifine birakilmayip üreten kurumun iznine birakilmistir.
Bilgi edinme özgürlügü ile ilgili kanunlarin arsivciler için yararlari da yok degildir. Kanunlarla belirlenen evrakla ilgili kullanim, arsivciler açisindan belgelerin degerlerini belirleyici bir ölçüt olma durumundadir. Bu nedenle özellikle degerlendirme safhasinda arsivcinin belgelerin kullanim sikligini ögrenmesi, dogru karar vermesine yardimci olmaktadir.
Sonuç
Bilgi edinme özgürlügü, yönetimlere ellerindeki bilgi potansiyelini yeniden gözden geçirmek zorunlulugunu getirip, tüm boyutlariyla bir bilgi politikasi olusturmalarina yol açacaktir. Bu bilgi politikasi kapsaminda, elde mevcut ve daha sonra elde edilecek bilgi üzerinde bir kontrol saglanacak, yönetim kademelerinde bilgi akisi düzenli ve hizli olabilecektir. Bu da yönetimin evrak sistemini elden geçirmesini, degisiklikler yapmasini ya da yeni bastan kurmasini zorunlu kilacaktir. Bu, arsiv kanunlarinin da yeniden düzenlenmesini beraberinde getirecektir. Bu düzenleme, bilgi edinme ile ilgili yayinlanacak kanunlar ile arsiv kanunu arasinda çeliskileri gidermek seklinde olacaktir. Zira bir ülkenin arsiv kanunu ve bilgi edinme özgürlügü ile ilgili yayinlanacak mevzuat amaç olarak birbirinden farklidir.
Son söz olarak söylenmesi gereken, herhalde, bir belgenin yasam çarki dikkate alindiginda, bilgi edinme özgürlügü ile ilgili olacak mevzuat daha çok belgenin güncel ve yari güncel evresiyle ilgili oldugundan, kurumlarin evrak yöneticilerinin üzerine agir bir yük getirecegidir.
Senol Er
Türk sinemasinin ve Türk tarihinin görüntülerini tasiyan filmlerin hepsi artik sirke sendromu'nun (vinegar syndrome) tehdidi altinda. Gerekli önlemler alinip, dogru saklama kosullari saglanmadigi ve arizanin basladigi filmlerden yeni kopyalar üretilmedigi takdirde tipki Amerika'da ve birçok Avrupa ülkesinde oldugu gibi Türk Sinema Tarihi de tehlikede artik!
Sinema sanayiinde SAFETY (güvenilir) olarak bilinen Asetat Tabanli filmlerin 1940'li yillarin sonlarina dogru kullanilmaya baslamasindan sonra film yapimcilari, kolleksiyoncular ve arsivciler, üzerindeki görüntüyü sonsuza dek saklayacak ve hiç yok olmayacak "görüntü kayit malzemesi"nin bulundugunu düsündüler. Ne yazik ki, bundan önce kullanilmakta olan parlayici ve kendi kendini bozma özelligine sahip olan Nitrat Filmler'deki bozulma, asetat filmlerde de meydana gelmeye basladi. Konuyu daha iyi anlatabilmek için filmlerin yapisina baktigimizda; görüntülerin kaydedildigi isiga duyarli emülsiyon tabakasi (tabakalari), ara tabakalar ve tasiyici bir taban görürüz. Taban (base) olarak adlandirilan tasiyici tabakanin yapimi için 1950'li yillarin baslarina kadar dinitroselüloz ya da trinitroselüloz kullanilmistir. Daha sonra kimyasal yapisindaki özellikler nedeniyle kendi kendini bozan bir yapiya sahip olan Nitrat taban yerine Asetat taban uygulanmaya baslamis ve Nitrat taban gibi parlayici özellige sahip olmadigi için güvenilir olduguna karar verilip SAFETY olarak adlandirilmistir. Asetat tabanli filmlerde kullanilan madde bir selüloz esteri olan Selüloztriasetattir.
Uluslararasi Film Arsivleri Federasyonu FIAF'in 1995 yilindaki Los Angeles kongresinde, arsivcilerle film üreticileri arasinda tartismalara neden olan, 1991 yilinda dünyanin en büyük film üreticisi KODAK tarafindan açiklanan Sirke Sendromu aslinda 1950'li yillarin ortalarinda kendini göstermeye baslamistir. Belgeler incelendiginde 1954 yili baslarinda Hindistan'da yüksek isi ve nem kosullarina maruz kalan asetat tabanli filmlerde nitrat tabanli filmlereki bozulmaya benzeyen bir problemle karsilasildigi görüldü. Durum FIAF tarafindan Kodak firmasina rapor edilmis ve arastirmalar baslatilmistir. Asetat tabanli filmlerin sirke kokusu çikarmaya baslamasiyla kendini belli eden reaksiyon giderek filmin üzerindeki görüntülerin tamamen bozulmasiyla ve filmin tek bir blok haline gelip toza dönüsmesiyle sonuçlanmaktadir. Özellikle yüksek nem derecelerine sahip ortamlarda kendini gösteren bu sendrom triasetat tabanin nem ile birlesmesinden olusan bir hidroliz reaksiyonudur ve sonucunda asetik asit (sirke asidi) olusmaktadir. Asil problem reaksiyonun otokatalitik bir reaksiyon olusudur. Reaksiyon kendi enerjisini kendisi üreterek devam etmekte ve hiçbir sekilde durdurulmasi mümkün olmamaktadir.
Sirke sendromu siyah beyaz asetat filmlerde ilerleyen safhalarda emülsiyon tabakasina etki ederek görüntüyü bozar. Renkli filmlerde görüntü üç katli boya tabakasindan olusmaktadir. Renkli film emülsiyonu da reaksiyon sonucu olusan asitten çok kisa sürede etkilenir. Önce görüntü solar ve renkler bozulur. Daha sonra da emülsiyon tamamen yok olur. Reaksiyon sonucu olusan asit tahmin edilenin çok ötesindedir. Reaksiyonun son safhalarina dogru 10 dk'lik 35 mm film 150 çay kasigi asetik asit olusturabilir. Reaksiyonun hizi saklama kosullarina bagli olarak nem ve isi dereceleri arttikça fazlalasir. Ancak unutulmamasi gereken en önemli nokta reaksiyonun bir kez basladiginda durdurulmasinin imkansiz oldugudur. Sirke sendromu basladigi tespit edilen filmi düsük isi ve nem derecelerine bir ortama tasimanin hiçbir faydasi yoktur. Günümüze kadar yapilan çalismalarda sirke sendromu görülen filmler için tek kurtulus yolu acil bir kopya ya da ara negatif almaktir. Reaksiyon basladiktan sonra ortaya çikan asit gazlari ayni mekanda saklanmakta olan diger filmleri de etkilmektedir. Bu nedenle rekasiyonun basladiginin önceden anlasilmasi, korunmakta olan diger filmler için önem tasir. Ortamda bulunan toz da reaksiyonu hizlandirci bir etkendir. Filmlerin içinde saklandigi metal kutularda olusan pas, reaksiyon için toz gibi hizlandirici etki gösterdiginden filmleri paslanmayan kutularda saklamak faydali olacatir. A-D (Asit Dedektör) sistemi kullanilarak sirke sendromunun basladigi önceden tesbit edilebilir. A-D sistemi arsivler için pratik bir çözümdür. Çünkü bir arsivde bulunan milyonlarca sayida kutuyu tek tek açip içindeki filmlere kimyasal analiz yapmak mümkün degildir. Asit dedektörleri kutularin kenarina monte edilir ve kutu içindeki reaksiyona göre renk degistirir. Böylece görsel bir kontrol ile sirke sendromu baslayan filmi tespit etmek kolaylasir.
Sirke sendromu ile karsilasma riskini en aza indirebilmek için asetat tabanli siyah-beyaz, renkli filmler ve optik ses filmleri ile manyetik bantlar %25-30+/-0.2 RH (Relative Humidity) ve mümkün oldugu kadar düsük isilarda korunmalidir. Ancak sirke sendromundan korunmak adina yapilacak asiri düsük nem dereceli ortamlarin da filme kirilgan bir yapi kazandirip kullanilmaz hale getirecegi unutulmamalidir. Ortam isisi ve nemi, yapilacak test ve arastirmalardan sonra sabitlenmelidir.
Konuyla ilgili bilgi ve danismanlik hizmeti için Gölge Film Danismanligi arayabilirsiniz.
Adres: Gölge Film Danismanlik, Tel: (0 212) 245 60 74 , Fax: (0 212) 245 60 75
Budapest, 30 June - 11 July 1997
Güzide Kolukisa
Central European University (CEU) Summer University (SUN) bünyesinde bulunan The Open Society Archives (OSA) (http://www.osa.ceu.hu); asagidaki alanlardaki arastirma kaynaklarini aktif olarak elde etmek, korumak ve hazirlamak amaciyla George Soros tarafindan 1995'te kurulmustur;
The Open Society Archives'in bu yil düzenledigi kursun basligi "Modern Archives Appraisal Methodology & Records Management Techniques for Electronic Records" olarak belirlenmisti. Yaklasik yirmi degisik ülkeden katilimci ve konusmacinin hazir bulundugu organizasyonun programi su sekilde gelismistir;
Organizasyon; Arsivcilik ve Evrak Yönetimi kapsamindaki konular hakkinda evrensel bir bakis açisi gelistirilebilmesi, mevcut bilgilerin günümüz ihtiyaçlarina uygun olarak güncellestirilebilmesi ve çok uluslu olmasi münasebetiyle meslektaslarimizin bakis açilari arasindaki farkliliklarin gözlemlenebilmesi için oldukça faydali olmustur.
Budapeste tarihi, kültürel ve sosyal yapisi itibariyle Osmanli Imparatorlugu'ndan günümüze izler tasiyan bir sehir. Bunu hissetmek ise son derece heyecan verici!..
OSA gelecek yil düzenlenecek kurs kapsaminda "Management Issues in Archival Preservation" (6-17 July 1998) konusunu islemeyi planlamaktadir.
Kurs sürecinde kullanilan temel malzemelere ek olarak muhtelif kaynaklar katilimcilara sunulmustur. Bunlara ait bir Bibliyografya'yi asagida bulabilirsiniz:
Dagitilan Muhtelif Teksir Bibliyografyalar:
Arsivciler için kategorilere ayrilarak organize edilmis Web Sitesi listesi asagida sunulmaktadir. Eger Arsivinizin Web Sitesi varsa Open Society Archives, OSA'ye ait (rasp@ceu.hu) adresine listeye eklenmek üzere bildirebilirsiniz):
ARCHIVAL INSTITUTION WEB SITES
Güzide Kolukisa*
Tecrübenin büyügü küçügü olmaz diyerek, is dünyasinda geçen birkaç yildan sonra yayginlastirilmasinda fayda olabilecegine inandigim birkaç noktayi ilerleyen cümlelerde sizlerle paylasmaya çalisacagim.
Herseyden önce, kendisi için çalistiginiz kurum veya kurulusun kimligi, misyonu ve vizyonu çok önemli. Çünkü, bu etkenler olusturacaginiz Evrak Yönetimi ve Arsiv Sisteminin misyon, vizyon ve hedeserin boyutlarinin olusturulmasinda etkili olacaktir.
Arsivcilik ve Evrak Yönetimi bilinci günümüzün modern sirketlerinde en azindan önemi itibariyle her geçen gün daha fazla takdir ediliyor. Bu kapsamda neler yapilabilecegi ise sirketinizin ihtiyaçlarina ve sizin önerilerinize paralel olarak gelisiyor. Gelistirilen projelerin uygulamaya geçirilebilmesi ve devamliliginin saglanabilmesi ise sirketin genel yapisindan ve sizin yetenek ve altyapinizdan direkt olarak etkilenmektedir. Projelerin gerçeklesme süresinde ise Murphy yasasi tartismasiz geçerliligini sürdürmekte!.. Kurulan her sistemin organizasyonun yapisina uygun ve mümkün oldugunca esnek olmasina dikkat edilmeli. Bunun basarilabilmesi ise su cümleye inanmaniza bagli: "Evrak Yöneticileri ve Arsivciler organizasyonu en iyi taniyan kisiler arasinda olmalidir."
Mesela, Evrak Yönetimi kapsaminda gelistirilmesi gereken sistemlerin basinda Evrak Kayit Islemleri geliyor. Yapi olarak oldukça basit olan bir yazilima ihtiyaç duydugunuzda ise karsiniza çikacak sorulardan bir kaçi söyle: Yazilim sirket içinde mi gelistirilmeli? Dis kaynak mi bulunmali?, Sirkette kullanilan mevcut bilgisayar sistemlerine entegre olmasi gerekli mi? Gereksiz mi? Bunu, Dosyalama Plani'nin hazirlanmasi ve kullanicilarin egitimi takip ediyor. Ve bu noktadan itibaren, insanlarin yillardan beri alisageldigi geleneksellesmis davranislariyla mücadele için start verilmis oluyor. Bunun en genel örnegi, Gelen/Giden Evrak Dosyalarinin konularina göre ayrilacaginin açiklanmasini takibeden süreçte yasaniyor.
Konu ve vaka dosyalari insanlara çok degisik ve bazen de karmasik geli-yor. Elbette, bu sizin sistemi nasil kurdugunuz ve sundugunuzla dogru orantili. Burada, Dosyalama Plani için seçilen fonksiyon düzey ve basliklari-nin mümkün oldugunca basite indirgenmesi sistemin basarisi için önemli. Ayrica, toplanti ve egitimlerde karsinizdakilerin Evrak Yöneticisi veya Arsivci olmadiginin hiç ama hiç akildan çikartilmamasinda büyük yarar var, aksi taktirde bir saat süren bir toplantidan elde edebileceginiz sonuç: "Tamam! Iyi hos da nasil?" gibi sorularla zihinleri bulanmis bir grup katilimci olacaktir. Ki bunlarin sirketin en iyi beyinlerinden olma ihtimali çok yüksek! Bu du-rumda, fazla teknik kavramlara girmeden, açiklamalarin sonunda sik sik "örnegin", "mesela" ile baslayan cümleler eklemek olayin netlesmesini sagla-yacaktir. Çünkü, uygulamada esas olan "Nasil?" sorusuna verilecek cevaptir.
Arsiv Depolarinin insaasi ise her zaman ayri bir hikaye... Mesela, raf firmalarinin is ahlaki ile çatisma ihtimalinizin yüzdesi oldukça yüksek!.. Siz istediginiz kadar rasarin 100 kg agirligi tasiyabilmesine dair garanti alin, yazin, çizin... Bunun karsinizdaki kisileri çok da fazla ilgilendirmedigini göreceksiniz ve buna ragmen "elbette bu agirligi tasir, biz dünya kalitesinde imalat yapiyoruz!" denilecektir!..
Arsiv için ayrilan alanin zemininin egri oldugu, teknik tabiri ile terazide olmadigi durumlarda ise, mimarinizla yapmakta oldugunuz beyin firtinasi esnasinda "Neden rasari tavana asmiyoruz?" gibi bir alternatise karsilasmaniz dahi mümkün! Kimbilir? Belki de gerçekten tavan ile tabanin kaldirma kuvveti aynidir!..
Sistem ve proje gelistirirken, zamanlamanin dogru yapilmasi elde edeceginiz sonuçlar açisindan oldukça önemli. Yani, hedefiniz için hazirlayacaginiz faaliyet planinda, uygulamaya geçis için Agustos ayinin ortasini tayin ederseniz, bu isin baska bir bahara kalma olasiligi %99.9 olacaktir!.. Önerilerinizin kabulünde hazirlanan raporlarin etkisi malum. Karar verme mekanizmalarinda, bu raporlarin en ragbet gören bölümlerinden birisi tahmin edebileceginiz gibi maliyet analizleri. Burada "Toplam Maliyet"in miktari kadar, diger maliyet faktörlerinin ne derece anlasilabilir ve etkin bir sekilde yansitildigi önem kazaniyor. MS Excel bu analizleri yapabilmeniz için biçilmis kaftan, genede analitik düsünebilme yeteneginin gelistirilmesi ve istatistik bilgilerinin siki tutulmasinda yarar var.
Evrak Yönetimi ve Arsiv Sistemlerinin saglikli bir sekilde islemesi kullanicilara direkt olarak baglidir. Bu münasebetle isimizin %90'inin insanlari ikna etmek ve sistemin maksimum verimlilikle isleyebilmesi için gerekli motivasyonu saglamak oldugu hatirlanirsa, insan iliskilerine maksimum özenin gösterilmesi ne sebeple olursa olsun ihmal edilmemelidir.
* Koçfinans A.S.'de Arsiv Uzmani.
Adres: Koç Çamlica Is Merkezi, Ünalan
Mahallesi, Ayazma Caddesi, A Blok, 81190 Üsküdar-Istanbul. Tel:
454 0400/1109, Faks: 454 0200. e-mail: kolukisa@kocfinans.com.tr
Yanginla ilgili günlük uygulanmasi gereken tedbirler:
Her seyden önce yapilmasi gerekenlerin basinda, isi biten evraklarin gün sonunda depoya intikali gelir. Depolarda sadece evrak bulunmali, diger malzemenin arsiv depolarinda bulunmamasi saglanmalidir. Depoya intikal eden evrakin dayanikli kutulara yerlestirilmesi islemlerinin de bitirilmesi gerekir. Arsiv depolarinda personel tarafindan sigara içilmesine kesinlikle müsaade edilmemelidir. Kontrollerin sik ve düzenli yapilmasi önemlidir. Yanginin sebepleri arasinda sayilan çöpler, düzenli olarak bosaltilmali, arsiv binalarinda taseron olarak çalisan iscilerin bilinçsizlikleri ve ihmalkârligi göz önüne alinarak kaynak ve tamir isleri esnasindaki çalismalari düzenli olarak kontrol edilmeli ve gerekli ikazlarin yapilmasi gerekmektedir.
Bunlarin yaninda arsiv personelinin de egitilmesi gerekmektedir. Arsivin tahliyesi konusunda personel bilinçlendirilmeli ve tahliye islemleri için gerekli kaygan pistler, meyilli yüzeyler hazirlanmis olmalidir. Alarm sisteminin ve söndürücülerin belirli zamanlarda kontrolleri yapilmalidir.
Ayrica yangindan korunmak için günlük yapilmasi gereken kontroller vardir. Bunlar arasinda, kaçis yollarindaki engellerin temizlenmesi, kullanilmayan elektrik dügmelerinin kapali kalmasi ve yerlere atilan izmaritlerin takibi yoluyla saigara kontrolü sayilabilir. Yangin çikislarinin iki zit yönlü olmasi idealdir. (Binanin heryerinden 2.5 dakika içinde disariya ulasilabilmelidir.) Yanginin yayilmasi hava bosluklarindan olacagi için koridorlarin asgari yarim saat yangina dayanikli olmalidir. Yangin uyari sitemi olarak isi dedektörleri yerine duman dedektörlerinin kullanilmasi daha uygundur. Itfaiye personelinin bilinçli olmasi, arsiv yanginlarinda izlenecek yöntemler konusunda belirli araliklarla egitilmesi, yapilacak tatbikatlar ile arsiv ve itfaiye personelinin ortak hareket etmesi saglanmalidir. Itfaiye personelinin tayin ile yer degistirmesi ihtimaline karsi belirli araliklarda yapilacak tatbikatlar ile risk azaltilmalidir*.
*Bu köse Abdullah GÜL tarafindan ders notlarindan derlenmektedir.
[*] Bu yazi Türkiye Ekonomik ve
Toplumsal Tarih Vakfi tarafindan 13-14 Kasim 1995 tarihinde
düzenlenen Arsivcilik Sorunlari Sempozyumu'na bildiri olarak
sunulmustur.
[**]
Yrd.Doç.Dr., MÜFEF Arsivcilik Bölümü
[1]
Tekin Akillioglu. "Yönetimde açiklik-gizlilik
ve bilgi alma hakki". AÜSBF Dergisi, 46(3-4), 1991. s.1
[2] M.Duchein. Obstacles to the access, use
and transfer of information from achives: a RAMP study. Paris: Unesco,
1983. s.11.
[3] N.S.Marsh. "Access to government-held
information: an introduction". Public access to government-held information:
a comparative symposium. London: Stevens and Sons Ltd., 1987. s.2
[4] Tekin Akillioglu. Insan
haklari I: kavram, kaynaklar ve koruma sistemleri. Ankara: AÜSBF,
1995. s.185-186
[5] S.V.Anderson. "Public access to government
files in Sweden", The American Journal of Comparative Law, 21(3) 1973,
s.421.
[6] a.g.e., s.421-422.
[7] T.Akillioglu. "Yönetimde
açiklik-gizlilik ve bilgi alma hakki". a.g.e., s.2
[8] D.C.Rowat. "How much administrative
secrecy?", Canadian Journal of Economics and Political Science, 31(4)
1965, s.479-498.
[9] M.Duchein. Obstacles to the access, use
and transfer of information from archives: RAMP study. Paris: Unesco, 1983.
s.11.
Go to ArchiMedia Main Page
In Curriculum Vitae, Go to page: Introduction | Contact | Education | Employment | Projects | Books | Articles | Papers | Interests | MWArticles | Hobbies | Miscellaneous | Photos
In Narratus Vitae, Go to page: Introduction | Archives | Records Management | Business Management | Computers | Research | Publishing | Teaching | History | Public Relations | Medicine | Hobbies | Disaster Preparedness |